OA反思档案管理

处理各方关系

单纯开发一套系统不是难题，但任何系统只有处理好各种矛盾，才会是一套“高可用”的系统。

安全“温度”要适中党政军机关的信息关系到国家利益，因而系统的安全性很重要，要加强系统的安全管理。但是如果一味重视安全，而不注重信息资源的共享就会违反当初建立OA系统的初衷。这里就有一个统筹兼顾的问题，控制在一个适当“度”的范围内。需要引起注意的是，系统安全管理包括很多因素，但其中有相当大的一部分是由技术工作来实现的，在实际工作中要协调好网络硬件设计方案、软件开发方案、安全保密实现方案等多方面的关系。这里需强调的一点就是，软、硬件产品的安全性都是相对的，任何一家公司的产品，无论是软件还是硬件，都会给自己留有后门。就是我们自己开发的中联部OA应用程序也给自己留有足够的后门。

说的清楚才能做的清楚业务需求与计算机实现，是个看似最简单、实际最难做的环节。最终投入使用的应用软件是用于实际工作的，而一个单位约一、二十个局，几十或一百多个处，各种数据之间的相互关系错综复杂，有各种处理的可能性和需求。而编制计算机程序就必须将“所有”的需求和关系都搞清楚，给程序员一个“肯定”的要求或说明。如果需求没有做透、没做清楚，就会传递给程序员错误的信息，那程序编出来就会似是而非，让最终用户无法使用，造成计算机系统整体失败。因此，一个系统建设的主要负责人、应用的主要管理者可以不懂计算机的基础技术，但必须精通业务工作的“数据关系与数据控制”，做不到这一点，系统建成后就很难投入正常运行，不失败就不正常了。

需要注意的是，一个单位建设OA，不要贪大求洋，只要能满足本单位的实际需求，就是最好的。如果单纯追求高、新、尖，到头来准是鸡飞蛋打。因此，系统建设之前与建设过程中，一定要紧密联系本单位的主体业务，多向业务人员和文秘人员请教，才能做好需求分析工作。

保质保量监管不可少OA系统的开发过程中，一定会遇到程序的高效率与可读性及易扩展之间的矛盾，这主要是指软件的编制和管理监督的问题。当系统的需求确定后，就要实施编程工作，只有采取适度的监督措施，才能保证程序的质量。这就要求管理人员不仅统筹管理，保持一定的工作进度，即“量”的要求，还要考虑如何编程以保证应用程序的效率、程序的可读性及扩展性等问题，即“质”的要求。

文档一体化OA系统需要协调好文书工作与档案工作之间的关系。简单地说，现行工作的最终表现形式大多是文件信息和行业信息，而文件、行业信息的延伸是档案，档案又是现行工作的信息源。现行工作信息与档案信息两者既是相对分离的，又是相互统一的。因此，一个OA系统，必须考虑文档一体化问题。

别把自己变成IT赞助商任何一个单位建设系统都应精打细算，尽量少花钱多办事，不要将本单位变成IT商家的赞助商。应本着实事求是地分析单位软、硬件的需求，确定一个系统建设最佳的“性价比”。一般来说，机关信息化建设经费开支原则是：

第一，注重实际效果的原则。信息化就是要投入、要花钱的，但钱换来的应该是实际效果。

第二，业务需求优先，其它需求次之的原则。其实，一个单位的各个部门工作都有实现OA工作的需求，但根据我国机关单位目前的实际情况，可能难以一下子将所有方面工作同时做好，只能分清主次，逐步实施。因此要业务需求优先，其它需求次之。

第三，相关经费集中调配，相关工作同步展开原则。OA工作是一项系统工程，其最核心要求是所有相关工作同步完成，不能零敲碎打分散开支，顾前不顾后，顾左不顾右。经费统一调配，相关工作同步展开，避免建设周期的低效延长。

第四，改变权、责分离的状况，实行权力和责任相统一原则。一个单位如果对OA的开支拥有计划、审批、建议和购买权的部门较多，难以明确分担经费使用后出现的不同效果的责任。因此权力和责任相统一是OA成功的关键。

第五，软件开支优先，硬件开支其次的原则。总结一些单位OA不成功的经验教训主要有二条：一是统筹兼顾，综合协调不到位，二是软件功能不完善，没法用。因此，经费开支应首先保障软件开支。

真正推广应用

从OA工作整体来看，可分为建设与应用两个阶段，一套OA系统最终要通过实际应用才能体验出其价值，如应用不起来，再好的软、硬件系统也不过是个摆设。

做好推广应用工作应反复宣传OA工作的性质与作用，还应注意以下几点：

摆正系统建设、管理部门与应用部门之间的关系。一个好的计算机系统既有服务功能，又有管理功能，但是有效的管理应存在于优质的服务之中，所以这项工作在表现形式上就是服务。如果不承认这一点，处处以技术专家自居，再好的计算机系统也别想运转起来。因为任何事情从静止状态到稳定运行状态这一过程是难度最大的，在这一过程时期，用户就是上帝，无论其是领导还是刚进入单位的大学生。

最重要的是能否做到“优质服务”。真正建立“用户是上帝”的思想，要认识到建设者的一切工作成绩，并不能靠领导认可，而只能在用户的实际应用中才能体现出来。机关OA处理“政务信息”与处理“公共信息”、“行业管理”和“行政管理”信息等项工作最大的不同在于：后几项是少数人、专业人来操作，而处理“政务信息”需多数人、非专人员来操作，多数人共同参与是其最大的特性。机关人员掌握计算机技术的水平有高有低，这就要求在推广应用中，要制定较科学的培训、应用工作计划，不能急于求成，也不可放任不管。要将有效的管理寓于优质的服务之中，使各级领导及业务人员确实感觉到网络系统能给自己的工作带来很大的便利，能从中享受到优质的服务，将网络系统的使用变成其自觉的、从内心身处愿意的、没有任何抵触情绪的行为，只有这样，一个办公自动化系统才能顺利地投入使用。

确立分阶段实现的应用目标与工作计划。利用计算机系统处理机关日常工作，是一项巨大的变革，并不是所有人立刻就能理解、就能接受。所以再好的计算机系统也应制定出分价段实现的目标，走一步见一步效果，防止欲速不达。制定计划时要根据本单位的实际情况，找出最佳切入点，以点带面，最终实现全系统投入正常运行。

注意协调好各部门的关系，做好公关工作。一个部委办公自动化系统投入正常运行，需要许多部门共同配合。作为系统的建设者、管理者要注间协调各有关部门的关系，多听取其它部门的意见，尊重其它部门的需求，协调好各单位之间的工作关系，一个计算机系统才能投入运行。

微信扫一扫实时了解行业动态

微信扫一扫分享本文给好友