项目管理中如何进行知识管理

主持人：

大家好！“KM三人行”又和大家见面了。欢迎三位嘉宾：AMT分销线业务高级顾问吴联银先生，AMT培训部高级讲师胡云峰先生以及AMT分销线业务顾问沈燕小姐。吴老师和胡老师都是项目管理方面的专家，沈燕小姐在知识管理方面也有一定的研究，今天我们主要围绕“项目管理中如何进行有效的知识管理”这一点展开谈论。首先请大家先说说在项目管理中进行知识管理的重要性吧？

吴联银：

项目管理中的知识管理是非常重要的，尤其对于咨询项目，但我发现现在很多项目中知识管理做的不好，体现在以下三个方面：

1 对项目中的知识管理不重视

2 没有相应的IT系统去做很好的支撑

3 没有如何开展的方法，包括做什么事，谁做，怎么做，用怎样的措施使人愿意做。

沈燕：

无论是一个没有做好知识管理的项目，还是一个没有重视知识管理的企业，都会发现自己永远在“重复发明轮子”，永远在高成本地做事。

胡云峰：

知识对于项目管理的重要性是不言而喻的，我们知道，在美国项目管理学会PMI的PMBOK中，就将项目管理划分为九个知识领域，包括范围、进度、成本、质量管理等等，这些知识领域的知识本身就需要借助知识管理的手段在整个项目团队中传播、应用和创新，但是关于如何有效地生成、分享、应用和创新项目管理过程中积累的各种显性和隐性知识，在这个体系中并没有一个明确的实现通道，所以我认为知识管理对于项目管理具有非常的价值，而且，我个人甚至认为，应该在PMBOK现有体系中增加一个知识领域，那就是知识管理。也许有一天，PMI200X版本的PMBOK增加了知识管理这样一个知识领域的内容（哈哈）！

主持人：

要做好项目管理中的知识管理，应该做好那些方面的工作呢？

沈燕：

要让知识管理在项目管理过程中很好地应用，主要先看两个方面的工作是否做好：

首先是知识管理的IT实现，也就是说有一套合用的KM平台。在这里要做的就是KM平台的设置、规划、使用与维护，这几个方面的具体工作计划应该分别落实到项目管理的五个阶段中；其次就是形成一套项目管理中知识管理的制度，也就是知识管理的运行、激励与考核制度，这些制度与举措是确保项目管理中知识管理成功的必要保障。有了这点，才能把KM做活。而每个企业知识管理水平的不同也正是体现在这点上。

当上述两方面逐步实现，也就能促动一种知识共享、知识转移的企业文化形成，从而使知识管理真正为企业的长期可持续积累与发展起到核心作用。

吴联银：

对，沈燕实际上谈到了平台、制度、文化三位一体的实施策略。在项目中，我们把这样的KM平台称为项目管理平台，在项目管理平台上，主要要做好3个方面的工作：

首先，平台本身要吸引人，所以要丰富知识库的内容，平台建立之初就需要有很多与项目直接相关的知识了，否则刚开始项目成员上去了，发现没什么东西，以后对他们就没有吸引力了（这一点对不是核心团队的项目成员尤其重要）。

其次，项目执行过程中，把项目平台做为项目的支撑系统，要求所有文档必须及时放到项目平台上，包括与客户的沟通(邮件、口头）等记录到平台中，总之一句话，所有的东西尽快成文，并发布在项目平台上。也就是显性知识结构化，隐性知识显性化。所有的知识都是在项目过程中形成的，那种想把项目完成后，再来系统梳理知识的观点是非常有害的，也是做不到的，平时不积累，项目完成后根本做不了。

最后，项目完成后，要进行总结和考核，比如形成最终的知识地图，项目知识产品化，方法论形成等，对项目成员对知识的贡献程度进行评比奖励等，这个AMT有很多的经验。

胡云峰：

除了各位所谈的几点之外，我觉得在项目团队中建立一种无边界、开放式、鼓励共享的环境或者项目文化也是做好项目知识管理的非常重要的方面，我们经常可以发现许多的项目经理由于个人性格或者领导能力的局限，不能很好的营造一种激励大家应用、传播和创新知识的氛围，相互之间不信任、防备、不求上进，造成项目团队的知识活动僵化、死板。

主持人

大家刚才谈到建立项目管理中的知识管理平台问题，这个平台应该怎样搭建呢？

吴联银：

项目中的知识管理平台非常重要，我先谈谈，平台需要提供的功能，一般项目管理平台至少需要提供以下功能：

1 项目的文档管理功能，最好是Web的方式进行文档展现。主要功能包括：清晰的文档目录体系，文档发布和参考，权限管理等；

2 项目计划管理体系，包括项目总体计划、总计划、阶段计划、双周工作计划等

3 个人的工作计划及工作日志管理，使项目中的成员可以用此系统安排项目中的工作，并记录每天的工作成果。

文档管理方面是最重要的，是项目中知识的载体和知识管理的对象。

沈燕：

有关KM平台的规划方面，吴博士谈得很具体了，我补充几点：

文档管理方面要重视查询的功能，多维度的查询很重要，也是真正体现KM在文档方面价值的地方；

项目平台中，除了文档管理与计划管理外，一些大型的项目中部分财务问题也可以在KM平台来实现；

最后是工作流的应用，这也是KM最核心的一种应用。项目期间的行政事务、文档的流转审批等等都可以通过KM平台工作流实现。

举例：预定会议室开会（结合提交会议记要的工作流），预定加班晚餐，预定机票或火车票以及其他的指南。这块可以流到项目组中专门负责行政事物的助理处，从而保证项目管理的后勤。

吴联银：

对，查询功能非常重要，需要支持多维度的查询，比如从项目、客户、关键词、时间、发布人等多个方面来进行方便的查询。

胡云峰：

为了保证知识管理的成功，这个平台应该在和相关人员进行充分的沟通，征求大家的意见并得到大家的支持之后才能发挥作用，否则可能会向我们经常看到的那样，最初热闹了一段时间之后，逐渐冷却下来，成为一种形式上的东西。

主持人：

项目管理中知识管理责任应该如何分配呢？

胡云峰：

对于大型项目而言，一般都安排了专门的我觉得项目管理中的知识管理者

沈燕：

项目管理中，知识管理者，也可以叫做知识经理，还应该起到从项目启动前，到项目结束后整个时期中，知识管理监督者的角色，以及知识考核或知识绩效评估者角色。

吴联银：

是的，在项目中，项目经理需要任命专门的知识经理，负责知识管理，其职责主要是3个方面：

1 在项目各阶段过程中，收集相关的资料，对知识内容有所贡献；

2 对知识进行梳理，比如从零散的知识中抽取整理，形成各个纬度的知识地图；

3 营造知识共享的氛围和进行激励，包括各种排名，提醒，奖励等方面。

主持人：

我们知道在2000版本的PMBOK中，以项目范围管理为例，分为项目启动、范围定义、范围计划、范围核实以及项目范围变更5个子过程，那么如果将知识管理包括在项目管理的范围内的话，可以分为几个怎样的过程呢？

胡云峰：

我认为可以将知识管理划分为知识管理计划、执行和控制过程，

计划过程包括知识管理平台的设计、知识管理岗位设置及其具体责任、知识管理表格的设计、知识管理制度、知识内容结构的划分，以及计划的执行手段和方式、计划的更新周期等，该计划应该充分地整合到项目的综合计划中去；

知识管理计划的是项目团队全体成员应该共同遵守的一个行动指针，在计划的执行阶段，应该将与项目有关的各种隐性和显性知识（包括个人的各种感受、心得、评论、反馈等）按照相关的要求进行保存、传播、应用和创新；

在知识管理的控制阶段，应该定期检查知识管理计划的落实情况、发现现有的情况与计划的偏差，落实各种可能的纠偏措施，实施表彰和处罚措施。

沈燕：

从另一个角度来看，要在项目管理中应用知识管理，相当于启动一个包含在项目管理过程中的小项目，也应该包括计划、执行与控制三个主要阶段。

知识管理的计划阶段：按照主项目管理阶段与时间纬度，制定KM平台设置、建立、使用帮助以及KM的管理激励考核制度等工作任务计划；

知识管理的执行阶段：把每个工作任务计划落实到人，在规定的时间范围内具体操作执行起来；

知识管理的控制阶段：要有专人随时监督、管理KM平台的使用情况，要通过各种手段激励或强制知识流动起来，并要把分阶段把知识管理的成果发布出来等等。

吴联银：

二位谈得很好，我觉得从项目启动前、项目过程中和项目结束后，来把各阶段的工作明细出来，做成Checklist，更有指导作用。

比如，项目启动前：

1 建立项目管理平台

2 任命知识管理经理

3 制定知识管理制度

4 整理并上传项目相关知识

5 明确文档管理规范（模板、命名规范、目录结构等）

6 准备期间文档及时上传

项目过程中：

1 所有项目过程文档及时上传

2 及时形成阶段性知识地图

3 建立一些娱乐内容，丰富内容

4 项目成员建立个人工作日志

5 启用一些工作流（请假，借款、报销、会议安排等）

项目结束后：

1 文档的最后收集，上传、归纳整理

2 个人项目总结

3 项目组项目小结

4 整理方法论等，形成知识产品

5 形成项目总体知识地图

当然，在各个阶段都需要相应的激励和奖惩措施，比如项目过程中进行创建文档的动态排名，进行积分奖励等，项目结束后将项目奖金与知识管理的状况挂钩等。

主持人：

要做好项目管理中的知识管理，通常存在存在哪些方面的风险呢？

胡云峰：

由于知识管理与我们的传统管理方法之间存在较大的差距，大家

1、结构不合理；

2、人员不积极

3、职责不明确

4、工具不实用

5、没有有效的能够起作用的激励机制

6、没能交付满意的知识地图

7、文化方面的障碍

沈燕：

对于企业来说，即使大家都认识到了知识管理的重要性，流程梳理得非常清楚，KM系统功能开发得再好，知识管理还是存在一个非常大的风险，那就是企业的知识分享度高低。有些大企业的高层不信任员工，对企业内部的知识权限设置得非常严格，同样会逐渐让企业失去许多的知识灵活度，从而导致知识僵化。

吴联银：

是的，做不好都是风险，关键是我们如何防范这些风险，出现这些问题后，如何纠正？这个问题我们再找时间做专题讨论。

主持人

好的，今天我们讨论了项目过程中的知识管理问题，应该对大家都会有很多启发。感谢各位的参与，下次再见。

                                           主持人：AMT资源中心 李  蕴