欧尚ERP建设注重库存 女CIO财务、IT一把抓

    导读：

    众所周知，欧尚集团是目前全球最大的零售商之一，创立于1961年，在过去的45年中，它已经成为跨越11个国家的大型零售企业，光在北京一地，就坐落着几个连锁超市。

    每逢过节前，中国人总是习惯大包小包从超市拎回一些年货。看着琳琅满目的商品，充足不断的货源，您可曾想到这背后会有众多的采购公司在为我们做支持，强大的IT系统作保障，欧尚国际贸易公司就不例外。

    今天咱们就讲讲商品背后的故事。

    女CIO开展ERP建设如何入手

    欧尚国际贸易公司是欧尚集团下负责采购的分公司，在亚洲拥有上海，广州，香港，曼谷和新德里5个采购中心，为全球的超市及其他零售终端进行低成本货物的采购，其中上海中心专门为欧洲13个国家、100家门店采购百货、家电、纺织品、食品等多类产品，采购额达到700W美金，每天的采购订单有几千张，综合量订单多达1.2万到1.5万每年，可谓是贸易之多，管理任务之繁重。

    Bonnie，一位干练的女士，从2004年到2009年底一直在上海担任采购中心的财务经理，主要处理采购过程中单据、发票的管理。

    财务出身的她开始并没有接触IT，但是随着公司业务的增多，公司购买了新系统来保证业务的正常运营，所以在财务数据管理方面，Bonnie需要切换系统，并随之提出需求，改进系统，做项目实施。从此她便开始和IT打上交道，坐上了IT部门的头把交椅，用她的话说就是IT、财务一把抓。

    业务的发展需要强大的IT系统做后盾，这是一个普遍规律。在公司信息系统建设初期，欧尚便一一上马了订单系统、物流系统、财务系统和一些其他自主开发的小工具。随着业务的不断发展，系统中产品种类达到二三十万个，每个产品属性的设置越来越细致;加之在进行贸易时的货物发运，目的港验收和物流等环节变得更加复杂，各系统间的数据交换逐渐增多，公司考虑到：公司需要一套完全集成而整合的管理解决方案才能满足业务的需求，改善现有系统，实施新的解决方案刻不容缓。于是Bonnie带领着自己的团队开始做筹备。

    “通常是这样，业务部门先提出自己的需求，介绍业务规模有多大，发展规划是什么，二次开发报表需求是怎样”，Bonnie讲述着自己做IT项目的方法，“根据这些，我们会分析购买的软件定位在一个怎样的水平上，在这个范围内进行竞标。通常我们会过多考虑在二次开发方面，因为根据我们的业务需求，会有一些小项目需要满足，二次开发情况较多;其次是产品的文化因素，因为欧尚毕竟是一个法国公司，同时还有报表系统兼容等问题。”

    贸易公司建设IT系统应重点考虑库存

    通过严格的测试和综合考量，欧尚最终选择了Sage ERP X3解决方案，采用了采购、销售、库存、应收应付、总帐等模块。她说，之所以选择Sage，主要是考虑了几项因素：

    首先，公司的销售订单通过接口从欧尚国际采购系统传入到 X3系统中，当它接收到销售订单的信息后，会自动生成供应商采购订单;此外采购收货数据也是通过接口传入进系统的，当它接收到该批次的采购收货记录后，会自动触发销售发货功能进行发货，这就解决了销售订单与采购订单以及收货等管理的完全自动化。

    其次，在X3系统中做销售发票后，可直接导出开票的EDI文件传给国外客户。

    第三，Sage为欧尚在ERP平台上开发的银行自动付款功能使公司获益良多。系统可以定期产生银行付款建议。经过审批后，将银行付款文件导入到银行系统中触发付款指令，银行付款完毕后传回付款的信息给X3，在X3中完成记帐。她强调，特别是系统为多币种间的付款提供了强大的支持，如USD付EUR的，系统可以自动传回确认付款的汇率。

    最后是存货管理。贸易公司是尽量降低存货量的，在系统中有了收货后会直接发货。但部分订单是必须有存货。根据此要求，IT人员配置了系统可以按订单进行存货管理，同一个产品针对不同的订单，可以进库存或不进库存，这也体现了系统的灵活性。

    采访结束之前，Bonnie也总结了在做IT项目中的难点和重点，她认为贸易公司相对于其他类型的企业，在信息系统建设方面还是比较简单的，更多应该关注在库存管理方面，因为降低库存往往可以使贸易型企业节省成本，但它也必然存在很大的风险。“产品是有自然生命周期的，放时间久了，价值就会降低，存货的风险就会加大;同时美元采购，欧元上市给我们带来了外汇风险。对于项目经理来说，对业务流程的了解程度是至关重要的，业务逻辑要清晰。信息系统一定要适应业务的发展，同时要能满足内部控制，因为细节对系统的影响很大。”

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