协同新辨——知识化的协同应用模式

一、协同理念辨析与理解-从“传统办公协同”到“知识化的业务及管理协同”

在国内的软件市场上，“协同”一直是一个举足轻重的概念，这个概念到底是谁在什么时候提出的，基本是无从考证了，但我们依稀记得似乎是多年前的一夜之间，“协同”的口号和呼声就传遍了整个市场，到如今这个概念仍是炙手可热，甚至日渐甚嚣尘上，站在“协同”这面旗下的队伍阵容也越来越壮大了，不仅有IBM、SAP这样的老牌大腕，也不乏点击科技、蓝凌软件这样的信息化新秀，办公软件、即时通信、SCM、PLM等各领域及其产品莫不“协同”起来，此情此景，恐怕不仅让众多企业客户莫衷一是，甚至连很多身在厂家的业内人士也感到无所适从，看来，对“协同”这个老概念我们还需要有能指导我们进行选择和应用的新辨析、新理解。

追本溯源，“协同”概念既然是在企业信息化的整体进程中提出、产生和发展起来的，要想理清及解析这个概念，就不能不回到企业信息化整体进程中进行分析和总结。让我们从一个简单的两分法开始来认识企业的信息化，概括而言，企业信息化所针对和服务的对象无非是两类，其一使得企业各项工作能够真正开展的“人”，其二是企业的业务过程或者说是“事”。最初的信息化以将各类业务数据转化成计算机可以识别的二进制文件（磁带、文件）开始，这既方便了“人”对数据的记录与保存，也改进了数据和信息处理的方式——企业里最为重要的一件“事”，可见在企业信息化整体进程中的第一步，“人”和“事”是合一的。但是在后来的发展中，由于企业内外对各项事务分解看待的认识方式和行业内产商之间的专业分工，服务于“人”的办公操作的信息化和服务于“事”的业务过程的信息化逐渐分离开来，以两条互不相关的平行线的方式独立进行着。

服务于“人”的办公操作的信息化，所形成的信息化的这条支线叫做“办公自动化”或者“OA”，这条线上的众多厂商很早就开始以“协同”软件来包装和命名自己的产品。分析其特点主要是以网络为基础、以工作流为中心，提供公文管理、文档管理、审批流程、电子邮件、电子服务和群组协作等功能，“协同”表现为办公过程中的沟通和协作水平的提升。赫赫有名的LOTUS可以说是这个领域的集大成者，它所提供的文档管理、电子邮件等应用工具，或作为基础平台所构建的办公自动化系统，到今天仍具有独特的无可替代的优势。相对于前述的信息化起步阶段来说，这个阶段可以认为是企业信息化的第二个阶段，在这个阶段产生和发展起来的以办公自动化为核心的“协同”，我们在今天把它总结成“传统的办公协同”。

在企业信息化的第二阶段，服务于“事”的业务过程的信息化也在同步发展，所形成的信息化的这条支线可以认为是制造行业的“ERP”或者服务行业的“BOSS”，代表性的产商包括国外的SAP、ORACLE和国内的用友、金蝶等。分析其特点主要是将企业的采购、生产、销售、服务以及财务等核心业务过程借助信息系统管理起来，将各项业务操作“标准化”，从而更好的完成对“事”的控制和管理。

总结看来，在企业信息化的第二阶段，是将“人”和“事”作为信息化的两类服务对象分离看待的，表现在企业信息环境中，就形成了OA和业务系统两类互不关联的系统，企业各类员工需要在OA中进行行政办公，在业务系统中完成业务操作，这样的信息环境显然对用户是不友好的，员工需要面对和打开不同的系统，依靠人工进行的系统切换来完成自己的各项工作，这样的操作方式势必带来工作效率的降低，特别是需要有业务数据进行支撑的审批、决策等“行政”工作。如何让大家的操作能够便利起来，如何更快捷高效地获取各类信息，特别是业务数据和信息以进行准确的审批和决策，以这些目标为核心产生了信息化的第三阶段，也即是现在的“协同”理念日渐盛行的阶段，当然此“协同”已非彼“协同”，其核心思想已从“传统的办公协同”进化到了“知识化的业务和管理协同”。

为什么说是“知识化的业务和管理协同”？因为相对“传统办公协同”来说，“协同”的目标再不仅仅是办公过程中的沟通和协作水平的提升，而是通过更广泛和针对性的信息获取，特别是业务数据和信息的获取，以实现更有效的业务决策和企业管理，这显然比日常办公工作的理顺具备更高的价值，也大大有助于企业真正向现代社会所要求的“知识型”企业转型，可以看到，“知识化”是对该信息环境下这一新的决策和管理模式的总结。进一步的，要实现这样的“协同”目标，对我们的信息平台提出了哪些新的要求呢？首先，当然是能展现和抽取出各个系统中各类有用信息的更强的信息整合能力，其次还要能根据不同员工所面对的不同工作场景（行政办公、业务决策、企业管理），展现出经过整合的个性化的数据和信息，而这正是知识管理的核心命题，最终的平台表现就是企业知识化门户EKP（Enterprise Knowledge Portal），经过整合的个性化的信息成为知识Knowledge，展现这些知识、承载作为知识产生机制的信息整合能力和知识管理功能、体现为不同工作场景下不同应用界面的系统称为门户Portal（前述协同类产品鼻祖LOTUS也已发展出门户子产品）。

上面概括的从信息化整体进程角度辨析和理解“协同”理念的过程，可以形象化表现为如下的示意图：

图示：信息化整体进程与“协同”理念辨析

二、案例分享与解析-从几个知名集团企业案例看“知识化协同”应用模式

结合几个知名集团企业的EKP建设案例，具体阐述“知识化的业务和管理协同”与“传统办公协同”在应用范围和模式上的不同之处。

• 案例一 ZH燃气集团基于EKP实现的“六台合一”式的企业门户系统

首先进入视野的是一家代号为ZH的燃气集团，尽管系统建设的想法最初是来自于一个办公系统的需要，但该集团对系统需求的整体理解并没有单单停留在这个层面，而是结合集团的业务和管理现状及其发展构想提出了更高的要求。原来该燃气集团是一个业务范围遍及全国的大型集团公司，集团总部管理有分布在国内各个不同区域的项目公司，除了通过提供统一的办公系统支持来提升日常工作中的沟通和协作外，集团领导还希望从强化集团管控的角度，统一并固化集团对项目公司的各类管控流程，定期收集了解项目公司的运营结果和数据，规范化集团与各项目公司的信息和知识交互。

ZH燃气集团选择与蓝凌合作，基于EKP实现了“六台合一”式的企业门户系统。这套门户系统既是企业通讯平台、办公协作平台、个人办公平台，这是传统OA系统应该具备的功能，同时也成为了企业的业务管控平台、信息交互平台和知识管理平台，最终提升了集团总部对下属项目公司的管控能力，实现了“知识化的业务和管理协同”。具体来说，业务管控平台的功能体现为集团的流程中心和报表中心，流程中心将集团对项目公司的各类管控流程进行集中实现和管理，成为集团和项目公司间业务交互的重要载体，报表中心辅助将项目公司的各类运营结果数据形成固定格式的报表，进行分类的展现和管理，通过管理驾驶舱功能将一些关键指标形成仪表盘，直观的展现给集团领导，大大提升了集团领导对项目公司的业务管控能力；信息交互平台通过新闻、公告、公文、论坛等各种形式，实现了集团总部与项目公司之间各类正式和非正式信息的及时准确传递；知识管理平台通过知识地图、知识库、知识积分、知识交流等各类功能机制，实现了集团内以及各项目公司各类知识的提取和体系化展现，进一步提升了集团的知识共享程度和知识创新能力。

• 案例二 HU钢铁集团基于EKP实现的支撑战略决策和管控的集团高管门户

HU钢铁集团也与蓝凌合作建立了一套类似ZH燃气集团的企业门户系统，不仅如此，他们还面向集团高管建立了一套帮助其进行战略决策和管控的高管门户。作为一类最为典型的角色门户，高管门户的建立充分体现了在相关业务系统中抽取业务数据以支持高管工作的信息集成能力，以及根据高管特定的工作场景——“战略决策及管控”对相关信息和数据进行个性化展现和管理的知识管理功能，从而实现“知识化的业务和管理协同”。高管门户的内容框架和实现机制在本书的其它章节会有详细的描述，而在HU集团的高管门户中，不仅有类似ZH集团的报表中心和管理仪表盘，还更多借助专业的商务智能软件系统BO对SAP ERP系统中生产、采购、财务、分销等各模块的数据进行提取分析，实现了实时的联机分析处理OLAP，以使得集团领导的决策和管控更加快捷和准确。

• 案例三 HA汽车集团基于EKP实现的支撑外部合作的供应商门户及经销商门户

HA汽车集团不仅在企业内部有“协同”的要求，还将其视角投向了供应链上与供应商和经销商的业务合作，利用EKP实现了支撑其外部合作的供应商门户及经销商门户。通过供应商门户实现对供应商的采购需求信息发布和供货信息获取、支持对供应商的网上采购及付款、支持库存及订单状态等相关供货数据的网上查询，以加强对供应商的管理和协作；通过经销商门户实现对经销商各类销售数据的网上查阅、发布促销政策等相关信息、支持经销商的网上订货和付款，以加强对经销商的管理和协作。从上面寥寥数言的描述中已不难看出其所体现出的“知识化的业务及管理协同”理念思想。

结合上节理论层面的分析结果和本节几个典型案例的实证分析情况，我们可以看到，所谓知识化的协同应用模式，总体上而言，是分析并提取企业内外部组织管理、角色工作、业务协作等方面不同的工作场景，通过技术层面的信息整合和管理层面的知识管理，以形成针对该工作场景的功能和内容不同的个性化应用门户的过程（这些门户总体上都可以称之为企业知识门户EKP），从而最终达成“知识化的业务及管理协同”的目标。该应用模式形象表现为示意图如下：

图示：知识化的协同应用模式

微信扫一扫实时了解行业动态

微信扫一扫分享本文给好友