【演讲实录】亿方云华东区销售总监 许多 ：企业数据的协作、安全与沉淀

2018年12月21日-23日，第14届畅享网CIO年会暨2018中国数字化贡献人物颁奖典礼在上海圆满结束。本次CIO年会由上海市经济和信息化委员会指导，畅享网主办，上海市国有资产信息中心、上海市计算机用户协会、美数思享会协办，以"跨界融合 数领未来"为主题，吸引近300位来自全国中大型企业的CIO与高层管理者共话跨界、融合创新思维与实现路径，展望新时代下的企业数字化转型发展和CIO新的使命。

以下为亿方云 华东区销售总监 许多 在会上的主题分享 ：企业数据的协作、安全与沉淀，由畅享网整理发布。

亿方云是一家互联网新创型公司，今年的12月份公司成立5周年。今天跟大家共同探讨一下移动互联网时代，新一代的企业文件管理。

互联网发展20多年，无疑对我们生活影响非常大，同时它也在改变着我们的工作和学习方式。我们打开手机就可以查看到工作任务、发起流程、电话会议，甚至可以在手机端在线编辑文档。面对纷繁复杂的环境我们需要不断获取新的知识应对更大的挑战。

2016年是知识付费的元年。我们发现大家非常愿意为能够提高工作效率和收入的知识和经验以及职业与学业的发展建议而付费，这表明人们的消费观念发生了巨大的变化，并且获取知识的意愿性是增强的。

企业内部文件管理的现状

用户获取信息的方式从以往被动获取变成了主动获取，所以越来越多的企业意识到了企业数据资产的宝贵。很多企业现在都在建立自己的知识库，可是他们在建立知识库的时候往往面临很多困难。

这幅图总结了目前绝大多数企业文件管理建设的现状。第一个文件繁多，不论是制造型企业，还是高端的零售快销，它都有非常大的文件数据体量，几十T是很正常的事情；第二是文件的散乱，很多企业还在用FTP的方式管理自己的数据，还有很多有价值的信息是散落在员工的PC里面的；第三我们有很多敏感的数据注入到研发图纸和机密文件中，这些数据是曝露在员工的视线里，这些操作没有得到很好的审计和追溯，对于企业来说也是巨大的风险；第四是在高速协作的今天，我们企业内部和外部之间没有一个基于文件流转和协作的高效文件管理平台。

企业应该怎么办？

在今天这个时代，我们必须站在企业的视角看待文件管理，把散乱的无序低效的数据变成集中、统一、流动、同步、安全的数据。首先我们需要一个技术手段和工具。

企业内容管理的定义

在这里不得不讲下企业内容管理的前世今生。早在2001年的时候ECM就被定义，他是指企业内外部所有的数据，包含结构化数据和非结构化的数据、静态的日常办公文档、网络上舆情的动态数据，并且它所管理的文档是整个生命周期的文件，也就是一个文件从诞生之日起到整个过程中生命周期的流转、审批到最后无论是销毁还是存档。

企业内容管理的发展历程

20世纪90年代企业尝试使用内部通信系统管理网络内容，“企业内容管理”开始萌芽。到了2009年电子商务发展到高速阶段，有了一些工作流的功能。2010年随着云计算、AI的发展和手机移动端的普及，移动性、安全性和可靠性成为了文件管理考量的重要因素。

企业需要ECM的原因

我们为什么需要ECM呢？第一数据量非常的巨大，企业每年非结构化数据的增长速度为60%，而且很多企业还在用一些非常昂贵的存储资源来存储文件；第二信息来源复杂，来自信息管理系统、业务流程、供应商和客户、业务合作伙伴、网络等各种企业内、外部的信息都是我们管理的目标。信息格式的多样化包含结构化的数据、非结构化、半结构化和异结构化的数据，管理数据也需要不同的技术手段。前面讲到非结构化数据是以每年60%的速度增长，而这中间有非常多的纸质文档和音视频不便于预览、检索和分析，将来我们怎么利用这些数据发挥更大的商业价值？这边可能有食品药品的用户在，他们每年都会应对FDA的审核，所以法律监管对于我们的文件管理也提出了要求。

中国企业ECM建设现状

目前企业ECM的建设现状大概分几类，集中在文档管理及协作、企业网盘、Web内容管理等，部署方式以私有云为主。伴随公有云服务的发展和企业对公有云认知的加深，企业因转型需要开始逐步接受公有云产品，传统IT向公有云转变的总体趋势愈发明显。

公有云的优势与特性

传统的文件管理系统可能有的用户已经实施过了，我们公司专业打造垂直领域的文件管理，对于用户来说为什么会选择SaaS呢？SaaS非常灵活，可以随时地增减空间和账号数；另外公有云提供比私有云更加安全和加密的保障；移动端的体验比传统软件在UI方面的体验更加便捷；文件管理作为底层的平台开放性非常重要，所以和其他业务系统的集成性是很多大型企业提出的基本要求。

人工智能助力企业内容管理

目前，人工智能比如智能语音、计算机视觉、自动化报告和智能决策能够帮助企业更深更广阔地发掘非结构化数据的商业价值。和微软相比我们网盘的实施成本和使用门槛非常低，相信很多的平台最终用户是一线的业务人员或者操作人员等职业，可能用不了非常复杂的界面，他们想要轻松地获取文件，在我们的平台上可以很好地实现，所以我们项目实施的成功率非常高。

这是跟传统的共享服务器和个人网盘专业文件管理软件对比我们的优势所在，我们在移动端的体验会非常的好。无论是门店还是我们的经销商还是供应商，他们可以随时随地获取文件，效率非常高，而且扩展性也非常好。

亿方云，打造老板和员工都喜欢的平台

我们经常会遇到很多做传统企业内容管理的用户找到我们，说花了很多的钱上了一套文档管理系统，为什么用不起来？我们认为只有管理好过程性文档，才能管理好结果性文档。很多企业在做知识管理，可是方式比较反人类，我们认为多数员工都是利己的，会因为或个人或工作的因素没有把成果集中交给公司管理，可是这些数据应该都是公司的数据资产，我们如何用最有效的工具让员工愿意把自己的文档交出来呢？这个平台一定要在C端非常的好用，让员工离不开它，通过使用我们的平台，员工效率可以得到极大提升，再辅以一定的管理手段，就可以充分发挥每一个基层员工的能力，把他们的文档存储到我们的知识库中，然后慢慢地积累起来。

大家看到我们亿方云的理念首先是建立文件和人的连接；第二步是建立数据和数据之间的连接，因为企业里面的业务系统每天都会产生不同的文档，仅仅存在我们的办公文档里是不够的；另外一方面对于企业来讲，未来一定需要这些非结构化的数据进行挖掘清洗和提炼，我们的平台能够承载所有非结构化的数据，未来这些数据的商业价值值得期待。所以大家看到我们其实可以连接OA和即时通讯以及不同人员，无论是企业内部还是外部的人员，我们都可以随时随地轻轻松松地获取这些文档。

在这里我详细介绍一下为什么很多企业推文档管理最后是失败的结局呢？因为没有做很好地推广，没有让员工知道我们有这么好用的工具。我们深入每个业务部门了解他们文件管理的习惯，然后会根据经验帮他们制定出一套文件结构的逻辑和每个部门成员的权限。像某地产客户找我们之前在找一个项目的文件需要九级文件目录，我们帮他们梳理过以后只需要三级文件夹目录，就可以找到全国所有项目的文件，利用平台的协作功能把业务场景融入到进去，实现项目资料的共享协作，员工培训资料的分发，财务数据的集中编辑汇总，投标方案的编写和供应链数据的同步等。

安全

因为安全是所有CIO非常关注的，所以我们单独来讲讲。自从去年我们的云查毒上线以后，云查毒已为亿方云用户扫描200w+文件，在平台上累计发现了13000多个病毒和其他威胁。我们去年上线了一个文件防泄漏解决方案，比较典型的用户是昂立教育，应用我们文件防泄漏的功能以后可以很好地将本地的数据进行保护，禁止员工复制粘贴优盘拷贝和截屏。我们的直销用户玫琳凯利用了敏感词的功能防止员工有意地将他们用户的信息、名字以及电话号码和银行卡号分享出去，为企业提供了统一的管控能力。

开放平台

我们认为未来开放平台跟其他业务系统的集成性一定是所有大企业看重的。目前我们有跟非常多的OA系统以及移动门户做很好的集成，企业应用效果比肩原生APP。

由于时间的关系，今天就先给大家介绍到这里，希望有时间再和各位做进一步的交流。

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