研究院所知识管理系统的建设(一)

作者：王镇

2007/3/8 23:59:09

研究院所协同/知识管理现状

现阶段国内研究院所的发展，大多处于由传统单一型研究院向多元化研发性企业的发展阶段。由于体制上的关系和历史原因，国内的研究院所在知识管理领域大多仍然处于原始的纸质档案管理阶段，办公协同的工作也大多是较为原始的OA阶段，甚至在协同/知识管理领域仍然是建设空白。首先我们先看一下目前大多国内研究院所在协同/知识管理方面的现状。

1、国内研究院所在协同办公领域的现状：

² 研究所内部通信过程繁琐、传达效率低。研究所内部文书流转手续环节繁琐，待审批节点多，信息传达效率较低。

² 发文手续繁琐，监控手段不足。对外发出文件要通过领导的意见审批，过程比较繁琐，且很大程度上要依靠个人的自觉，没有足够的技术手段来监控发文。

² 缺乏实时的网络交流工具和交流平台。现在交流工具主要依靠定期和不定期会议、电话、邮件方式沟通。缺少实时的网络沟通工具，缺少文件实时传递和反馈的交流平台。

² 工作流审批依靠人工、纸质流转，运转效率低。待审批工作流很多，人工定义优先级别，人工确认待审批时间，容易造成延误。审批、传阅等办公工作流仍然依靠人工纸质流转，无法实时获知工作流的审批进度，节点状态和审批意见。

² 缺乏个人日程及工作计划管理缺少完备的个人日程及工作计划管理，领导/管理人员/员工工作安排、工作记录等方面的管理。领导、同事、下属不能及时获知彼此的工作状态和工作计划，统一调整工作计划。

² 办公资源管理功能不足需要信息化系统扩充更多的办公资源管理功能，会议室申请管理及使用现状查询、办公室物品信息登记管理、用车管理等。

2、国内研究院所在文档知识管理领域的现状：

² 文档分类模式单一，检索维度较少。技术文档分类按照项目编号来分类，分类方式单一，展示维度单一，不能提供较为复杂的查询功能，通过工作令来检索，但无法直接检索到某项目的模块的研发信息。

² 工作文档缺乏集中管理制度。工作文档没有统一管理，分散在各个业务人员的电脑甚至根本没有形成记录文档。项目过程中产生的中间过程文档没有做好统一的管理，没有按照知识分类统一管理过程文档，制定统一的过程文档模板，加挂项目和模块属性，查询相关资料更多依赖富有经验的技术专家。

² 各部门知识管理及分类体系差异交大，缺乏统一管理力度。现存的各个部门的知识管理体系较为混乱，每个部门的知识管理工作水平高低不齐。需要在全所层面统一部署知识管理规范，配套相关的咨询和培训项目，提高各部门知识管理的意识和水平。通过知识管理系统固化成果。

² 缺乏情报收集及及时反馈机制。现阶段研究所内没有分领域（政策类、市场类、竞争对手类、合作伙伴类等）建立知识情报管理机制，定期收集、筛选重要的行业和技术情报，并转化为有效的情报信息。还需要配套管理规范落实情报的收集整理工作。

² 跨部门、跨项目信息集成、共享困难。同时领导和参与多个项目的工作，需要同时获知多个项目的进展情况和人员配置，现在没有系统提供多项目协作管理功能。项目组成员需要有一个空间共享所有与项目相关的信息、高层能够便捷地浏览、查询有关项目组、跨部门项目团队协作项目的动态或历史信息，发出临时指令。

研究院所知识管理发展规划

1、知识管理体系

知识管理体系如下图所示，包括三个层次：文档/流程管理，内容管理与集成，知识资本/能力管理，这三个层次分别代表企业在知识管理方面的三种应用层次。

图1 知识管理体系

² 文档/流程管理

文档/流程管理是企业知识管理的第一个层次，在这个层次中，信息化系统得以初步应用，可以实现文档电子化，企业对于知识的管理有比较完整的流程，涵盖企业知识的收集、存档、使用等范围。

² 内容管理与集成

内容管理与集成是企业知识管理的第二个应用层次，在这一层次中，企业的知识管理重点已经由知识管理的信息化、流程化，转向更加关注于内容的管理与集成；并初步形成对知识的汇总、整理与集成。

² 知识资本/能力管理

第三个阶段，也是企业对知识管理的成熟应用阶段，在这个阶段，知识的应用已经上升到了企业文化的高度，知识被当成企业的资本来看待和管理，企业也更加强调对于知识的创造、应用能力。

2、研究所知识管理发展规划

根据目前国内大多数研究院所的知识管理现状，未来研究院所的知识管理发展需要经过5个步骤、2大阶段。具体来说：

² 手工管理

² 文档流程管理

² 内容管理与信息集成

² 知识资本、能力管理

² 学习型组织

图2 知识管理建设阶段分析

根据知识管理的不同步骤需要不同的企业管理、信息技术手段的支撑，我们建议研究院所知识管理分两个阶段进行建设：

² 第一阶段：

在现有手工管理的基础上，通过知识管理系统的实施，将研究所的文档管理信息化，主要包括：文档管理、信息发布、知识社区、情报管理，并通过专门的档案管理软件，通过文本挖掘、统计分析、搜索引擎实现研究院所第一阶段的知识管理建设。

² 第二阶段：

在第一阶段基本实施成功后，逐步通过知识资本，知识能力的管理，通过商业智能等手段，发掘企业内部的知识资本，为企业经营决策提供有效依据，最终在研究院所内部形成知识文化，将研究院所打造成学习型组织(Learning Organization，简称LO)，LO是一种"高柔性、扁平化、学习型的组织"，是一种善应变，能不断学习、创新、不断自我超越的组织，学习型组织中的成员有共同理想、目标与前景，富有进取精神，善思索，能默契，能相互砥砺、切磋、共同发展。众所周知，人力资源是知识经济最重要的要素，可以认为，学习型组织正是一种充分发挥人的主观能动性的组织与管理模式，尤其是对于知识密集型的研究院所，充分发挥人的主观能动性就显得更为重要。

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