协同时代的建筑企业

背景

2007年5月底，上海金工建设（集团）有限公司的信息管理办公室掌声一片，当天金工集团与复旦协达签署了协同OA平台合作协议，围绕在公司管理者头上的流程紊乱，信息断流问题终于有望解决。
上海金工建设（集团）有限公司创建于1990年，注册资本8000万元，是具有建设部颁发的房屋建筑工程施工总承包一级、市政公用工程施工总承包一级、地基与基础工程专业承包一级及钢结构工程专业承包二级、建筑装修装饰工程专业承包二级、堤防工程专业承包三级以及城市园林绿化三级资质证书的大中型企业。集团总部现有各类工程技术和管理人员300多人，另有多家各地分公司。

需求

建筑企业的分散性同样在金工上得到体现，现场项目部往往在各个不同的城市，即使在上海的工地项目，也离集团总部几十公里远，企业近几年的快速发展忽略了内部系统管理的重要性，导致了以下问题：

1. 管理信息断流的问题

集团与各项目部、子公司之间信息缺少统一的接口和办公平台，导致企业内部的管理信息流经常出现“阻塞”、“断流”等现象。经常出现项目部电话告知总部某一事项，结果除了接电话的人，其它人均不知情，导致工作配合出现问题。
 
2. 工作流标准化的问题

未能形成工作流模型，对各种事务的过程不能进行统一管理，导致不能及时监控施工进度与采购、库存差异的情况，增加了公司成本。

3.协同组织行为的问题

跨部门的协同工作，依靠传统的手工处理或个别部门电脑处理，生产、采购、销售等跟踪反馈结果成级数递减；各项目、各分公司的信息处理分散，浪费大量的人力、物力、时间。
 
解决方案

这些问题都是建筑行业的通病，上海金工曾经置疑，被IDG、ZDNet、赛迪、天极等机构和媒体广泛评价为产品竞争力第一的协达软件到底能不能切实解决企业的问题？为了帮助上海金工全面、客观、准确地了解和理解协同的理念、技术、产品和应用领域，消除概念误区，消除企业困惑，复旦协达进行了实地考证，并进行系统分析后决定在以下方面入手。

在金工大力推行协同应用系统，解决跨组织流程的重组，实现动态团队的协同管理；解决施工、库存、采购的固定流程应用问题，实现固定流程的标准化管理。
项目启动同时，上海金工对其现有组织结构以及管理模式进行了同步调整，利用协同管理软件对岗位和人员的权责进行了细化。

复旦协达协同管理软件在上海金工主要实现了综合BPM办公平台、工作交流及知识管理、工作流程及表单的标准化管理三大应用。
 
1. BPM协同办公平台

由于上海金工的特性，需要与子公司和分布在不同地区的项目部交互信息，共同完成某一项目，因此，协调管理费用非常高。通过协同办公平台很好地把需要多点确认的流程，通过系统固化下来，大幅减少沟通成本，同时给多个分子公司以及集团之间提供高效、良性的协同信息平台，以达到信息交互和文件共享，满足了上海金工的组织现状。

现在，上海金工由原来传统的手工纸张化作业流程，替代为以整个集团实现信息化工作流程的效果，复旦协达的协同管理软件已经成为上海金工固定流程应用必不可少的支持系统。
 
2. 工作交流及知识管理

工作交流管理是架构在复旦协达协同管理系统的的知识管理上，提供多层次、多角度的交流及共享需求，允许企业在任何地点和时间张贴公告、进行讨论及投票，并将不同等级的公告赋予不同权限的人。这为每个员工提供一个个性化的信息门户，每个员工都可以在这里发出自己的疑惑并得到全体员工的帮助，同时与大家共享自己的经验。这为增强员工的技能素质起到了很大的作用。
 
3. 工作流程及表单的标准化管理

上海金工的员工分散在各地，且经常出差，相关的数据信息主要采用基于人工传递、电话、E-mail的形式，造成外派人员与公司人员的信息不能同步共享。因此，在工作中，经常造成时间的拖延，信息不能及时互动。

通过复旦协达的协同管理软件的成功应用，工作流程借助于标准化表单流转，不仅安全、高效，而且从不遗漏，提高了上海金工跨组织、跨地域审批的快速响应能力。上海金工已改变OUTLOOK的工作习惯，实现电子流转、电子签名、数字认证等远程审批，成为解决组织内部信息对称的最好应用，大大提高了运营效率。

使用心得

上海金工信息管理办公室反映，员工使用中对以下两处使用最多，评价最高：

1．BPM协同办公平台的数据统一性

以前金工的人事、客户、财务均有自己的应用系统，系统是相互独立的。由于统计时间的滞后及统计时的人为误差，经常造成3个系统的相关数据不一致，员工为了求证，只能反复登陆3个系统，再反复向相关部门人员咨询，非常繁琐，且容易出错。现在只需登陆一次BPM协同办公平台，（在系统授予的权限范围内）通过EAI功能直接调用各个应用系统的数据，不符之处通过系统提醒登记人。在这个办公平台的帮助下，全公司每个员工似乎坐在办公室里即能掌控全局。

2．项目协作非常方便
公司下设有各个项目部，由于业务发展迅速，人手紧张，2个项目部互相抽调人手，以及不同项目部共同完成1个大项目的情况非常多。以前往往采用电话向总部及其它项目部请求，总部联络人经常顾了这头，忘了那头。经常发生某项目部临时缺人，而抽调到另一项目部的人却空着没事做。现在全部在协同平台上进行标准表单流转。哪个地方何时何地需要人，哪个地方何时何地人有富余，如何调配，申请审批流程到哪步了，上系统一查，非常清楚，现在人员调配几乎已完全自动化，通过系统完成。以前乱打电话，求爷爷告奶奶的事一去不复返。
  
对于部分高级工程师及管理人员，稀缺性是绝对的。以往他们经常疲于奔命在各个项目部之间，现在通过BPM协同平台的工作流管理，远程协同工作成为现实。对同一技术难题的探讨、会议、决定、审批都在系统中完成，几位高级工程师没有必要非得聚在一块。

应用收益

2007年5月底项目正式启动以来，上海金工建设了统一有效的工作交流、协同办公的平台，可以明显看到：
 
. 拥有了完善的管理平台
 
. 拥有了固化标准业务流程；
 
. 降低组织运营及管理成本
 
. 保证了各项工作记录的完整性；
 
. 公司决策者随时了解员工的工作进度、公司施工进度，从而安排工作日程等，提升高层领导的决策效率；
 
. 现在上海金工及其分公司的所有信息管理流程，公文流转都通过协同管理系统解决，上线率达到70%以上。

用上海金工的话说“金工赶上了协同时代”

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