OA系统特点与发展探讨（陈倩慈）

本人在过去的两年内同时参与了某大型企业ERP系统和OA系统的实施，在这两年的实施过程中，同时看到了ERP系统对业务支撑方面的优势，也看到了OA系统在工作流上的独特地位。在这两种产品同时在为企业信息化建设服务的时候，必然涉及到两者之间的应用整合问题、技术集成问题。

结合自身在实施过程中的体会以及对这两种产品的理解，总结出OA系统的一些特点，以及结合ERP产品的应用提出了一些OA系统在企业应用中的发展契机和扩展应用方向，希望能与各位分享、交流与探讨：

1、  OA系统的特点

OA系统在企业应用和发展定位上主要以“办公自动化”为核心，包括了公文审批、办公管理功能。其特点是以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索，实现符合企业行政要求的审批结构体系，达到“审批自动化”的目的，从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费，提高审批的工作效率。包括以下特点：

第一， 以强大的审批工作流为核心。

从OA系统的技术开发平台发展过程来看，主要是运用了流转技术，实现对文件实体在网络上的传递，并通过定义接收者的先后顺序，实现审批流转路径的定制功能。结合企业在行政组织架构上的要求，在流程定制中融入组织结构、人员、组别、角色、岗位等特征，实现灵活强大的定制结构体系，以满足企业在公文审批方面的要求。

第二， 专注于办公事务处理，与业务结合性不强。

由于OA系统发展起步较早，因此在其定位上专注在企业办公综合事务处理，如文件管理、车辆管理、办公用品管理、会议管理、档案管理等。ERP产品强调的是先进的管理思想，为企业提供强大的业务解决方案的能力，与企业的业务管理结合性非常强，这也是ERP产品核心理念和价值所在。因此相比之下，OA产品所体现出来的价值表现就并不在于“业务解决能力”上，而是对企业办公事务的处理，与业务的结合性不强。

第三， 实施范围较为广泛，要控制得当。

随着企业信息化建设的发展，信息系统实现业务管理方面的能力要求越来越受到重视，不少企业在实施OA系统的同时提出了很多具有企业业务特色的功能要求。而这些功能要求往往已经超越了传统的OA系统所能解决的范畴，造成了对OA系统在实施范围控制上的一个“模糊边界”。因此，如果不控制好这个范围的界定，极大可能造成项目的风险和失控。在对这个范围的控制上，总结出以下几点考虑的因素供参考：

• 投入的成本效益比：只有那些对企业真正起到效益的功能我们才值得投入成本去实现，否则只会带来时间和成本的浪费，而获益不大。
• 用户使用范围：在考虑到一个功能是否值得开发的时候，其中也要考虑到用户群对象，如果只是个别用户在使用的功能，而这些业务又非关键业务的话，我们可以考虑先不列在此范围内。
• 使用的频度：对于一个使用频度很低的功能要求，尽管可以实现，但是考虑到最终的使用只是一年几次或者一年一次的，我们也没有必要纳在实施范围内。
• 是否可以利用其他现有的软件或者系统解决：部分用户的功能其实可以利用一些现有的软件和系统的功能就能解决的，这样也没必要重新开发一个新的功能。

通过上述几个因素的统一考虑，确定出一个合适的“度”，围绕着这个“适度”一步一步实现，才能合理控制成本和发挥OA系统的最大效益。

第四， 二次开发量较大

由于上述第三点的特点，必然会出现对原有OA产品的二次开发要求，开发量需要根据提出的功能要求复杂程度而定。这个过程中也会牵涉到对所选择的OA产品技术架构上的问题，如果这个核心架构不能满足企业业务上的灵活要求，那么就意味着全新开发的可能性。

2、 OA系统在企业应用中的新契机

不管是OA产品还是ERP产品，都将成为企业可利用的一个信息资源，是以解决企业各种应用为目标的。因此，基于企业对信息资源的整合利用要求出发，也结合各种信息产品各自的特点和优势分析，对OA系统的应用也提出了不少新要求，这都将成为OA系统在企业应用中的契机，提出以下几点：

第一， 利用工作流特点，可以弥补业务系统在业务流转方面的缺陷。

ERP产品在工作流方面实现的是一种符合业务管理规则的“业务逻辑流”，而非企业行政上的审批工作流。而ERP产品得以在企业中合理运用，也始终摆脱不了企业在这种层级审批结构上的要求和束缚，因此在这种客观条件下，OA系统正好是弥补ERP系统在这方面上的“缺陷”，可以灵活定制出符合中国企业特色的审批结构体系，从而满足企业的要求，确立了OA系统在企业工作流审批中的核心地位和优势，这也巩固了OA系统在企业信息化建设中的地位。

第二， 由传统的行政公文审批向“业务流转平台”转移，强调的是业务流程而非行政审批流程；

随着企业业务的发展，管理体制的改革，层级结构的简化，不少企业对自身的审批结构要求进行反思，提出了“业务流程改造”的要求。这种变革除了给ERP产品的应用带来更深层次发展的同时，也对OA系统实现的“流转”特点带来了机遇。“如何结合企业业务流程的变革，利用OA系统灵活的审批技术优势， 实现OA系统向业务流转平台发展”将成为企业深化OA系统应用中值得思考的一个问题。

第三， OA系统成为大量原始业务数据的可靠来源。

基于企业对OA系统流转技术的应用，势必造成大量的业务数据（实体）在OA系统中的产生。OA系统将成为各种业务系统一个可靠数据来源。

第四， 企业信息高度共享和一致性的要求，提出OA系统与其他业务系统集成的需求。

企业信息化建设的一个指导原则和目标就是要实现业务数据的高度共享和数据一致性、准确性。因此在企业各种应用系统之间，包括了OA与ERP之间，信息整合和集成的要求已经在不少企业应用案例中出现。这种现象的出现给不少OA产品的厂商提出了严峻的考验。“如何改造系统技术架构体系，提供灵活的集成开发工具和技术，满足企业在应用集成方面的要求”成为OA系统突破原有的功能圈子，开拓另一新领域的机遇。

3、 OA系统扩展应用

综合上述对OA系统的特点和机遇分析，提出了对OA系统未来在企业应用中的定位、作用和扩展分析，与大家探讨：
定位：作为企业业务流转的核心平台，从业务数据的来源开始，有效控制业务流向，并通过成熟的集成技术，为其他业务管理系统提供可靠的业务数据，成为企业内部信息系统的强大基石。

主要作用：

• 以强大工作流技术为核心，为企业提供业务流转核心平台，充分发挥工作流的优势。
• 通过为各业务流转提供支持，为各业务系统提供可靠的数据源。
• 为企业信息系统的集成提供技术支持和平台。

扩展应用：

• 融入企业信息门户、知识管理、电子商务的理念和技术，拓展OA系统的理念和应用水平。
• 结合不同行业对文档应用的特点和要求，强化OA系统在文档管理方面的功能，成为一个综合性的文档管理和专业档案管理系统。
• 整合OA与企业应用系统集成的案例，开拓OA与企业应用集成的解决能力，甚至解决方案。

本文由作者向AMT提供

陈倩慈 专栏

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