知识地图在项目型组织中的应用

项目型组织是指那些一切工作都围绕项目进行、通过项目创造价值并达成自身战略目标的组织。项目型组织例子有很多，比如咨询公司、人力资源外包企业、企业的新产品研发部门、和IT部门。这种组织最主要的特征是，它的一切业务以项目为导向，业务有效运作的依赖于客户、项目、工作流的协同，核心竞争力在于项目过程经验的沉淀以及有效复用，发展瓶颈在于有效利用这些知识，并将各种资源高效率协同有序进行，提高项目管理水准。

针对这种项目型组织发展的瓶颈，业界曾提出了项目管理＋流程管理＋知识管理的理念（简称“1+1+1”解决方案），强调将项目管理、知识管理或流程管理三种管理方法进行有机的结合从而提高项目管理应用效果。

这种方式其实在业界已有很多的实际应用。知识地图是其中应用的方式之一。顾名思义，知识地图，是知识指引、导航，所以很多时候我们说它是企业知识资产的指南。在项目型组织中，通过建立知识地图，可以有效的将项目管理的通用管理过程和重复性的项目实施过程，按照一定的维度细分将其规范化，同时融入知识管理的理念，将项目过程中的宝贵知识经验，得到不断积累和成长，从而使项目型组织建立起稳定的可持续积累的业务框架。

项目型组织中建立知识地图，最典型的应用方式是按照以下这三步建立起项目知识体系。

第一步：建立岗位指南，让新人快速熟悉项目工作

建立新人快速上手的工作知识地图，让新员工在进公司之后，全面快速地了解其将要所接受的培训计划和学习计划。这里有岗位职责、项目管理制度、新岗位的知识和技能要求以及相关培训资料清单等等，进行这些内容的学习为新手尽快地适应新岗位，快速成长奠定了良好的基础。

第二步：建立项目实施规范，将项目过程标准化

对于项目型企业来说，其核心竞争力之一就在于对各类型项目的过程进行标准化，提高快速交付能力。许多项目都具有重复性特征，需要在不同的时间和不同的地区不断重复地进行，为了减少任意性，根据一定的维度流程，对这些工作进行规范化管理很有必要，比如项目启动流程、需求调研分析流程、系统安装流程、试运行流程、项目验收流程，通过严格的流程定义、流程执行和优化，既能降低管理的随意性，减少许多人为的干扰因素，同时通过持续进行的流程优化，达到持续改进的目的。

首先是根据项目涉及的工作内容和性质划分项目类型，如蓝凌管理咨询公司，将IT类项目，可分为单纯的咨询项目、产品项目、咨询＋产品项目等，甚至针对产品项目再进行细分，包括标准产品和定制产品。通过对项目的分类，再建立针对不同类型项目的标准化的实施工作流程结构。

其次划分项目的阶段，明确每阶段的过程活动，确定活动间的关联，明确每项工作的前置任务。

再其次，对各种需要重复进行的工作任务建立规范化的工作流程作业。许多项目工作，包括项目变更、需求评审等，在项目中总是在重复多次发生的，可以运流程管理方法对这些重复性的工作进行有效的管理。

比如，根据以上步骤制作出来的关于项目启动阶段工作流程，如图 1所示。

图 1 项目启动工作流程

最后考虑不同的项目需求和特点，对于某一项目工作任务，可设定在不同类型项目中为必选、可选或不需要。

第三步：建立项目知识库，将项目实施过程中的知识沉淀下来，进行有效复用。

咨询行业里面有句行话：不要重复发明轮子。项目每一步要完成的工作内容所涉及到的相关知识文档是项目型组织能够积累产生的真正价值和财富。基于项目推动的知识型组织必须不断积累项目经验，将个人的知识资本转化为组织的知识资本，将在项目中形成的各种知识视同组织的资产进行管理，形成强大的无形资产。对处于新商业环境中的项目型组织，其良好的知识管理能力，极大地降低了关键人才所带来的经营管理风险，有效的知识管理可促进其知识积累与扩散，并使企业的创新能力得到持续保持。

一方面，将项目整个过程实施的关键知识文档组织到一起，建立项目知识地图。另一方面，进行专业的知识体系分类，建立项目管理知识地图。比如将知识库进行以下分类：项目实施方法论、项目管理专业知识、能力素质、行业解决方案、训练教材、最佳实践和外部参考资料等等。

这样做的好处是，我们将组织中，大量隐性的知识经验，通过工作总结、案例总结、研究报告等将自己的经验知识沉淀下来，还可以累积组织外部的项目管理方面的参考资料，提供给其他组织成员共享、学习和应用。

总之，知识地图在项目型组织的应用很多，比如项目专家网络图，将组织中擅长某些领域的专家资源进行罗列，让员工在遇到疑难问题时能快速找到解决相关问题的专家等。在项目型组织中建立新人指引工作知识地图，让新员工得到及时、快速的培训，最短时间适应新的岗位，降低了企业人力资源成本；组织内部建立起规范化、标准化的项目实施流程地图，提高了项目成员的工作效率以及组织的管理水平；合理分类沉淀组织中的管理经验和知识，将组织隐形的知识资产得以保值和增值。这些都有效地促进了组织知识的管理，实现了软实力的提升，同时也增强了企业的整体竞争力。


作者：蓝凌咨询顾问 蔡芸伟

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