大辨析连载系列之三 门户系统

EIP是目前业界提得比较多的概念，而且和知识管理关系非常密切，经常“结伴随行”。

EIP是如何产生的？

“我们在网站建设上投入了巨额资金，可我们并不知道何时能够看到回报。”

“我们总是找不到所需要的信息，怎么办？”

“企业里的信息系统越来越多，我已经不知道到哪里去找所需要的信息了”

这些都是来自企业的CIO们真实的声音，你知道他们都在说什么吗？没错，企业信息门户。

1998年11月，美国美林公司（MERRIL LYNCH）发表了一份题为“超越YAHOO！企业信息门户已经上路”研究报告，在美国企业界引起了巨大反响。该报告估计，1998年全球EIP市场已达44亿美元，2002年将达148亿美元。另外，据Gartner Group市场研究调查中心预测，2003年，60%的财富500家大公司会导入企业信息门户。

但是，并不是所有人都同意美林的观点，有人认为：EIP就是Dot.Com，是新瓶装老酒，不过就是企业建站而已。还有人很迷茫，不知道企业信息门户（EIP）与Yahoo、Sina等传统的门户网站或者企业所建的对外宣传和发布信息的网站有什么区别。这些争论和迷茫至少说明一点：是到我们关注EIP的时候了。

EIP的诞生与企业信息化的发展过程之间有什么内在的联系？企业信息化是由系统集成到应用集成、信息集成、社会集成的过程，贯穿在这个过程中的一个事实是：人们对于信息的集成程度要求越来越高，对于信息获取的便利要求也越来越高。现在，我们经常谈论协同商务，所谓协同商务，也就是要创造一个虚拟的商业链，在这条链中，企业员工、合作伙伴和顾客等不同角色可以进行动态的合作。而这里协同和合作则有依赖于信息的流畅和各主体获取信息的便利。但是在现实的企业信息化过程中，我们经常会遇到以下的问题：

企业雇员之间、与合作伙伴和顾客之间都需要多种形式的信息交流，如何以最简单的方式向内部和外部提供信息？

• 公司不同的部门和众多的雇员拥有大量的数据，如何知道他们的数据的不同特点并将合适的信息提供给最需要的人？
• 怎样把企业的客户和partner集成到企业的网络资源中来？
• 面对形形色色的知识资源，怎样使得你的员工有效寻找和利用这些资源？

如何解决信息获取的难题，让适当的人（Who）在适当的时间（when）获取适当的信息（What）？人们这个方面作了很多探索。企业信息门户也就是在这样的背景下应运而生的，它要让人们在获取特定的数据时不用再进入众多的IT系统，经由“门户”就可以获取这些信息。

Yahoo是否就是EIP？

企业信息门户（EIP）与Yahoo、Sina等传统的门户网站或者企业所建的对外宣传和发布信息的网站是不同的。无论是面对的使用者还是要解决的实际问题以及安全模式、与业务系统的集成等方面都有较大的不同。但是，从EIP的发展历程，我们也可以看到这两者是有联系的。

EIP的发展历程

在初始阶段，门户实际上就是一些静态的网页，企业将相关的信息发布在这些网页上；在此基础上，人们又将企业中可以为大家共享的文档集成进来，并增加了高级的搜索功能，这在一定程度上实现了内容管理的功能；随后，一些工作流、Email、人力资源管理、后勤管理的功能被纳入到EIP中，使得EIP逐渐发展为企业运营的平台，在这个阶段EIP的概念逐渐成型，其功能也比较完善了；但是，随着业务应用系统的增多，如ERP、CRM、SCM等，人们希望能够透过信息门户获取其中的信息。于是，EIP又逐渐成为与这些业务系统进行交互的平台，再加上一些高级的个性化功能，此时的EIP已经逐渐成为完善的门户了。

根据上述分析，我们可以将EIP定义为：EIP是一个将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部员工的信息门户。它使企业能够释放存储在内部和外部的各种信息，使企业员工、客户、供应商和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所须要的个人化信息。

该定义强调以下几点：首先，EIP是企业信息系统的应用框架，它通过及时地向用户提供准确的信息优化企业运作和提高生产力；其次，EIP提供一个单一的访问入口，反映出企业信息管理中的一个根本转变：即从一系列独立的内部和外部作业到对各种信息有条理的集成；第三，企业信息门户着重于与企业现成的商业系统进行无缝的集成、基于角色的内容组织、实现最终用户的个性化，并且基于预定义模板进行信息传递。

如果要考察一下目前的市场，会发现很多产商都声称自己能够提供Portal产品，但功能却相去甚远。为了更清晰的了解EIP究竟是什么，让我们来看看EIP究竟有什么样的特征：

统一的信息访问渠道 通过将内部和外部各种相对分散独立的信息组成一个统一的整体，使用户能够通过统一的渠道访问其所需的信息。

• 不间断的服务 通过网络和安全可靠的机制使用户在任何时间任何地点都可以访问企业的信息和应用，这就要求EIP必须是基于Web的。
• 强大的内容管理能力　　EIP支持几乎各种结构化和非结构化的数据，能识别多种关系型和OLAP数据库中的数据，并可以搜索和处理各种格式的文档。
• 个性化的应用服务 信息门户的数据和应用可以根据每一个人的要求来设置和提供，定制出个性化的应用门户，每个人根据自身角色不同和安全级别的不同，都可以看到不同的信息，同时增强了对顾客的亲和力和吸引力。
• 与现有系统的集成 可以在一定程度上将企业现有的数据和应用无缝地集成到一起，无需重新开发，保护了原有的投资。
• 安全可靠的保障 通过安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。EIP可以提供的安全机制包括认证、角色分配、用户和组的特权、用户操作监督，与专门的B2B安全服务器建立安全通道等。EIP的安全机制可以适用于金融行业、司法系统及企业之间的业务。
• 协作及共享 允许使用者存取或提供信息给特定的个人或群组。内部员工可以通过EIP系统分享信息；而客户、供货商及合作伙伴也可以通过企业间网络达到信息共享的目的。

EIP的技术架构如何？有哪些基本功能？

由于对于知识工作者而言，企业内部的信息系统和外部的信息资源起着非常重要的作用，所以EIP首要的功能就是应能够提供一个访问所有资源的单一入口，具备良好的不同来源信息的集成能力。另外，由于个人的信息需求常常并不相同，所以EIP应能提供给用户一种具有个性化特征的桌面。考虑到这些挑战的复杂性，EIP在技术架构上需要集成不同层次的部件，大致有九个关键部件作为EIP的“引擎”。

• 表示部件：该部件具有集成的信息表示、设计和显示的能力，它直接提供“单点访问”的能力；
• 个性化部件：这是进行有效个人信息及知识管理的关键部件，它负责提供给用户符合他们工作风格和要求的过滤化信息。
• 协作部件：它能够将门户从一种被动的信息“库存”转变为为一种主动的组织交互“论坛”，能够将员工、客户、合作伙伴等整合在一起。协作部件能够支持不同层次的应用，如企业层次、项目层次以及兴趣小组层次等。
• 过程支持部件：该部件能够使门户的用户集成到在线的业务过程中，它提供了门户以过程自动化的能力。
• 发布和分发部件：该部件用以提供内容创建、确认、发布以及维护的功能，和内容管理系统的基本功能类似。
• 搜索部件：它用来提供用户快速定位特定信息的功能。
• 分类部件：该部件能够提供按照一定主题分类的标准，将信息有组织化。
• 集成部件：它提供集成企业内部和外部、结构化和非结构化信息的基础设施，并能够将之呈现给门户的用户。
• 门户学习循环部件：该部件不同于其他八个部件，它和信息的管理并没有直接关联，而是有关门户本身的持续改进——能够使门户作出自调整以适应改变着的组织工作和信息环境。

除了这九个层次的关键部件，对于EIP来说还存在着其他一些基础部件，它们主要有关于安全性、目录、内容信任机制等方面。

由于产商的背景和对EIP理解不同的关系，市场上的EIP产品的功能也有较大差别。除了发布信息之外，一般来说，EIP还应该具有如下的功能：

• 文档管理：可使用档案文件管理功能，管理合同、文件、模板及软件等电子资源，并具有完整的安全性确认管理系统及存取公司内部知识协同的权限管理功能。
• 个人事务处理：通过门户我们就可以进行工作流管理、电子邮件管理等。还应该具备个人日历和工作日志的功能，可以在EIP中安排自己的工作。
• 人力资源管理：一些简单的EIP产品可以实现发布公司人事基本资料，除了文字介绍，还可以放置照片，让同仁之间彼此有更多一层的了解。有些功能强大的产品还可以实现劳资管理、绩效管理等。
• 电子布告栏和讨论区：可以实时发布公告，员工可以马上得知企业信息，由于具备了个性化的功能，所以可指定阅读公告的对象，并具备权限控管的功能。员工可在虚拟社区中发表事件心得、问题寻答、知识撷取及整合管理。
• 互联网资源：建立属于企业或个人搜寻引擎，并可设定或者规定开放使用时段或权限，运用网络资源取得正确、有用的资料，节省时间成本。
• 扩充应用：可根据企业需求与其它系统进行整合，如ERP、CRM及SCM等。可以从EIP中获取这些系统中的数据，也可以从EIP中将数据写入到业务系统中去，比如员工费用的报销、客户数据管理等。

该如何选择合适的门户产品？

如今，市场上许多产商都推出了自己的Portal产品，纵观这些产商，主要有如下几类：

• 纯粹的门户供应商，如 Epicentric， Plumtree 和 Viador ；
• 基础软件供应商，如IBM，ORACLE，BEA，SYBASE 以及MICROSOFT等；
• 搜索/分类方案供应商，如autonomy，arisem 和Verity等，已经开发了门户方案来集成他们相应的搜索/分类/索引方案；
• 内容管理的供应商，如 Documentum， Interwoven， iManage， InStranet 和OpenText等，也加入到门户市场上来，因为文档管理，更简单地说，信息是企业门户一个关键部分；
• CRM 和ERP软件的供应商，如BroadVision，Vignette，SAP和PeopleSoft同样会在门户市场上扮演一个重要的角色，门户必须和他们的应用系统能够集成，以满足那些使用了这些应用的企业的需求；
• EAI（企业应用集成）方案供应商，如Tibco等也提供门户方案。其实，这些产商的来源也从一个侧面反应了信息门户所涉及的重要领域，如：企业应用软件、搜索/分类方案、内容管理、EAI等。我们还可以进一步比较一下国内市场上主流的一些门户产品：

IBM Lotus的K-station：可以很好的完成知识管理、业务协作等功能，可以与Lotus系列的知识管理和OA产品实现无缝集成，而且开发工作量很小。该产品已经整合到IBM的Websphere Portal家族，以实现更强大的功能。

Oracle Portal：提供了一套Portal开发的平台和一些标准组件，可以非常方便地和Oracle公司的应用产品集成使用；也可以非常方便地和基于Oracle数据库的应用集成；

Microsoft公司的Sharepoint：可以与Microsoft自身知识管理产品相配套，但是与主流的企业应用软件不易集成；

SAP的Portal产品：其本身虽然不提供应用系统的功能，但是却可以很好的与主流应用系统集成，如 SAP，Oracle，Siebel等，而且现在也可以与一些主流的OA、KM产品集成；

Exact公司的E-synergy： 其实它是一套具备了知识管理、人力资源管理、财务监控、后勤管理、工作流管理、客户关系管理、项目管理的协同商务平台，已经实现Portal的诸多功能，可以实现内外部站点结合，Custom Portal，Reseller Portal，Employee Portal等功能，对于知识密集型的企业是一个非常不错的选择。

对于这些产品的选择一定要切合企业的实际需求，真正解决企业的问题所在，而不能够求大求全。在以往的咨询项目中，我们经常会碰到这方面的问题。有的企业在实施EIP时，几乎要求所有的功能都具备，似乎上了EIP就可以一劳永逸了；还有的企业过分追求集成，想把EIP和几乎所有的应用系统集成起来，结果项目久拖不结，造成了不必要的浪费。在选型的时候，我们要认识到在目前的市场上，很难找到一个门户产品能够完全满足客户的所有需求，因为这个市场也处在逐步成熟和发展的过程当中。因此我们选择EIP的时候不仅要看产品目前的功能，还需要了解供应商的稳定性，将来产品的规划；其次，我们一定要分清集成的两个层次，EIP到应用的集成和不同应用之间的集成，前者是EIP解决的问题，后者是企业应用集成系统（EAI）解决的问题。另外还需要充分考虑企业IT系统的规划和部署，考虑未来应用（如CRM，SCM等）建设的时候，结合当前选择的EIP软件，充分考虑未来的可扩展性。

所以，企业在实施EIP项目之前，一定要理清自身的需求和未来的规划，选择合适的产品和供应商、确定稳健的实施步骤，确保项目的成功，使得EIP真正成为信息获取的利器。

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