协同商务：知识管理的利器（by AMT 孟凡强 王玉荣 孔祥云）

当前，越来越多的企业认识到，新经济时代的企业管理需要日益重视信息、知识的及时传送和企业内外部的直接交流，研究知识管理、充分利用知识创造经济效益是企业进一步发展的关键，并且有越来越多的组织把提升知识管理的水平安排到议事日程上来。

一、知识管理面临的挑战：

在从事知识管理活动的时候，我们会碰到很多的天花板，使得我们在知识管理的道路上走不远。

总结起来，在知识管理的系统支撑方面，有如下一些问题：

1.“信息的膨胀”。大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12－18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。

2.“信息的孤岛”。随着企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，只有少数有特许访问权的用户能看到这些数据。

3.“信息的非结构化”。对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些“死角”里会隐藏了非常重要的信息资源。

4.“信息的非个性化”。董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，而他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种“个性化”体现在各个方面，如：内容（一般的知晓/情报）、频率（例外/定期/持续）、结构（同类文件/各种来源的文件）、安全（加密/公开）、存取（个人/团队/公司）、集成（内部/集成/外部）等等。而现在的企业信息化系统往往是“千人一面”，只实现了“如果你肯找，最终反正能找到”的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。

另外，还存在着管理方面的问题，阻碍着知识管理活动的顺利进行，如员工创新和激励问题、知识管理与企业日常业务运作的结合问题、培训太少的问题等。

二、协同商务平台如何支撑知识管理

基于上面的分析，我们可以看出，当前的知识管理活动迫切需要一种为企业提供组织、搜索和获取真正有价值的信息与知识的解决方法，需要利用一个单独的界面来为客户、供应商、雇员和合作伙伴提供全面的企业信息和应用，这个解决方法需要回答以下问题：

1.组织的不同的部门和众多的雇员拥有大量的数据和信息，如何知道它们的不同特点并将合适的信息提供给最需要的人？

2.大多组织有很多复杂的申请和工作流程，怎样让员工不再把时间和精力花费在并不创造价值的成本中心？

3.面对形形色色的知识资源，怎样使得员工有效寻找和利用这些资源？?

4.企业雇员之间、与合作伙伴和顾客之间都需要多种形式的信息交流，怎样把企业的客户和合作伙伴集成到企业的网络资源中来？如何以最简单的方式向内部和外部提供信息？

基于这样的需求，“协同商务平台”这样的解决方案应运而生。一般认为，协同商务平台是将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的信息平台。它具有如下的特点：

1.通过协同商务平台，将企业现有的数据和应用无缝地集成到一起，根据每一个人的要求来设置和提供数据和应用，定制出个性化的应用门户。内部员工可以通过平台分享信息，而客户、供货商及合作伙伴也可以通过这个平台达到信息共享的目的。

2.通过网络和安全机制，使用户在任何时间和地点都可以访问企业的信息和应用。通过将内部和外部各种相对分散、独立的信息组成一个统一的整体，使用户能够从统一的渠道访问其所需的信息，从而达到优?笠翟俗骱吞岣呱Φ哪康摹?

3.EIP支持几乎各种结构化和非结构化的数据，能识别多种关系型和OLAP数据库，并可以搜索和处理各种格式的文档。可以提供的安全机制包括认证、角色分配、用户和组的特权、用户操作监督，与专门的B2B安全服务器建立安全通道等。

4.协同商务平台站在比“系统集成”、“应用集成”更高的“信息集成”的层次上，对企业的信息系统建设提供了指导思想。它能适应企业新的人员和部门的调整的变化，满足企业业务调整和扩展的要求，解决企业与IT部门短时间内无法解决的技术需求问题。

可以看出，协同商务平台已经超出了传统的管理信息系统的内涵，也越过了普通意义的网站，成为企业管理信息系统与电子商务两大应用的结合点。它是电子商务的一种综合实现模式，同时又是一个基于Web的应用系统。通过与企业其它信息系统的集成，它使企业能够释放存储在内部和外部的各种信息，使企业员工、客户、供应商和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需要的个性化信息。

企业对知识、增长和扩散速度的需求是产生协同商务平台的主要动力，而其应用将推动信息技术革命进入一个全新的阶段。这样的一个发展是与企业对数据、信息、知识、情报的需求的升级相适应的，协同商务平台为企业积累知识、凝结智慧提供了强有力的平台。

三、AMT协同商务平台简介

AMT是一家管理咨询公司，致力于将管理理论和信息技术相结合，提升企业管理水平。AMT协同办公平台的建立，走的是采用商品化软件进行实施的道路，用的商品化软件是荷兰Exact公司的e-Synergy，由AMT专家团队主导建设。

这个平台采用B/S结构，只要通过浏览器上网就可以使用该系统，不需要安装客户端。该系统具有十个方面的功能。值得注意的是，这些方面的功能都是集成在一起的，通过超链接的形式，可方便地在不同的业务和知识领域内切换，查找和共享信息。

1.分类的文档管理。基于本系统的建设思想，“包容公司内的所有文档，最大限度地促进文档、信息和知识的共享”，本系统包含公司内所有有共享必要的文档。文档的分类目录如下图所示。

2.BBS和讨论组。设有公司管理、生活、业务技能方面的讨论组，可以方便地进行各种话题的讨论。

3.工作流管理。包含公司的所有业务流程，如采购申请、出差借款、报销、请假等等。根据业务发展和公司管理的要求，可以方便地添加和设计新流程。

4.自动的网站管理。可以方便地进行新闻发布，不必再用手工编写网页。

5.人力资源管理。可以方便地更新员工档案。这样，虽然很多员工虽然未曾谋面，也可以查看对方的详细情况、照片。

6.员工时间安排、项目时间安排。每个人可安排自己的日程，领导可以给下属指派工作。进行项目管理，安排每天的工作、?璧淖试础?

7.财务管理。通过组织结构图的形式，可以方便地察看各部门和下属机构的各种财务指标信息，如利润、成本等。由于与后台ERP的集成，可以对各种财务信息进行追溯。

8.物流管理。可以进行网上B2B和B2C业务、固定资产管理。

9.客户和联系人管理、项目管理。记录客户、联系人、项目信息，进行项目管理。

10.各种报表工具。对于上面功能的某一方面，都有各种报表。

这样，实现了用一个平台来进行知识管理、人力资源管理、财务管理、工作流管理、客户管理、项目管理等，它构建了一个数字化的AMT，通过自助化服务、自动的管理流水线、充分的知识共享、统一的管理平台，使得每个员工、合作伙伴、客户无论在何时何地，都可以通过协同工作平台没有距离地联系在一起，真正地实现充分协同的工作。

1.注意系统与员工日常工作的结合，真正为员工所需要。只有与员工的日常工作密切相关，支持业务的处理工作，将知识管理融合到员工必做的工作和业务中去，为员工所必需，而不是一件可有可无的东西。

2.在选择系统软件的时候，要注意系统使用的方便性、简单化。这样的系统可以减少用户培训的时间，减少用户学习新的系统所付出的劳动。

3.要有明确的群体对知识管理工作负起明确的责任。他们建立面向知识的技术基础，收集知识并为知识分类，并监督知识的利用。

4.要有明确的制度、激励机制，来鼓励员工的知识创新、知识共享、知识交流。

5.将客户、合作伙伴融合到内部的业务运作、知识管理中来。他们可进入公司的协同商务平台，查阅有用的信息，提出要求。

作者联系方式：孟凡强 fred.meng@AMTeam.org，
王玉荣 luna.wang@AMTeam.org，
孔祥云 shian.kong@AMTeam.org。