激活企业知识的沉淀与分享——一汽海马成功部署知识管理系统

老OA系统的功能局限，加上“打造学习型团队”的企业管理目标，让一汽海马果断地切换到新的企业KOA(基于知识管理的协同办公)平台。

一汽海马汽车有限公司(简称一汽海马)是国家定点乘用车大型生产企业，年产能力15万辆，拥有员~2800余人。从2001年起，伴随着企业快速发展期的到来，一汽海马的IT建设也步入高峰期。但是，在企业持续成长、业务需求日趋多样化的情况下，IT系统逐渐感受到了应用瓶颈的制约。

这种束缚感在承担关键管理协作任务的OA系统身上来得十分强烈。一汽海马信息部软件应用室主任吴松表示，旧OA系统的功能已经无法满足实际的业务需求，由于缺乏统一的知识管理平台，企业内部的行政管理等任务不能被有效执行，各个体系相互独立，企业知识散落其间。为了增加技术研发与创新的凝聚力，我们感到建立一个知识管理平台已成当务之急。

KOA直接落地

“经营管理部和IT部门的合力推进保证了KM(知识管理)系统实施的顺利进行。”吴松说。据介绍，知识管理项目自2005年底正式启动，采用的是“咨询+实施”的方式，在新版IBM Lotus Domino6.5.3之上、以蓝凌KOA知识管理解决方案为基础进行构筑。KOA平台允分利用了Domino的邮件、协作、文档处理等功能，通过与关系型数据库的有效结合，组建厂企业级的知识管理应用。

吴松指出，有了管理部门的自接参与，流程定制、知识模块划分等技术层面的工作能保持很好的方向感，不会偏离业务实际，并且知识管理平台在建设期即被注入了企业的管理思想，这为平台后来要发挥的管理功能奠定了基础。而在系统实施后，这种优势将延续到应用的推进期，管理手段的调控能够激励员工对业务知识的梳理和上传。

2006年2月，KOA系统正式接替原有的OA系统，在一汽海马上线运行。在系统切换的问题上，一汽海马没有采取短期内新旧系统并行的传统做法，而是果断地直接切换到新的KOA系统。谈到这样做的原因，吴松说，主要是考虑到数据重复录入、存储的问题，同时由于新旧系统都基于Lotux Domino／Notes，用户的基本应用不存在太多障碍，而新模块的应用培训也已提前进行，完全具备系统平滑过渡的条件，所以在对新的平台进行严格测试后，一汽海马选择了让KOA“直接落地”的做法。

新的KOA平台让分散于各个角落的企业知识有了“分类着陆”的舞台。一汽海马将知识文档划分为工作总结、专业知识库、业务文档、案例管理等不同模块，通过设定好的知识梳理步骤，形成知识树、制度树、专家地图，并且将其固化于KOA平台之上。与此同时，这种超越传统OA的知识管理平台还集成丁协同工作、信息集成等功能，预留了企业即时通信应用接口，同时还具备向企业信息门户迁移的技术基础。

把产品“卖”出去

KOA平台的建成抓住了一汽海马“打造学习型团队”企业管理目标的节拍。而当OA应用切换到新平台之后，吴松所在的信息部和经营管理部最大的任务就是怎样把做好的产品“卖”给不同业务部门的员工。

“绝大多数的员工习惯于知识索取，不擅于总结和上传。我们要做的就是改变他们的应用习惯，让员工对知识管理模块的应用迅速活跃起来。”吴松说。为了达到这样的目的，两个部门采取了一些特殊的推广手段。除去员工奖励这样的行政手段外， 比如在各个办公区的醒目处放置16个易拉宝，宣传知识管理概念和功能。“今天你KM了吗?”成为了KOA平台的推广口号。

截止8月底，KOA下台的注册人数已经达到1200人，最多在线人数为537人。工作总结、业务义档等文档的上传数量超过了1800份，平台上运行的电子流程超过了5400个。在成功调动起员工的应用热情之后，吴松所在的团队又开始着手把知识管理模块的应用推向更高层次。

吴松认为，模块应用普及后，IT部门应该及时启动企业知识的“沉淀程序”。这种加速知识精华沉淀的做法，将在提升企业对知识的运用能力中起到关键作用。为此，一汽海马特别制定了相关的行政规定和奖励机制，增加业务文档和案例管理的“沉淀量”。“在知识提炼的同时，我们还希望从KOA平台收集到更多来自生产一线的知识。”吴松说。他强调，生产一线的前沿体验是企业技术创新的源泉，为了鼓励一线员工的知识分享，一汽海马已经开始在管理与激励机制上予以倾斜。
回顾KOA平台数月来的应用状况，吴松也逐渐总结了一些尚待改进的地方。比如专家网络运用率不高，专家资格的评定和问题回答的考核机制仍然需要完善；应用案例还没有硬性的上传规定等。他认为，这些都需要在后面的深度知识梳理阶段消化和解决。

最终归于门户

在日益成熟的管理思想被注入到知识管理平台之后，OA应用会走向何方?对此，一汽海马也已经做好准备。吴松表示，KOA下台未来将与其他应用系统的信息一道，借助门户技术整合为统一的知识分享体系。

目前，一汽海马除合同、专业应用外的流程全部通过KOA平台流转。下一步，门户技术将帮助其实现平台内部流程与外部流程的连接。整合操作将帮助一汽海马解决KOA系统与其他专业应用系统之间的对接问题。而在整合之后，KOA平台所汇集的企业知识将在更大的范围内实现分享。吴松表示，企业门户建成后，一汽海马计划将知识管理系统向经销商和供应商开放，进一步增强生产与销售环节企业与外部的信息交互。

“这种交互的外延将带领我们步入门户应用时代。无沦知识保存在哪里，企业内外的用户都可以在一个统一的入口找到它，届时，OA平台将完成知识管理之后的又一次角色转换。”吴松说。

来源：蓝凌管理咨询支持系统有限公司

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