以策略驱动协同管理平台的实施和推广（三）

——让协同价值在效果中起飞

协同管理系统在信息化领域伴随着web技术的发展，目前在国内已经为很多企事业单位所了解。很多用户已经在使用协同技术和产品进行内部管理，体验新技术带来的价值和效益，还有很多用户在初步了解和尝试实施阶段。协同管理系统随着java技术以及web2.0技术发展，其所蕴含的一些管理方法也在不断深化；用户要想真正让其产生应有的价值，需要真正理解协同管理的价值作用，以及明确其不同于其他软件系统的特点，并能够在实施阶段能够针对用户不同特点制定不同实施方法，才能够让其发挥更大用途。

协同管理系统可以借鉴的实施策略概述

以管理信息系统实施阶段划分，协同管理系统项目实施基本上可以按照四大阶段安排项目实施：项目准备、需求调研、系统实现、系统上线，这个与其他业务系统实施过程基本步骤基本相同。在一些大型企业或者用户对目标定位不清晰的项目中，我们也建议用户在前期引入咨询规划，能够从整体战略和管理目标角度帮助客户分析和规划协同总体目标和实现步骤；如基本办公咨询、知识管理咨询、流程管理咨询等。但是，协同管理系统在每个企业落地，并产生既定价值，必须有针对该企业的个性实施策略和方法体系，这些方法体系能够在项目实施过程通过知识转移的方法让用户方掌握，并能够在未来不断的持续改进。结合多年积累，我们逐步形成一套系统实施过程策略推进的理论方法：策略驱动、效果分析、循环的持续改进！可以按照下图：协同实施策略-效果PDCA循环图进行：

以企业日常管理中自身的管理个性、管理习惯、文化、制度着手，分析可能存在的企业管理特性对未来信息化管理影响，考虑这样管理惯性可能持续程度，企业日常管理方式与员工习惯的互动作用；分析采用协同管理对企业的可变革的程度以及适时性；并结合企业员工的自身工作习惯和对信息化接受程度，来确定所采用的实施策略；并运用策略来改善员工工作习惯。采用目标平衡的原则和方法来处理项目效果和个别用户满意度的之间的矛盾。即要考虑到企业对项目效果的要求，也要考虑到用户对系统接受的满意度。这种过程方法是需要持续循环进行，用户方推进小组需要依据这样方法，阶段性分析系统实施效果与目标差异，确定问题根源，依据不同策略，采取新一个阶段措施和计划，并跟踪反馈。用户也会随着这样的循环，从了解协同管理-到逐步掌握-简单使用-深入使用更多功能-到自发提出本部门规划性要求，并付诸实际管理中。如果到这样的境界下，企业大部分中高层管理者都能把协同管理真正和日常管理溶为一体，协同管理系统本身也就成为日常管理一个核心业务范畴！

下面我们介绍每个策略运用的核心内容：

项目目标

合理清晰的目标是整个系统成功基础，从每个企业实际情况出发，制定整个系统和项目整体目标；在目标分解上需要有阶段和近远期规划。在目标规划上需要从两个方面考虑：

系统实现的组织范围：

对组织结构复杂或集团型企业，必须制定分阶段目标；需要从总部及规范性相对强的分公司入手；用户也是要从最需要解决日常协调的问题的部门开始。

系统实现的阶段功能目标：

需要从使用频率、部门协作、管理者最想关注的角度考虑阶段性功能目标实现的实现的程度和范围。

对集团性企业，需要分期、并对每期按照不同阶段划分执行，有梯度的安排实施目标和计划。

项目组织

整个项目推进需要一个强有力的项目组织来推进，依据企业实际管理层级可以建立职责不同的层级组织结构，如：项目领导层、项目管理层、项目实施组。需要对每个小组确定相应的职责。特别是项目实施小组必须要有未来使用部门的关键用户；有了组织成员，必须建立相应的组织绩效制度，保证整个项目组是在规则、目标下去完成相应的任务。在辅导上线阶段如此，在持续推进以及长期运维也需要有针对性组织方法和管理制度。

项目切入点

结合分析企事业单位实际管理和日常工作情况，选择并分步骤启用系统功能和协同应用，针对不同用户群选择不同切入点。按照‘从见效处着眼、容易处入手’原则考虑初步上线范围和用户习惯培养的机制，以及用户群未来对系统的黏着度。例如针对用户普遍性关注企业动态、公告通知功能应用先上线；针对管理层管关注的日常管理报表；针对营销部门关注行业竞争知识库等应用可以作为重点用户群关注焦点来推动某一个领域的应用上线。

管理制度

从项目整体实施过程必须有相应的项目实施管理制度，需要确保项目任务推进在可考核的规则下进行。

在协同系统上线后，系统一定是对管理制度产生影响和改变，那么企事业单位原来日常运行行政、人事、绩效等管理制度也应该随之发生改变。

在系统使用上也应该形成一个规范，来约束用户在系统使用的行为，通过制度来促使习惯的改变和形成。同时，在系统调整、权限移交等方面也需要形成严格的规则制度，如流程走向和调整必须经过相关权限人审批才可以。

系统培训

系统培训是协同系统实施和长期运维中持续要做的一项内容。

在系统起初上线前，通过基本培训和考试结合方式，做到所有用户熟练操作上线功能和操作一般流程，了解协同管理制度要求；对内部培训需要形成定期性辅导和答疑结合的循环培训机制，

在长期运维中，对新增应用都要出具响应培训教材或者自助视频，对新员工入职必须进行培训；

从培训内容上要从协同管理理念、对日常工作的影响和作用、系统基本操作步骤等角度安排；从培训对象需要有区别和侧重点培训，如对中高层更需要加强理念和系统辅助管理角度增加培训内容。

知识转移

协同管理系统项目实施过程最核心是协同管理知识、运用方法等知识经验转移到用户方项目组，并能够达成用户方长期运维管理的要求，进行持续性的优化和改进；

从项目开始时，可以借助系统在项目组内部就开始项目过程的流程、沟通、项目文档等管理，培养项目组使用的系统的习惯！

为了更好帮助用户对系统的理解，必须在准备详细的系统说明操作手册、系统使用规范，针对每一个应用都应该提供帮助文档！

在长期运维阶段，结合企事业内部的管理制度，协同管理制度也需要配套形成，并结合实际管理情况适时调整，特别是某些应用点需要辅以绩效奖励的制度！

系统支持

基于系统应用和技术的长期支持是一个协同系统在企业生命力基础！正是由于企业自身的多变性日常要求，以及员工习惯改变的渐进性，对系统功能解释、需求实现的专职岗位就非常重要，需要在项目伊始就确立这样岗位，并伴随项目推进过程知识转移，形成客户方自主实施力量。在上线后，也能让所有用户在遇到问题时能够知晓问题解决责任人，并在第一时间解决用户的疑问，这在系统初步上线时建立用户信心非常重要。我们依据企业的不同情况协助企业建立完备的系统维护和支持的体系。

过程激励

项目过程对项目组的激励是项目过程中常用的方法，在协同项目实施过程也需要有针对性鼓励和项目目标激励，以便有效的让参与项目实施的员工积极完成任务并能够在系统使用过程起到带动示范作用。针对协同管理系统中激励的制度我们常规建立项目组成员激励和协同上线应用中长期激励制度。特别是项目上线起初，如何促进用户在日常工作中结合协同系统运用，提高系统工作粘度方面，建立相应的考核和激励制度，并结合系统中用户使用数据的报表作为考核依据。如：处理流程时效性、知识创建和积累数量等。我们建议用户在内部制度需要结合绩效管理，形成协同管理的规范性制度。

角色管理

从长期运维和内部管理不断发展优化的角度，建议企业能够确定不同角色岗位，来对应实现的具体应用，如：流程管理角色、知识管理角色、信息发布管理角色、基础维护角色等。我们协助企业建立这些岗位的职责体系，以便企业内部有专人专岗，结合企业发展对协同系统应用不断进行优化，并监督系统规范使用、用户满意度提高，让系统尽可能发挥辅助管理作用。

请关注：

以策略驱动协同管理平台的实施和推广（一）--协同管理系统价值概述

以策略驱动协同管理平台的实施和推广（二）--协同管理系统和实施过程特点分析

以策略驱动协同管理平台的实施和推广（四）--协同管理系统持续改进方法探讨

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