落实OA流程(AMT 王玉荣)

企业要运作一个高效的办公自动化系统，就必须对OA流程进行全面梳理，建立一个动态、规范、平滑高效的流程体系，实现企业的规范化和高效运作。

在实施OA系统时，很多企业常犯的一个错误是，把企业现有未经梳理和优化的流程，直接照搬到办公自动化系统里。实施OA不是直接模拟手工操作流程。未经梳理和优化的流程，在新系统里运作相当于新瓶装老酒，可操作性不强。企业的OA流程只有经过企业内部各个部门的充分沟通和推进，才能形成整个企业所遵循的规范，才具有在OA系统上的现实操作意义。

如何优化、改进原来的OA流程？

必须要掌握适当的优化、改进流程的方法，尤其要注意多种方法、适当选择、配套改革和配套检查并用。我谈三点建议：

第一，多种方法，适当选择。流程的问题常来自两个方面，一个来自顾客期望，一个来自于内部人员满意度。这两个方面所形成的问题，需要从下列步骤进行分析，并加以解决：流程的目的是什么，是否需要这个流程；流程的客户是谁，怎样才算满足了客户的要求；流程的成功标准是什么，怎样更好地达到这些标准；流程有哪些阶段，是否可以简化；流程的风险是什么，如何控制这些风险；流程经过的部门有那些，怎样才能更好地提高效率；如何有效运用新的科技工具来增加新流程的效率。

流程改进和优化的方法很多，如流程优化的72种技术（如头脑风暴法、关键成功因子法等），ES EIA方法（即流程的清除、简化、建立、整合、自动化的整个工作过程）等，关键是要选择适合企业自身实际情况的方法。有时，流程梳理和优化往往带有企业自身的特色， 在实际中比较常用的方法是标竿比较法和流程分析法。标竿比较法，就是利用标竿（同行业或相关行业优秀企业的流程）进行比较；流程分析法，就是针对流程进行分析进而提出改进和优化的建议。实际应用过程中，这两种方法经常结合使用。

第二，注意开展与流程有关的配套改革。流程的梳理、改进和优化是一项非常复杂的系统工程。许多流程的改动，都会引起与企业管理有关的其他方面的重新审视，企业必须在组织架构、人力资源、企业策略等方面，进行相关的改动以配合流程的变化。一般变革管理需要八个步骤，来保证流程管理转变的完成，其内容大体如下：树立变革的紧迫感、建立变革的指导团队、明确变革的愿景、对愿景进行充分沟通、变革的充分授权、明确变革的短期成效、抓住变革的关键时机不放松、有效巩固变革的成果。

第三，注意流程的配套检查。企业在发展，流程也不断变化和发展，流程的改进和优化是一个持续的过程，因此需要一系列的配套检查措施，以保证流程持续有效的改进和优化。为了保证从原有的流程顺利过渡到改进后的流程，企业内部还要建立健全的流程管理体系；同时，还要开展相关的流程管理培训和有效的激励措施，在整个企业内部形成流程文化。

针对中国长江航运集团（简称中国长航）集团的OA流程管理优化、改进方面，我的建议是点面结合、分布实施、持续改进。具体内容如下：

第一，点面结合，全面推进。“点”即开展流程的改进和优化工作，“面”即建立健全的流程管理体系，其包括四个方面内容：流程责任矩阵；流程管理方法；流程管理制度；流程管理部门组织架构（如图1）。

第二，分步实施，适当激励。办公自动化流程的运作要分步分批上线，且采用适当的激励措施，切不可贪多、一蹴而就。可先选择几个最常用的办公流程如：收文发文、出差出勤、会议管理作为试点来推行，对用得好的部门和个人进行奖励，等大家都形成习惯后，再考虑推广第2批流程。

第三，持续改进，形成文化。要清醒地认识到流程管理是一条长路，流程的改进和优化是一个持续的过程。此外还要注意开展相关的流程管理培

训，在整个企业内部形成一种流程文化，从而帮助实现整个长航集团流程管理的良性循环和螺旋上升。

《中国计算机用户》特约撰稿

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