《管理思想如何“落地”》15：制度如何“落地”

《管理思想如何“落地”》15：制度如何“落地”

管理思想如何“落地”总裁研讨会专题讲师 耿启亮

《管理思想如何“落地”》整体分5个部分：

• 管理思想为何很难“落地”；
• 从企业文化的角度分析如何“落地”；
• 从执行力的角度分析如何“落地”；
• 从组织成长的角度分析如何“落地”；
• 管理思想“落地”原理。

其中，第二部分：从企业文化的角度分析如何“落地”分3个章节：

• 究竟什么才是企业文化；
• 如何建设企业文化；
• 企业文化如何“落地”。

本文属于第二部分，第三章节中的第一、二小节。

1.企业文化“落地”综述

大家知道，管理不能仅仅停留在“思想”的层面，必须“落地”，只有这样才能真正达到预期的效果。企业文化尤其如此。

前文中我们探讨了什么是企业文化，而企业文化建设，或者说企业文化“落地”的过程，就是通过某种或某些手段和措施，让组织内所有个体的意识方向，最大程度上趋向于理想文化的方向，从而使得组织所有个体意识在整体上产生的意识合力方向与理想文化方向最大程度的一致。

从纯意识的层次我们探讨了如何建设企业文化的问题，实际上建设企业文化，我们可以通过“制度——环境——激励”三种层次上的手段互相配合来完成。

那么，企业文化要想真正“落地”，实际上就要求“制度——环境——激励”能够真正“落地”。

    下面，我们分别从“制度——环境——激励”如何“落地”三个角度来进行具体的探讨。

2.制度“落地”

大家都知道，制度是规范公司员工行为最基本的手段之一，理想状态下，我们的制度应该时时刻刻出现在并且规范到员工平时工作的细节中，可实际上却非常难。

1)我们还记得公司哪些制度？

讲课的时候，我常常问大家几个问题：在座的记得自己公司上下班时间的请举手。

几乎都记得。

记得出差流程和补助、报销标准的请举手。

只有一半了。看来举手的这一半都是经常出差的。

记得婚假、产假流程、天数和工资情况的请举手。

只有2位，都是女士。

当我接着问这2位：您是哪个部门的？

“我是人力资源部的，公司有人请过婚假和产假。”

那您呢？

“我是财务，而且我刚请完婚假。”

这是一个很现实的问题。我们几乎记不住公司现有制度的内容，这是个非常现实的问题。我们记住的往往都是平时能接触到制度。

2)我们的制度仅仅是行政部柜子里那厚厚的一堆纸而已

我们什么时候才会接触到我们的制度呢？

一般两个时候，一个是刚入职的时候，另一个就是我们的员工受到处罚或者用到制度的时候，而平时大量的工作时间中，我们的制度仅仅是行政部柜子里那厚厚的一堆纸而已。

而且，我们学习制度，也只是粗略的，草草阅览而已。原因很简单：

• 一方面，我们的制度很长，很厚，很枯燥，真的很难有人能认真学下来；
• 同时，我们往往只对跟自己眼前“有关”的事物感兴趣，而跟我们眼前“有关”的除了作息时间，其他大量的制度几乎都属于“无关”的范围；
• 更为困难的是制度的更新，我们更新一个制度时，马上会公告出去，把新制度帖到公告栏中，可是，我们却发现，我们贴上去的纸张都掉了，我们员工还是没能“学”好新制度。

所以，我们应该认识到，制度真的不是学的，而是用的。

3)如何才能真正将制度“用”起来呢？

我们不要期望着我们的员工能把制度学好，都记住，然后在工作中就按我们的制度来执行。通过这种方法来“规范”我们的员工，效果可想而知。

要想让制度“落地”，光靠这个规定，那个规定，靠制度本身来“落地”，你会发现，很难，你总是无法让制度深入下去，沉淀下去，始终都是漂着的。

那么，如何才能做到“落地”呢？

靠制度本身是不现实的，这显然已经属于信息层次上的问题了，我们可以采用信息的手段来解决信息的问题。

利用用友致远A6协同应用系统让制度真正用起来，可以分成两个层次：

• 将相关制度时时放在员工眼前，及时查询；
• 将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工。

下面，我们逐一探讨。

a)将相关制度时时放在员工眼前，及时查询

这是最简单的一种方式，也是最基础的一种方式。在A6中，我们把所有的公司制度都放在办公系统中，公司所有职员都能够根据系统设置好的权限进行查询。

    这样，不仅方便了员工了解和运用制度的操作，同时也可以在一定程度上让员工与制度贴得更近，让制度在初步层次上进行规范。

b)将制度变动内容针对性的及时准确的通知相关员工

这是制度“落地”的第二个层次，相对于第一个层次，针对性更好，时效性更强，而且，最大的好处是能够很好的规避掉制度变更带来的推广问题。

我们将变更后的新制度，针对性的发给每个相关人员，这些，所有相关人员都会收到系统自动的提醒，通知他与他某项工作有关的制度有所变动，请及时查询。这样以来，员工就与制度“相关”了，只有“相关”了，员工才会及时重视它。

如此以来，我们的员工就能像用《字典》一样，将我们的制度真正用起来了。

4)当字典用起来，制度就落地了吗？

我们先看一个图片，体验一下。

这是我的一个朋友在北大拍的一张照片。大家知道，在校园里有规定，不准践踏草地。那么，看到这张图，我们会有什么感想呢？我们平时的制度是不是也这样呢？

再试想一下，如果我们在图中的道路上加上一个制度牌，又会怎么样呢？

当然会有一定的作用，但我们会发现，这条人走出来的路依然会存在，仅仅将制度放在眼前，会有一定的作用，但并不能解决根本性的问题。

我们再看另一张同样是北大校园内路的图片。

当我们按照人性，事先用石块铺上一条路的时候，即使眼前没有“制度”，实际上我们还是不自觉的按照制度办事了。

制度，只有真正规范到员工的行为细节中，才能真正“落地”。

5)制度究竟是什么？

要想将制度真正变成员工的行为规范，我们必须首先搞清楚，制度究竟是什么？它的核心元素是什么？

这是一段真实制度中摘选出来的部分。在这段制度中，实际上强调了一个核心的元素——权限。谁能审批员工请假，谁能审批经理事假，这是权限。

另外，第二个核心元素是：流程。不同的情况该走什么样的流程？下面是根据上面的这段制度画出来的流程示意图。

最后，还有一个核心元素：数据规范，包括规范与标准两层意思。尤其是和财务有关的制度，数据规范非常重要。

首先来说明规范。

下图是上面那段制度配套的表格。

规范，指的是，在同一个组织内，同一类事件在制度中采用统一的同一种规范，比如上面的表格等等。

同样，标准也很重要，比如同一个组织中，不同级别的成员，到不同级别的城市出差，每天的报销或住宿标准是不一样的，而且是制度已经规定好的。这就是标准。

规范和标准就是制度中数据规范的两层内容。

现实中，就是这三个看似简单的元素不断的困绕着我们。我们是不是经常看到或者自己遇到：

• 报销时票帖的不对，要重新帖；
• 不同额度的申请或报销要找不同的领导，于是我们问来问去，跑来跑去；
• 我们上报请示后，总是感觉石沉大海，不知道走到哪一步了，找领导吧，不仅不知道该找谁，还怕打扰了领导，不找吧，万一领导没看到怎么办，心总是悬着；
• ……

权限、流程和数据规范，这就是制度的核心元素，这就是制度的实质。

6)如何将制度真正“落地”？

我们先看下面这个图。

要想将制度真正“落地”，把制度真正转变成能规范到员工工作细节的行为规范，我们必须将制度的核心三要素“落地”。如何做到呢？

这实际上正好是用友致远A6核心工作流技术的优势所在。

• 用系统权限让文字权限“落地”；
• 用协同流程将文字流程“落地”；
• 用系统表单使数据规范“落地”。

这样，通过信息化协同管理系统直接将纸制制度转变成协同规范，真正规范到员工工作的细节行为中去。

这样以来，我们的员工并不需要去记具体的制度内容，甚至连制度内容是什么都并不知道，但他们的行为却在无意识中严格按照“制度”在执行。

比如报销制度：

当我们员工需要报销的时候，没有必要记住各种报销的制度，只要到系统模版中找到相应的报销模版，系统自动根据员工的身份判断其应该走的流程，然后调用模版。

我们员工只需要填好数据，然后点击【立即发送】就可以了。以往员工发起一个流程（报销、申请、请示等等）后，总是感觉石沉大海，现在，当员工发起一个流程后，不仅可以随时查看到该流程的进展情况，走到哪一步了，各个领导都是怎么批的，而且，还可以方便的与流程中的各个领导进行补充、回复等交流。

这样以来，我们不仅将雍繁复杂的制度条款直接“落实”到了员工工作行为的细节中，时时刻刻规范了所有员工的行为，而且，还大大降低了员工的心理负担，让每个员工在被“规范”的同时还能享受到被“规范”的快乐。

这就是利用信息化工具帮助企业实行制度“落地”的过程。

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