办公自动化解决方案

一、通讯平台

系统支持以“待办事宜”、“邮件”、“短信”的多种方式将系统产生的各种讯息通知目标用户。

系统中，用户还可以使用“短信”、“消息”进行主动的、用户对用户的交流沟通。

在“团队空间”模块中，系统还提供“在线感知”和“即时消息”功能。

1、待办事宜

系统产生的所有待处理任务都会汇总在“待办事宜”模块中。

2、邮件整合

用户可以开启“邮件通知”功能来代替“待办事宜”模式，用户可通过邮件的链接打开相关的办公应用，进行事务的审批处理。
用户还会收到来自系统的“催办邮件”，提醒用户尽快处理某项任务。

3、短信

短信服务提供用户可以通过在线发送短信息到手机的功能。该系统适合发送容量小的信息内容，信息由手机接收。

短信息可作为各项紧要通知、重要信息提醒的辅助方式。

短信息文档发布后，文档将按分类保存在系统中，并提供检索。

二、经验知识管理

使用办公门户系统中的文档管理模版可以构建各种文档管理模块，如：“行政文档”、“公司档案”、“财务文档”、“研发文档”、“产品文档”、“设计文档”等。

“面向共享的文档管理模块”可以用来构建企业级文档管理、和部门级文档管理；权限分为“文档管理员”、“文档新建员”、“各级目录可访问者”。

“面向个人的文档管理模块” 可以用来构建个人文档管理。权限分为“所有者”、“可访问者”。并且可将自己的个人文档进行共享。

为企业提供了一个可以分多级目录进行文档整理、保存、发布、共享的平台。用户使用它将内部的知识文档整理分类，完成初始化收录后，将形成一个企业内部的“大知识库”，这个“大知识库”是企业实现知识共享、知识重用、知识积累的前提条件。当企业员工需要任何文档或知识时，都会首先查找“知识中心”，避免了大量的重复劳动、提高对已有知识的利用率。

1、企业知识文档管理

作为一个文档管理平台，企业知识文档管理模块具有：权限控制安全严密、资源管理器式的目录存储方式、目录层次任意搭建、配以知识管理（KM）理念的功能设计、支持海量文档存储的特点。

功能介绍：

可以使用“首页配置工具”自定义灵活的、个性化的文档管理子系统首页。首页上的各种功能还可以设置隐藏或开启，从而可以配合各种复杂程度不同的文档管理应用。

无限级的资源管理器式的目录存储形式：每个数据库内部使用类似于“Windows资源管理器”的导航目录风格。

可继承的，安全细致的，由根目录到子目录到文档的多级权限控制：每级目录均可进行访问权限的设置；子目录权限可由上级目录继承；父目录权限缩小将继承给子目录；访问权限可定义到文档；

权限设置操作支持人员、群组、部门。

同一文档可以同时收录在多个不同的目录下，实现多维文档管理。

特有的知识推荐功能。优秀的知识文档可以被用户推荐到定义好的“知识推荐”中，还可以推荐到“企业论坛”系统中进行讨论，或直接推荐给个人。

对于重要的项目文档，系统提供“领导审批”功能。

强大的正文排版能力：支持文字格式颜色调整、支持图片编辑、支持表格编辑、支持链接编辑、支持HTML语言编辑；还可以直接将门户的页面内容拷贝到正文编辑框中直接显示，支持附件功能

附件及版本控制能力。

任何项目库中的“目录”，用户可以随意定义、修改。并提供“目录移动”功能。

评分、评论机制。用户可以对任意一篇知识文档进行“打分”或“评价”，分数高、评价好的文章将作为“精彩推荐”出现。

支持跨数据库、跨栏目的“搜索”功能。

每个用户有自己的一个“个人文档”库，在这里自己可以灵活的定义目录，管理个人文档，并且可以将文档共享给别人。

2、个人知识文档管理

【创建个人文档库】

用户第一次访问“个人文档”模块时，系统会询问是否立刻创建个人文档库。创建完毕后，您就可以使用该模块，同时，默认情况下只有您自己才能够访问自己的个人文档库。

【配置个人文档库】

用户可以自己定义“个人文档”中的目录和权限，将自己的个人文档在系统中管理，即保证了文档的安全（防止个人电脑各种意外引起的文档丢失），也保证了个人文档的私密安全。

【个人文档的共享】

针对任何一篇个人文档，您都可以将它共享被别人，也可以仅共享给特定的人。

在“共享文档”模块中，你可以访问到其它人共享出来的知识文档。

知识文档高级查询及知识报表生成

【关键字查询】

根据关键字的快速查询，可以对“作者”、“标题”、“正文”、“附件名称”等进行查询。

【根据动态表单智能查询】

文档管理模块中，用户可以自制定各种表单，对于这些动态表单，系统可以提供基于“动态表单”的智能查询。

可以将各种查询条件组合使用，可以随动态表单中的字段的变化而变化。

还可以将查询设置保存成“查询模版”，只要选择某种查询模版，系统就可以调出模版中的各种查询条件。

【将查询结果生成报表】

根据设置，可以将查询出的结果文档，以客户需要的报表的方式展示，同时可以将报表保存，或导入到Excel文件中。

三、规范协作管理

1、审批流程

流程管理子系统为企业提供了一个实现无纸化协同办公、自动化流程办公的平台，使用它企业可以将各种办公流程定义在协作中心里，企业管理人员就可以在系统中或者说是在电脑前完成所有待批文件了。同时协作中心还提供“流程定义”、“流程监控”、“流程查询”、“流程管理”、“电子签名”等功能。

主要功能包括：

流程定义：用户可以随时在系统中定义并发布出各种流程，提供给员工使用；
网上审批：所有流程的流转与审批，均在系统中自动进行
流程查询：可查找到自己提交的流程，并了解该流程目前的审批进展
流程监控：管理员了可监控所有流程的运转情况，并进行意外处理
绩效统计：系统将记录每个流程，每个环节的滞留时间，分析绩效瓶颈
流程归档：流程结束后，将归档到文档数据库中保存，供未来核查
电子签名：可使用各自用户的电子签名，作为审批效果。如下图：

流程结束后，根据事先定义好的“归档”规则，将该文件归档到相应的“文档管理”模块中保存。

在流程管理模块中，具有“流程管理员”权限的用户能够在栏目中看到“流程管理”栏目。在这里各个流程的“流程管理员”可以监控到所有流程的流转情况。

其中的“绿色警示灯”表示该流程还没有“超期”（指没有超出预定的“流转期限”），如果系统显示为“红色警示灯”则表示该流程已经“超期”，管理员可以对这类流程进行“催办”。

管理员可以使用当流程发生意外时的各种“意外操作”。

解除死锁：当流程文档发生意外锁死时，流程管理员可以在这里使用“解除死锁”操作。
流程退回：当需要对流程实施强制退回等管理操作时，可以使用“流程退回”按钮，将当前流程退回到上一步骤。
流程特送：当需要对流程实施强制送到某一特定步骤时，可以使用“流程特送”按钮，将流程特送到任一个步骤去（跳过若干步骤）。
流程重分派：当流程的当前处理人因为意外或客观情况（如突然请假），无法审批流转到他那里的流程文件时，流程管理员可以使用“流程重分派”功能，选择其他人代为处理。

2、团队协作

增强项目管理功能，具有灵活的项目文档和任务文档管理方法。具备问题追踪功能和项目会议纪要功能：

项目背景介绍
项目成员管理
项目计划、分工、状态、责任、里程碑
问题讨论环境
项目公告
项目文档管理
项目会议计划、会议提醒、会议纪要
项目流程管理
跨地域项目协同

通过以上模板的排列组合用户就可以构建出需要的团队工作平台了。

利用我们为用户提供的产品模板用户可以很容易的构建出面向个人的普通人员工作空间，管理人员工作空间；当然用户也可构建面向团队的应用，比如：面向项目合作的空间，面向组织管理型团队空间，面向功能型团队空间，从而实现灵活高效的工作平台。从此，小组工作成员面对的将是如同一个个办公空间的虚拟环境，每个人很容易找到他的工作与这项工作相关的信息，以及与这项工作相关的人员。

主要功能和特点：

快速创建

创建一个工作空间只需要十几分钟，能立即提高工作效率。缺省设置中，工作空间的创建者，就是该空间的管理员，他可以添加/删除改工作空间的成员，定制空间的风格和内容。

空间中的模块任意组装

空间构建者，可以根据团队的成员特点和工作方式，任意选择其他各种模块来组装出最合适的、最个性化的工作空间，供成员使用。

鼠标拖拉的方式进行配置

在配置团队空间过程中，构建者之需要使用鼠标选择需要的应用模块，然后拖拽到相应的界面内就可以完成空间的配置，方便简便。

多种方式保证工作空间中信息的安全性

可以对空间成员赋予管理员、读者、作者、匿名者等几种权限以控制对空间的访问、对场所的访问、对文件夹的访问。

规范制度

该模块是为企业提供规范制度的发布、分类、搜索的场所，所存放资料的分类有：法律法规标准（国家宪法、国家法律、行业标准、地方规定及标准）、企业标准及制度（岗位管理标准、岗位工作标准、综合管理制度）、资料和指引（即某些制度的详细解释或实施细则）、各部门各岗位的职责、规范、规定等及其指引。指定人员可以创建和修改规范制度,其他人员只可以查看规章制度。

系统提供各种制度的分类设置，制度规范的版本升级功能。

主要功能包括：

分类设置：分为两大类——公司级和部门级制度，每大类可分别设置小类；

审批设置：为所有规章制度设定一个审批管理员；

新建规章制度：在系统中录入制度文档，提交后启动审批流程，审批通过的文档将不允许修改，只可以升级新版本；

审批规范制度：流程设定的审批人可以对提交的制度文档进行审批，审批的方式包括：通过、驳回、废弃；

升级制度规范文档版本：制度规范文档的作者和授权的“可编辑者”可以对文档进行升级操作；

发布文章：管理员可以将审批通过的制度规范文档发布到新闻系统；

阅读制度规范文档：阅读最新版本的制度规范文档时，可以查看到该文档的旧版本文档链接，点击链接可以查阅到旧版本文档；

搜索制度规范文档：可以通过目录树查询或搜索的方式查阅有权阅读的制度规范文档。

四、行政办公管理

1、会议管理

企业越大，会议也越多。如何提高会议的效率和质量，当然是形成会议决议；那又如何把这些会议决议管理、利用起来呢？

智联腾华解决方案中的“会议管理”模块将帮助您。

会议管理模块的应用能力包括：
会议室管理与调度
会议申请的审批
会议安排的发布与通知
会议纪要的记录与管理
会议档案的归档

2、办公资源

系统提供对公司部分内部资源借用的管理功能，包括资源的借用、审批、资源借用报表的打印输出。

资源（会议室、投影机、电视、音响、笔记本电脑等）借用流程需要审批，资源保管员可修正实际借用信息，借用人可查阅资源占用状态并申请借用，系统保存着资源记录。

资源借用系统提供对公司内部办公资源(如营业执照及其他证照、投影机、电视、音响、笔记本电脑等)借用的管理功能
资源保管员可修正实际借用信息，借用人可查阅资源占用状态并申请借用。
办公资源管理（新建、维护状态等）
资源可分类维护
资源借用申请
资源状态查询

五、个人事务管理

1、个人日程

个人日程

个人日程文档由用户自己创建，可以上载附件，可指定文档的类型、时间段和是否需要提醒，提醒的时间等。

日程提醒

用户可以设定是否需要提醒，提醒的时间，是一次性的提醒还是每日的提醒，还可选定提醒的方式（邮件，短信）、提醒间隔和提醒的次数，设定后用户还可随时更改或者取消提醒。

日程文档包括未完成、已完成和过期三种状态。由用户将未完成的文档标记完成，已标记完成的文档不需要再提醒。对于未完成的文档如果过了结束期限，则自动转为过期。对于过期的文档，如果设置的提醒还没有结束，则继续提醒。

日程文档的查看

对于个人事务日志文档应提供日历视图查看功能，并且对于未完成的文档应加以醒目标记区分。一般情况下，个人只能查看自己本人日程，在授权情况下，可以看到他人的日程。

日程文档的删除

日程文档只能由本人手动删除。个人可删除自己创建的任何状态下的日程文档。

2、通讯录

人事通讯录帮助公司人力资源部对公司的所有人事信息进行全面的管理。管理员可以根据人员的不同状态（包括备用、面试、试用、正式、离职五类）进行登记并实现按部门、年龄、学历、政治面貌等的分类统计。

六、企业文化

“企业文化”模块包括：

员工风采（对企业内部各种照片资料的管理）
精彩活动（对企业内部各种视频资料的管理）
每月一星（对各类评选活动的模块）
网上调查
员工论坛（作为企业的员工论坛为企业员工提供了一个交流讨论、发表意见的沟通平台，使用它企业各部门可以轻松的在其中自定义的各个论坛栏目里发布帖子。）
我的建议（一些独到的见解、闪光的思路、精品的文章等，这些都是企业的知识财富，因当将它们保存并积累下来）

下载中心（管理各种软件安装包，各种系统补丁包，各种应用程序等大容量的文件资源）

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