高校财务管理及其信息化建设经验谈

——专访上海大学总经济师张平伟教授

纵上所述，如果要完成社会和政府对大学的要求，解决大学存在的管理缺陷，有效地使用好财政资金，回答各方面对大学绩效问题的质疑，现代的大学需要象现代企业一样，重造自己的管理理念和管理方法，以系统化的管理思想，在信息技术基础上，为学校决策层提供决策运行手段的管理平台。建立大学自己的资源计划管理系统。今天中国的许多大学年总收入都在亿元之上，具有一定的规模，完全有必要和需要这样做。

我们知道，上海大学从2005年开始实施部署ERP系统，上海大学是如何借助先进的信息化工具贯彻实施资源计划管理系统的呢？

张平伟教授：

上海大学近年来引进世界著名的ERP系统，从2006年开始逐步在该系统平台上实施、搭建大学资源计划管理系统，到目前为止已经实施的或部分实施的有财务管理、人力资源管理、能源管理、MBA管理，正在实施的有不动产管理、科研项目管理、审计管理、教务管理，准备开始的有学生管理，此外工作门户网站和决策支持分析系统也在随着各部分的进展在实施过程中。上海大学希望通过以上的工作，在实现全面管理信息化的基础上实现对大学资源进行计划、合理和优化的配置，通过以上各部分的综合运用，提升管理信息化的水平和工作效率，辅助校领导进行决策支持，同时评估自身的办学绩效。

由于社会分工不同，大学的资源计划管理系统应该有公共事业部门的鲜明特色并反映其自身的活动规律，我们在构建大学资源计划管理系统时充分考虑到了这一点。举几个例子说明如下：

例如在财务模块中充分考虑了大学的预算管理。大学财务管理的核心部分是预算，因此在财务模块的实施过程中体现大学的全面预算管理、预算分级管理、项目化管理、预算的控制以及预算与核算一体化管理，将预算的申请、分配、执行、控制、监督、分析全过程完全置于系统的控制之下。使预算配置合理、针对性强、控制严密。同时为了准确反映大学的办学成本，在核算中建立了成本中心概念。并在继续研究如何同时并行“收付实现制”和“权责发生制”两种记帐规则，希望能够实现多角度反映大学财务活动的目的，反映大学的的办学成本和绩效。这样的财务管理大大提升了以前所谓“会计电算化”的水平。

例如人是大学最重要的资源，也是大学开销最大的部分。合理的使用人对于大学来说是及其重要的，目前大学在引进人、用人问题上大都是经验主义和带有主观色彩的。而且还是被动和滞后的，往往是发现人不够了了再去引进。没有预测也不知道明年有多少教师要退休了。因此通过人力资源模块的实施我们希望能够实现以下目标：

根据学校各类学生的数量和课程的要求来合理配置教师数量，并且能够使这种配置是主动性的，带有预测和指导意义的，减少目前在用人问题的被动和盲目性。

实现对教师的全面考核。希望将教师上课、带教研究生、做科研项目和发表论文都折算、量化为统一的“教分”，通过计算每个学年每个教师的教分多少来评估教师的工作量，寻找教师工作量的合理性，准确分析每个教师的特点，做到合理地使用教师。

例如近年来全国各地纷纷建设新校区，一方面是扩大在校生的规模所致，另一方面存在着决策的盲目性。不考虑办学规模、财力等因素，使有些大学背上沉重的债务，以至影响到大学的发展和生存。这里有典型的资源计划管理问题。同时在大学内部房子问题通常是大学的热点问题，通常的表现是房子总是不够用。因此我们在房产管理模块中希望建立模型来探索将办学规模和土地、房屋的使用联系起来，找到大学各类房屋诸如教室、实验室、图书馆、宿舍、食堂等配置的合理性。同时寻找对于不同学科各类房屋面积的合理配置，杜绝在房屋建造、使用问题上的盲目性。

张老师，大学财务管理信息化建设是个系统工程，您在这方面有哪些经验给我们分享一下呢？

张平伟教授：

从甲方的角度来看，在项目管理当中要想做好一个项目，甲方需要具备两个素质：一，业务了解程度；二，对信息化的了解，信息化究竟是什么东西，怎么样来帮助你解决问题，而不是增加累赘。

乙方是怎么样的来指导工作呢？我觉得我们国内的ERP实施顾问存在几个普遍的问题：一，不专业，专业的人不多；二，浮躁，不仔细，不是很认真地做这个事情，要挑选到没有这两个毛病的人很难；还有一点，他对甲方的业务不了解，犯了一个错误，就是听甲方的，甲方怎么说就怎么做。一个好的乙方项目经理不仅仅是业界的翘楚，同时要懂得对方业务的人，这样才是完整的经理人。

搞大项目应该是“一把手工程”，如果仅仅站在部门来讲的话最好不要搞资源计划管理的东西。

做这样工作的人应该有牺牲精神，有热情、激情、有耐心和智慧，是一个完美主义者，才能把事情做好。

不是把一个项目模块上线就完成了，而是要进行知识的过程沉淀和能力的不断提升。

一个好的项目，应用一定是简单的，但其背后支撑的系统一定是不简单的。也就是说简单的背后一定不简单。

做信息化项目需要贯彻把自己工作让别人去做的方法，比如上海大学的绩效考核系统中，是发动所有教职员工自己在网络上填制自我评估的相关信息，大大降低了人事部门对基础信息录入的工作量；在上大迎新系统中，每个学生自己将自己的数字照片上传到指定的地方，大大减少了学校每年为新生的照相办证工作量；在上大的财务报销系统中，要求各报销人自己将要报销的信息在网络上填制到系统中，出纳及审核人员只需要审核信息就够了，提高了准确性和执行效率。这些都很好贯彻了协同管理的理念。

很多项目失败都是让先进去模仿落后。这是要值得警惕的现象。

另外，关于项目建设价格，一个好的甲方经理要跟人家谈合适的价格，而不是把价格谈到最低，你降到最低，最后多半导致项目质量不行，一定会产生问题。

张老师，从您对高校财务管理信息化的建设实践来看，一个大学财务管理信息化建设需要具备哪些条件？具体建设时可能会面临哪些困难呢？

张平伟教授：

建立一个大学财务管理信息系统，需要有以下各方面的条件：

需要创新大学的管理理念。即确立在社会主义市场经济及公共财政制度背景下现代大学的管理思想。应当充分认识到建立大学财务管理系统对于大学的建设发展的重要性。

需要有大学主要领导者的指挥和强力推动。财务管理系统是大学管理领域里信息高度集成、共享和互动的管理平台，牵涉大学的各项管理，需要各部门大量的协调、配合工作，没有主要领导者的指挥和强力推动是不可能成功的。

需要进行全面的规划。现在大学多少都有一些部门级的信息系统在处理各自的业务活动，但这些系统大都处于“信息孤岛”水平，能在几个部门之间协同发挥作用的系统不多。而大学财务管理系统的建立会涉及大学管理的方方面面，会取代或整合原有的系统。所以一个适合大学管理要求的全面的规划对于系统建设的成败有十分重要的作用。

存在的困难方面：

首先是大学的体制，目前大学的体制对于建立财务全面管理系统，特别是上升到资源计划管理系统的建设，不是非常有利，尽管大学已经感觉到来自社会、政府的压力，尽管大学的领导者有改进管理现状的感觉和要求，但建立资源计划管理系统的复杂性、艰巨性仍会使大学的管理者望而却步。

缺少能够规划、设计并领导实施建立大学资源计划管理系统的人才。目前许多大学的信息化工作通常是由大学信息办主任负责的，大学信息办主任通常在校园信息化的建设工作中发挥了重要作用，但建设大学资源计划管理系统则需要在对大学的管理和对信息技术的两方面都有一定了解的人才，让人感叹的是几十年来大学为社会各行业培养了无数的管理人才，却很少有培养大学管理的专门人才。

“千淘万漉虽辛苦，吹尽黄沙始到金”。 相信大学资源计划管理系统的建立和实施一定会提高大学的管理水平，使大学的建设和发展走上健康的轨道，使大学的绩效得到社会的认可。

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