知识管理之知识化

前些天读文章，看到一句英文“You don’t know what you know until you need it”，让我马上联想其中国的一句古话“书到用时方狠少”。再看看企业中，真正平时有很强意识去积累、学习知识的人还在少数，大多数都是在需要知识的时候而去寻找知识或相关的人，“临时抱佛脚”的现象非常普遍。既然无法完全无法避免“临时抱佛脚”，还是要想办法能把“临时抱佛脚”的事情做得更好，这种情况下，个人的Know-where、Know-who能力就非常重要。

当然，如果企业能够提供一种有效的IT手段，“在最合适的时间，将最合适的信息或知识传送给最合适的人”，那么知识利用效率无疑会更高，进而有效指导人们做出更正确的决策和行动——某种程度上这就意味着“知识化”目标的达成。

回顾企业IT建设的历程，我们会发现，企业中存在着IT应用的两个世界，它们相互间时而泾渭分明，却也时而纠缠不清。

在这两个世界中，一个可以称为“结构化”的世界，它强调业务支撑，定位于操作处理和业务控制层面，在应用中主要表现为对“结构化”数据的管理。从最初的财务电算化，到目前已经成为各行业应用主流的ERP，企业在这个结构化的世界里不断耕耘，应用深度也从关注个体行为、提高工作效率的业务操作电子化，发展到结合IT优势固化业务流程的业务流程信息化阶段。

而一些IT应用走在前面的企业，正力图在“结构化”世界里作出新的努力——知识化。这些企业已经不仅仅满足业务流程信息化，而是期望在企业已经积累的大量“结构化”数据资产的基础上，通过新的IT手段(如数据仓库、商业智能、管理驾驶仓等)来挖掘企业运营中的各种规律，提供业务分析和决策支持能力，它使企业在基本实现业务支撑的基础上，提升了管理支撑水平。

但是，在“结构化”世界之外，IT应用中还存在着一个“非结构化”的世界。对大多数企业来说，ERP等业务系统所管理的结构化数据只占到企业全部信息和知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化信息和知识。来自IDC的分析显示，虽然很多企业投资不菲建立了诸多业务支撑系统，但仍有72%的管理者认为知识没有在他们的组织得到重复利用，88%的人认为他们没有接触到企业最佳实践的机会。Gartner 也曾预言，对非结构化信息和知识的管理将会带来一个新IT应用潮流。

但是，企业也并不是直到今天才关注“非结构化”世界的，事实上已经在这个世界里走了很久，其中典型的IT应用就是办公自动化(OA)。从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA， 到目前正在成为应用主流的协同型OA，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理等众多实用的功能。

同样，在OA领域，一些有远见的企业也进行着另一种“知识化”的努力，他们以知识管理为方法论基础，在规划和梳理企业知识体系的基础上，以知识型OA作为落地的载体，来沉淀企业最佳实践、创建企业知识社区，有力地帮助企业实现了从“How To”到“Know How”的转变。

这样，我们就发现了IT应用的两个世界，它们有着各自不同的应用进化特点和规律。但是，这两个世界之间还缺少相互连接的桥梁，而这种缺失使企业中不可避免地存在“活动”、“信息和知识”的分离，其后果就是：虽然它们都在进行着“知识化”的努力，但两个世界分离的IT应用模式，注定使其难以真正实现它们的初衷——“在最合适的时间，将最合适的信息传送给最合适的人”。

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