开展信息化建设 提升卷烟物流管理水平

为提升全市卷烟销售网络建设水平,河南省焦作市烟草专卖局(公司)积极探索开发应用卷烟物流3G信息系统,助推全市烟草商业由传统商业向现代流通转变,提高了企业经济效益和社会效益。

焦作市烟草专卖局(公司)辖7个县(市区)烟草专卖局(分 公司)。全系统在岗干部职工430多名,固定资产8000多万元,年购销卷烟近11万箱,需要周转商品资金91000万元,年实现利税18800万元,是河南省烟草商业系统骨干企业之一。这个公司领导班子把开发应用卷烟物流3G信息系统作为企业提高卷烟物流现代化管理水平的重要手段举措,从系统内抽调20多名精英成立四个项目组形成开发团队,在科技信息技术院所支持下,经过半年多奋斗努力,开发出具有焦作本地区卷烟营销和市场管理特色的3G信息系统,构成一个上接省局(公司)、下联各县(市区)局(分公司)、横贯"四员"(客户经理、电话访销员、送货员、专卖管理员)的互联互通、信息共享的卷烟营销信息局域网络,使卷烟营销管理实现了数字化、自动化、智能化、可视化,明显降低了卷烟物流运营成本,大大提高了企业经济效益。河南省烟草专卖局(公司)召开现场会,向全省烟草商业系统总结推广了他们的经验。

紧密结合本地实际 自主开发卷烟物流3G信息系统软件

焦作是全国优秀旅游城市,在总面积4072平方公里中,平原面积占84%,山区面积占16%,人口361万,其中农业人口255万,非农业人口106万,有85万人吸烟。2008年,农民人均纯收入6130元,城镇居民可支配收入13199元。

焦作市是卷烟纯销区,在辖区7县(市区)74个乡镇l672个行政村1878个自然村中,有卷烟零售客户11360多户。其中,城镇零售客户6445户,农村零售客户4923户,丘陵山区零售客户2280户。在传统卷烟营销中,卷烟采购数量、档次与本地市场需求实际 "难吻合",工业企业卷烟送货车辆进入卷烟配送中卸货入库次序 "难调度",卷烟仓储移货和分拣包装备货"难规范",卷烟配送、专卖执法车辆和访销、专卖巡查的电动车、摩托车行驶轨迹"难监控","四员"(客户经理、电话访销员、送货员、专卖管理员)工作信息互通和业绩考核"难掌握"。多年来,这"五难"成为制约该市局(公司)卷烟物流管理水平提高的"瓶颈"。

根据省局(公司)开发卷烟物流3 G信息系统要求,针对全市系统上述"五难"实际,焦作市烟草专卖局(公司)起早赶路,遵照"先进、实用、高效、经济"的原则,投资485万元,从2006年11月至2007年7月,在河南省科学技术信息研究院、浙江创联信息技术股份有限公司、焦作市移动通讯公司等单位大力协作、支持下,经8个多月3 G信息系统开发团队连续奋战、全体员工共同努力,以GIS技术为核心,相继自主研发出智能调度系统、订单供货营销系统、客户关系管理系统、卷烟仓储和分拣包装管理系统、财务管理系统、车辆监控管理系统、GIS业务查询分析系统、"四员"联动平台、零售客户投诉系统、视频监控系统等lO多套信息技术应用软件和子系统,构成具有焦作市(公司)销区实际特色的物流现场信息采集处理综合优化调度平台。两年多来,3G信息系统运行实践结果证明,效果良好,使卷烟物流管理实现了仓储管理数字化、卷烟库存合理化、卷烟分拣包装电子化、配送线路智能化、车辆配载经济化、成本费用节约化,全市形成了高效、快捷的卷烟物流体系。有关专家考察认为,3G信息系统集卷烟物流、商流、资金流等信息于一体,先进、实用、管用,是提升卷烟物流现代化管理水平的信息技术,很有应用推广价值。

搞好电子硬件建设,为3 G信息系统提供有效载体。对全市31台卷烟配送车辆、专卖市场管理执法车辆和客户经理、专卖管理员的64辆电动车、摩托车安装了"GPS卫星定位终端"电子设备,进行实时定位,数据传输;为卷烟配送车辆安装了"倒车雷达",及时提醒倒车安全;为"三员"(客户经理、送货员、专卖管理员)配备掌上电脑(PDA),用于信息互动、移动办公和储存管理个人工作信息;在配送中心、订单部、全市销区驻外烟草专卖管理机构及各县(市区)局(分公司)客户服务中心工作现场安装监控摄像探头,自动切换画面,实时监控其工作流程情况。

建立3G信息系统组织管理机构,实施监控管理指挥。针对卷烟物流纵向管理层次多、横向管理范围大、营销服务管理环节广的状况,为加强对3G信息系统应用运行管理指挥,焦作市局(公司)建立了中央监控指挥中心,下设卷烟配送中心、县(市区)局(分公司)监控指挥分中心,对全市系统营销、服务、仓储、分拣、配送、专卖、财务等工作流程进行监控、痕迹管理。在市局(公司)中央监控指挥中心,足不出户,鼠标一点,全系统各项工作运行情况便迅速显示在监控大屏幕上,尽收眼底,一目了然,还为领导进行卷烟营销综合分析决策提供了可靠的数据信息依据。在一双双"电子眼"的监视下,可视化办公区、仓储区、驻外专卖管理机构数字监控系统的几十个监控点位都能得到有效监控和防护。

应用3G信息系统,实现卷烟物流信息自动集成

两年多来,焦作市局(公司)在卷烟配送中心园区、库内、配送途中物流及烟草专卖市场管理、经营和访销业务中,积极应用推广自主开发的3 G信息系统软件及子系统,实现了卷烟物流信息自动集成,有效提升了卷烟物流现代化管理水平。

卷烟仓储管理数字化,实现卷烟库存合理。应用智能化仓储系统,优化了卷烟出入库作业流程,实现卷烟入库、存放、移位、出库、盘点、检索到拣选各作业环节的精细化管理。实现了数据处理传输信息化,对每一批次卷烟入库的时间、存放码堆位置等信息自动记录,当卷烟出库时,能达到先进先出程序。能实时查看卷烟库存状况,当库存量过大或过小时,某品牌卷烟超过库存周期时,监控管理员即发出库存报警信息,营销中心就及时调整卷烟购进计划,满足市场需求。

实时监控调度卷烟分拣,提升分拣包装作业效率。根据现行的"今日访销,明日配送"的物流模式,按照智能优化调度结果,结合零售客户卷烟订单数量、卷烟配送中心分拣包装和出库装车计划,应用卷烟分拣包装管理系统、按客户订单序号自动分拣和包装卷烟,实时监控卷烟分拣包装各作业环节,规范了分拣操作流程,及时处理异常情况,自动调控分拣包装设备运行速度和稳定性,降低了劳动强度,提高了分拣包装质量,有效减少了皱烟、漏码烟发生率。应用条烟打码控制系统,实现了卷烟分拣包装时一户一码。由系统导入传递当日分拣数据后,通过公控机读取零售客户订单码段,生成一户一条一码信息,实现卷烟分拣包装到户,从而达到分拣包装作业标准化,现场管理规范化,分拣包装零差错。

配送线路智能化,实现弹性送货。焦作市辖区的11360多家零售客户,虽每户每次订烟数量小,可总订单份数多,尤其通往农村零售客户的地形、地貌、道路复杂。以往,在全市销区人工规划的固定配送线路多达35条,经整合优化还有29条,运行实践证明还有一定的误差。有的因送货线路送货量小,送货车"吃不饱",送完货后半途空载而归;有的送货线路送货量大,送货车超负荷,往返多次,不仅浪费了物流资源,而且送货人员和车辆忙闲也不均。应用GIS智能优化调度管理系统,在制作精确实用配送线路电子地图、并将全市销区划分为A、B两个配送区域的基础上,以U型送货线路确定起始装载点,自动生成配送线路,确保单车送货线路间的衔接,并根据各配送区域订单量、道路等级、送货车装载量和零售客户分布情况,对送货线路即时优化,随机调度车辆,弹性送货;对零售客户分散、订单数量少的配送区域,预设装载量小的车辆,对零售客户集中、订单数量大的配送区域预设装载量大的车辆,按照相应配送区域、预设车辆、道路信息自动生成送货线路,还把零售客户数量少、送货量小的生成线路自动调整到毗邻线路。通过系统的节假日前订单预处理功能,对订货量大、位置较为集中的客户自动生成指定线路,派专车送货,解决了节假日前销量大、送货压力大的现象。两年多来,应用该系统,大大提高了卷烟配送工作效率,降低了配送车辆的出车频次,缩短了为零售客户送货总里程,提高了车辆装载率、送货效率,节约了送货时间。2008年与2006年相比,单车年均送货量增加1198箱,日均出车量减少6.4台,送货人员减少13人,年节约人工成本70余万元。

送货车辆辅助导航系统,提高配送准确、准时率。应用车辆辅助导航系统,通过下载每日车辆配送线路信息和电子地图更新信息,对送货车辆辅助导航,有效解决了打破原固定线路送货模式,实行智能优化配送线路后,送货员对调整后的新送货线路和零售客户不熟悉的问题,驾驶员以GPS自动导航装置,按约定时间将客户订购卷烟如数送到店内柜台上,从而节约了送货时间,既提高了配送工作效率,又提高了客户满意度。

卫星跟踪定位,实时监控管理调度"三员"工作车辆。应用GPS车辆定位监控管理系统,对全市烟草系统的送货车、专卖稽查车、客户经理电动车、专卖管理员摩托车实时跟踪定位、信息查询、监控调度和痕迹管理,以移动通讯网络传输数据,车载"GPS卫星定位终端设备"每隔3秒向中央监控指挥中心回传一次车辆行驶轨迹信息。外勤车辆出现故障、工作遇到困难、意外情况时,可即时报警,能得到紧急救助、保证车辆和商品安全;监管各类车辆班后停放规定位置,锁定行驶区域范围,保证车辆合理随时调度;对客户经理、专卖管理员、送货员、驾驶员的工作流程、工作过程、工作时效进行实时信息跟踪管理,既提高了工作效率,又为绩效管理、客户投诉提供依据。

卷烟销售监控,提高经营决策水平。应用紧俏货源自动分配系统,根据零售客户业态、经营规模、市场类型对其自动分配紧俏货源,实现同区域、同业态、同类型零售客户分配的紧俏货源数量一致,实现了公开、公平、公正。每日市局(公司)营销中心将紧俏卷烟按品牌、数量、供应范围和比例分配到各县(市区)局(分公司)客户服务中心。根据不同业态零售客户紧俏货源的分配比例,由系统自动计算出供应数量,自动分配到客户。通过访销实时查询,及时监控全市各县(市区)局(分公司)的访销情况,以销售预警机制,实现均衡销售;利用单品牌卷烟销售对比分析结果,监控其在阶段时间内销售趋势,把握市场导向,有效组织货源。能查询分析全国重点骨干品牌卷烟在全市各县(市区)局(分公司)销售情况,为工业企业提供动态销售信息,实现了工商协同营销。

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