非确定条件下的有效信息流与信息需求(杨烈飙)

在非确定状态的竞争条件下，公司需要越来越多的信息以转移或降低经营决策风险，由此对信息的需求已经成几何级数般增长，各种信息系统、知识系统、智能系统穷出不穷，但根本的问题是这些信息究竟在何种程度上真正降低了不确定因素，真正支持组织战略目标的实现。另外一个问题，是不是过多的信息甚至根本无用的信息也蜂拥而来，从而增加的对决策的干扰。本文着重讨论基于公司战略的决策信息流的信息需求以及减少避免冗余或浪费公司资源。

一、 有效信息流（effective information flow）

有效信息流即指对与决策与运营直接相关的信息流动。在许多公司，尤其组织架构复杂的大公司，各种信息流错综复杂、纵横交错。如何组织、获取、传递、分析这些信息并最终形成各种决策基础从而支持公司战略目标将变得至关重要。有效信息可以分为程序性信息和例外信息。程序性信息（procedure information）即公司日常运营信息，包括公司各核心流程的计划、实施、运营、统计、分析等。例外信息（exceptional information）是指关于项目决策及单独事项的决策，这些决策的信息依赖程序性信息，但更依赖和特定项目相关的信息，这类信息包括投资、新产品等项目性决策信息。公司应当加强有效信息流的通畅、敏捷、决策相关性，减少避免无效的信息产生和流动，从而加速决策的速度提高决策的质量

二、 信息需求框架

信息需求必须建立在公司的战略目标上，程序性信息和例外信息必须为实现公司战略目标服务，任何和决策无关的信息必须排除在系统之外。信息需求框架的建立可以减少信息的冗余，提高决策质量、节约公司资源、加快敏捷速度，从而不断培育加强公司的整体竞争优势，实现组织目标。信息需求框架可以用下图简单描述：

三、 建立敏捷有效的信息流

建立敏捷有效的信息流应当建立与核心流程一致的工作流，同时公司的信息流应当与核心流程协同一致。组织往往因为部门的割裂或其他的利益冲突造成信息的阻塞和偏离。比如，不同部门的绩效指数的评估之间比较容易产生信息流的栓塞和冗余。建立有效的信息流公司应当满足：

1、 设计明确的信息需求和流程

信息的需求是信息流的源头，信息需求的有效性是信息流的观念，防止无理、无关的信息需求可以减少噪音信息的产生和传播。因此信息的需求需要从整个公司的层面进行设计安排。

2、 清晰的工作流和作业流程

清晰的工作流和作业流程可以将信息需求转化为输入输出，从而在组织内有效、快捷、通畅地流动。一个现实的例子是某国际知名公司的财务部门会在不同的时间提交五份对于不同的上级的报告，而他们会发现五个不同版本的实事。而底层的编制人员根本了解采集信息的源头和报告最终的流向。

3、 灵活、柔性的信息系统

信息流应当基于灵活柔性的信息系统，同时系统必须适应日益复杂的信息要求的扩展性。

4、 适应公司战略的组织架构

不同部门之间的信息需求和信息不对称层峦叠嶂，严重制约公司的灵活性和决策质量。有效的信息流需依赖清晰的组织基础，组织的成长和竞争力的提升同样依靠为战略服务的有效信息流。

四、 结论

实施有效信息流管理不但可以减少决策风险，提高信息的集成度和精确度而且提高公司的敏捷度和决策质量，因而在信息技术比较成熟的今天，公司应当充分利用IT技术构建基于信息平台的信息流管理，降低不确定因素，增强核心竞争能力和敏捷反应速度。

本文由作者向AMT提供

杨烈飙 专栏

微信扫一扫实时了解行业动态

微信扫一扫分享本文给好友