破解传统繁杂低效沟通模式化工协会打造全新协同管理平台

作者：畅享网

2007/11/23 9:48:45

在新的历史时期，行业协会正经历从“行政者”向“沟通者”，从“旁观者”向“服务者”，协调者和维权者的职能转变。因此，如何和会员单位、行业主管部门等进行高效沟通，更好地为会员企业、行业发展服务，就成为了摆在上海市化工协会面前的一大挑战。面对300多个会员单位，复杂的国内国际市场行情，上海市化工协会通过采用领先的协同管理平台——新锐管理宝箱协同管理软件，搭建了一个完善的信息沟通平台，从而从传统繁杂低效的沟通模式中解脱出来，使协会和企业、主管政府部门协同工作，有力地促进了自身服务能力和效率的提升，走在行业职能转变探索的前沿。

需求背景和挑战

上海市化工行业协会成立于1997年，是在上海市经济委员会指导下，成为政府与企业之间的桥梁与纽带，对上海化工行业实行社会化管理，是企业的协调、服务机构，市场的中介组织，非营利性、自律性的社会团体法人。

作为上海市首家大型行业协会，在运营中，由于会员企业高达300多家，如何实现高效畅通的沟通，就成为上海市化工行业协会服务好企业，以及行业和政府的一个前提。而按照传统的沟通模式，仅仅召集一个会议，一家家单位发文件，打电话，确认，再确认等等，可能需要很多人参与工作，而且事务繁琐充分，容易出错。因此，上海市化工行业协会希望通过有效的信息化手段，来解决沟通问题。

不过，尽管协会有网站作为信息发布平台，也能通过电子邮件等和各个会员单位沟通，但沟通效果如何掌控却成为问题——比如，网站上发出了通知，但不能保证会员企业一定看到。电子邮件也同样如此。而且还涉及到电子邮件回复和没有回复，问题解决方案是否确认，有无需要再次确认的问题。因此，上海市化工行业协会需要的是一个能化繁为简，能把握沟通主动权，从而能和会员及行业、政府高效协同工作的信息平台。从而建立全新的协会与会员的沟通方式，使协会与会员之间联系与交流更加顺畅，更好的为会员服务。同时使协会在为政府与企业之间的桥梁与纽带的功能得以强化，从整体上提升效率和服务力。

锁定新锐管理宝箱

上海市化工行业协会以上应用需求十分具体和明确，目前，虽然一些协同管理产品对类似需求有所涉猎，但在产品技术，在大型集团应用，以及化工行业应用上，却缺乏全面、理想的解决方案。通过广泛的市场考察，比较、论证，企业内容管理和信息整合提供商领先者，也是该领域首家海外上市公司——新锐国际提供的新锐管理宝箱执协同管理解决方案落入了上海市化工行业协会的视野。

经过了解，上海市化工行业协会发现，成立于2000年的新锐国际一直专注于ECM领域，通过七年的创新和积累，在产品、技术、平台等方面均居于国际领先水平，并拥有丰富的成功案例，针对中国众多的快速成长企业所面临的管理问题，推出了随需即用的协同管理产品和行业解决方案。

据悉， Smart Box新锐管理宝箱是新一代协同执行管理软件。基于PDCA(Plan-Do-Check-Act)管理思想，以建立企业基本行为规范、PDCA执行管理框架、业务关键执行管理能力提升为目标，结合领先的协同和内容管理技术，提升企业的执行管理能力和向知识型组织的转变，助力中小型企业快速成长。Smart Box新锐管理宝箱在2006年被评为100家最具创新的科研成果，2007年被评为优秀中小企业信息化产品。

同时，新锐管理宝箱采用模块化的方式，能提供了协同锦囊、销售管理锦囊、产品管理锦囊、项目管理锦囊和ISO锦囊、服务管理锦囊六大组件，基于新锐国际业内领先的Portal Age平台，全部基于J2EE开发，产品稳定高效，安全可靠，易于拓展和维护。通过综合考虑，最终，上海市化工行业协会决定采用新锐管理宝箱协同管理解决方案为其打造全新信息沟通平台。

解决方案

针对上海市化工行业协会的具体需求，新锐国际为其定制了一套全面解决方案，整个方案采由两部分组成，一个是新锐宝箱基础模块，一个是带客户端的运营文档管理。其主要具有以下特色和功能。

总分结构的部署方式。系统装在协会的同时，在每个会员单位联系人电脑上安装客户端，从而实现把信息直接推到会员电脑桌面。在讯息通知界面，协会可发送讯息通知、查看和查询自己收到和已发送的讯息通知、发送电子邮件，全面的回复、转发、新增至待办事项、归档等功能，让讯息通知也会出现在会员的首页上，随时掌握协会发布的最新讯息通知。
科学的分类管理。在信息发出后，如何管理数百上千的信息回复，是一个复杂的问题。而通过回览表功发出的信息，可看到对方的回复，已读未回复、未读未回复，并进行分类处理。让繁琐的事务一目了然，不会造成遗漏等情况。
个性化的可读设置。不仅让协会的信息发布和管理更轻松，而且让会员企业也从繁琐的重复劳动中解决出来。因为公告的发布直接按照会员分类进行可读设置，相关公告只会让需要它的会员读到。不会让会员所需要的信息淹没在无关信息中，而错过重要的内容，痛失重要的商业机会、错过重要的会议。可谓是协会省心，会员放心。
运营文档的文件资料电子化，让会员查找更容易。对政府政策、行业标准、技术文件等有效管理。

另外，根据项目的具体特点，比如会员企业信息化良莠不齐；委托IT公司建设了网站，沟通只用电话与传真的情况等问题；加上会员数量众多；协会会员间信息化层次不同等现状。新锐国际采用了更稳妥的实施方式，通过分批培训、实施，效果显著。

收益回报

谈及新锐管理宝箱协同管理解决方案所带来的效果，上海化工协会相关领导表示：“新协同管理平台建成后，可带动了上海化工行业1500家企事业单位的信息沟通，并以化工协会为核心，服务会员，促进行业发展，充当政府和企业之间沟通的纽带作用得以加强，使上海化工协会在行业协会的职能转变中，走在同行的前沿。”

具体而言，这些收益和回报包括：

协会沟通效率的提升。沟通平台的推送功能，分类功能，让复杂的沟通更为直接和畅通，同时也有条不紊，让协会工作人员从繁琐、重复和低效的传统沟通模式中解脱出来，实现轻松沟通，提升效率，解放生产力。
沟通能力的升级。基于全新的沟通模式，协会可以服务更多的会员企业，而不会捉襟见肘，出现沟通瓶颈，从而发挥更大的作用，具有更广阔的发展空间。
服务能力的提升。协会的很多工作，包括市场行情、研究报告，以及交流、研讨会等，本身就是一种沟通。而基于新的沟通平台，效率大大提升。同时，按照会员分类进行可读设置，文件资料电子化等，则让服务更到位，更人性化。在促进会员企业效率提升的同时，也标志着协会服务水平和效率的大幅提升。

通过新锐管理宝箱协同管理解决方案，上海市化工协会实现了快速有效的信息发布调查、快速的信息反馈、分类、存档。建立了政府——协会——会员畅通的沟通和协调常规机制，以及市场——协会——会员的快速沟通通道。从而让上海市化工协会在新的历史时期，成功实现自身建设的升级，增强了协会服务企业，规范行业，发展产业的能力和效率！

责编：张赛静