基础数据整理之仓库盘点

ERP系统的成功实施靠的是三分技术，七分管理，十二分数据，数据在整个系统中所占的份量由此略见一斑。在所有的基础数据中，仓库的基础数据又是非常重要的，库存数据的准确性与否对企业生产计划的顺利执行、物料需求计划的编制有着直接的影响，一不小心，就可能因为库存数据不准，导致生产停工待料，仓库物料呆滞积压，采购重复催料等致命现象的发生。在ERP系统的运行过程中，如何保证单据录入及时、数据准确，是困扰企业管理者，特别是仓管员的一个难题。

通过库存盘点，加强对账物的抽查，是改善仓库基础数据质量的关键环节，但必须注意其中的技巧，如果操作的方法欠妥，它的效果将会事半功倍。通过盘点来改善仓库基础数据的质量虽然是一种有效的手段，但千万不能盲从，它是有一定前提的，就是仓储管理的基础要好，这主要反映在以下几个方面，首先，物料存放区域的划分必须十分清楚，如合格品区、退货区、待检区等，每类物料都应该有标准的库位，实现了按照库位摆放，这样可以避免因为找不到物料而产生的灰色地带，物料找不到，后患无穷，除了影响到生产外，还会引起重复催料和重复采购，导致呆滞物料的产生，长期下去，形成恶性循环，使仓管员的工作效率非常低下。其次是合理的物料编码体系的建立，使物料的描述状态清清楚楚，明明白白，如果没有这套标准的体系，几百种通用小五金件管理起来非常麻烦，登记管理很不规范，同一种零部件往往在公司的记录本上记录的名字都不一样，管理起来效率比较低下，常常是生产等着上线，各种零部件库存的数量经常无法准确掌握，其他的各种大件、通用件、类似件的管理也是很被动。另外，在建立物料编码体系时，一定要杜绝一物多码或者是一码多物情况的产生，否则在盘点的时候，是很难区分开来，即使能够区分开，也要花费大量的时间精力，严重影响到盘点的进程，最后就是仓储管理的基本规范要落实到日常行动上，如加强对仓管员现场账物情况的抽查，并以此作为绩效考核的依据，还有为了避免闲杂人员进入仓库，必须实行门禁管理，只允许物料员进出仓库，坚持单据的及时传递和处理，当日的单据当日必须处理完，发放的物料一次性出库原则，等等，这些都是维护好盘点胜利成果的必要条件。

根据现场库存数据质量的情况不同，盘点的方法也是有所区别的，如果库存的基础数据质量非常差，并且非常混乱，必须采取静态盘点的方式。如果是针对ERP系统的切换而进行的盘点，为了保证基础数据的准确性，也必须进行静态盘点，它的特点是停止一切动态数据的产生，截止期内，要求生产线停产，供应商停止送货，仓库停止一切收发业务。如果车间的物料不能全部退仓，车间现场的物料也在盘点的范围之内，因此，静态盘点是一项非常艰巨的任务，对正常生产的的影响是比较大的，所以一般都是一年盘点一次，时间安排在生产的淡季或者是年终的时候，因为参与的人员较多，还可能有其它部门相关人员参与，因此事前一定要计划好，包括盘点要用到的一些单据、表格和相关的工具等，并成立盘点小组，每个小组由一个仓管员担任组长，负责本组盘点的进度，以及处理在盘点过程中出现的一些问题。盘点完成后，盘点小组还需要核对盘点数量跟库存帐数量是否相符，若不符合，就需要调整库存数量，发现有疑问的地方，还需要进行核对、复盘，因此，整个调整的工作量会比较大，时间会比较长，但是为了使ERP系统尽快的上线并正常运行，还是要求能够在最短时间内完成核对和数量调整等工作。一般情况下，我们可以根据产品的类别等生成多张盘点单据，在盘点完成后，进行数量核对时，可以把盘点单据分发给各个部门的人员，每个人负责一份资料，进行核对与调整。盘点数量调整完毕后，还需要进行成本的调整。如某种材料在帐上的数量为10000套，其库存成本为100。盘点后的数量为9900套，少了100套。那么库存成本应该为多少呢？企业就要根据自己的处理规则，进行成本的调整。ERP系统可以根据预先设置好的参数进行自动的批处理并得出会计分录。虽然说是自动生成的，但还是需要我们去主动进行成本调整作业的相关审核工作。

除了静态盘点外，我们日常工作中用得最多的还是循环盘点或者是抽盘（又称为动态循环盘点），因为静态盘点对生产影响大，耗费周期长，为了不影响正常的生产运作，又能对库存的物料进行整理，最好的办法就是循环盘点。循环盘点就像分吃一块大蛋糕，若要一口吃完，可能有点累。但是，若把蛋糕切成一小块一小块地吃，今天吃一块，明天吃一块，那就不会累。它是把企业的库存产品按种类或随机分成几类，一次只盘点一类，如此循环下去。循环盘点虽不能减轻盘点工作量，但是，可以把盘点工作量进行分解。如，企业若要盘点整个仓库的库存，可能需要两天的时间，但是，利用循环盘点，则可把工作量变为四个半天，这样就可以把对企业正常生产经营的影响降至最少。循环盘点既可以按类进行循环，也可以让系统自动帮助分类，它不需要太多的人员参与，一般是仓管员自己负责所管辖的物料，利用空余时间来进行，对于发现的差异要及时调整。循环盘点的频率一般是一个季度一次，也可以根据企业的实际情况来安排，针对A类物料，要求一个月进行一次，B类物料两个月盘点一次，C类物料一个季度盘点一次。仓管员在盘点前，要准备好当天所盘点物料的清单，对这些物料进行锁定，控制好当天这些物料发生业务的单据，盘点过程中不要在系统中有这些物料的业务发生，等当天盘点结束后，晚上再补录这些单据，千万不能遗漏。另外一种盘点方法就是抽盘，所谓抽盘，就是指没有固定规律和时间限制来对仓库的物料或者是车间库存进行盘点，主要是针对ERP系统的异常数据进行核查，以及对仓管员的工作绩效进行考核等，它不是全盘，只是抽查一些物料的账物是否相符、库位是否相符和6S现场管理是否到位，在抽盘过程中，针对仓管员在管理中存在的问题要及时指出，并帮助其改正，这其中有一种情况是很容易忽略的，那就是ERP系统里帐存数量为零的物料，一般情况下，大家认为库存是没有的，但有时帐可能与实际不符，账上没有的，仓库里有实物，这就是我们经常讲的“帐没有进系统”，碰到这种情况，抽盘的依据非常重要，就是一定要以现场的实物为依据来抽查，将抽查的结果与系统里的数据再进行匹配，这样才能保证抽查的全面性。

总之，仓库盘点作为ERP系统基础数据整理的重要手段，是一项非常细致的工作，它要求用数据来说话，敷衍不得，否则就会验证“垃圾进，垃圾出”那句老话。作为一名仓管员，要非常明确“日事日毕；上午事上午毕；下午事下午毕；一小时内事一小时毕”的处事态度，养成良好的工作习惯，不断坚持库存基础数据的整理，才能保证ERP系统平稳高效的运行。

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