制造型企业如何挖掘ERP系统的潜力

ERP系统成功实施后，系统的应用逐渐成为员工日常工作中重要的一部分，人们逐渐把主要精力放在对ERP系统的应用上，并为了满足工作需要二次开发的报表也越来越多，系统的数据库也就越来越大。与此同时，对系统的维护就松懈了下来，老板也不再那么重视了，ERP项目组名存实亡，一些骨干成员开始流失，系统里的参数还是几年前的原始数据，没有更新，等等。随着时间的推移，一年半载之后，一些ERP实施之前的老做法，在压抑很久之后开始出现，并以新的形式出现在ERP流程中。同时，面对已经改变了新的业务要求、以及出现的新问题，一部分在ERP实施过程中固化的流程也开始显得力不从心。于是,企业陷于了一种不好不坏的泥潭。而且，对于任何进一步流程优化与变革的想法、固化于ERP系统的流程也开始暴露出其强大的慣性阻力。

虽然ERP是个复杂的集成信息管理系统，它的长期成功，却完全取决于企业能否坚持做那些简单但极为重要的事情，其实，只要我们消除一些观念上的误解，回归到一些基本点上，完全可以利用并挖掘ERP系统的潜力，进一步提高企业的核心竞争力。作为一个制造型的企业，首先就是要持续坚持和保证静态基础数据和动态数据的准确性，其次就是业务流程的持续完善和ERP系统匹配，以及不断加强和考核ERP业务流程的执行情况，最后就是要不断加强对ERP的培训，特别是新员工的培训，想尽千方百计留住在ERP实施过程中的骨干力量，充分发挥他们的积极性。
对于ERP系统来说，基础数据的重要性大家都应该知道。一定不要忘记：先进的管理理念是ERP的灵魂。数据处理的那句古老名言“垃圾进，垃圾出”实际上更有管理思想上的启示：不反映企业实际经营运作的数据与流程，不管其准确性有多高，实时性有多好，流程效率有多高, 从企业经营管理的角度来说，都是浪费企业资源的垃圾。在上ERP系统之初，花费了大量的人力物力对基础数据进行了整理，那么现在如何持续坚持和保证静态基础数据和动态数据的准确性呢？如何利用这些基础数据来加强对成本的管理呢？一家小家电生产企业运行了ERP系统两年多来，不断总库存没有下降，反而逐年上升。后来经过仔细的分析，该公司总库存金额3000万，能够满足正常生产需要的物料才2200万，也就是说还有800万的物料是不能产生价值的，是呆滞死料。该公司的库存账物相符率也非常高，达到97%。后来才发现，仅仅是因为工程变更封存的物料价值就达到300万左右，还有很多是客户取消订单造成的呆滞物料，因为没有专人去处理，导致大量的材料积压。在ERP系统中，基础数据的准确是前提。要保证库存基础数据的准确性，我们首先必须规范仓管员和录单员之间的单据传递要求，包括单据的处理，一定要及时准确。仓管员要坚持持续对自己所管辖的物料的做到“日清日毕”，经常性的小范围的循环盘点，发现库存差异及时调整，才能保证账物数据的准确性，同时，加强这方面的考核也是非常重要的。仅仅是基础数据的准确性高不是目的，关键是要如何利用这些数据去分析库存物料的流通率，看哪些物料流通的快，哪些物料流通的慢，找出原因。对于一些长期积压的呆滞物料，要想尽千方百计的充分利用，不能利用的要及时处理，回收残值。当呆滞物料库存价值占据正常生产用料价值20%的时候，就会占用较大面积的库容，加大仓管员管理的工作量，从而造成其工作的效率低下。只有通过这样持续不断的改进，仓库库存的周转率才会加快。我们还可以通过对生产订单或采购订单入库数据的分析，控制超订单入库的情形，在采购模块配置（POCF）的界面里,可以在允许入库差异的字段里，对允许超订单的数量进行设置，当超过这个范围，系统就会自动拒接办理入库，等等。在日常的工作中，要做的就是充分挖掘ERP系统的潜力，将ERP系统的好处发挥的淋漓尽致，从而达到降低成本的目的，这也是所有管理层实施ERP系统的重要目的之一。

有一家公司，接连发生由于采购件物料A短缺而无法按时交货的情况，四、五个销售定单因此无法按时交货。此事惊动了销售经理。他要求工厂必须在一周内将拖期的定单完成。物料经理马上召开会议，讨论对策。是物料A没有及时采购，还是采购定单的数量不正确？初步的调查发现：采购员的确及时采购了正确数量的物料A；而且，该批物料也检验合格。如果哪里不出现问题的话，照理说不应该出现短缺的情况。那么，问题出在哪个环节呢？面对销售的巨大压力，物料A的采购员如热锅上的蚂蚁，建议先马上紧急采购(最快也要10天才能到工厂)，然后再查清原因。经过分析，然来是由于此批采购件物料A突然出现材质异常，其热处理产出率急剧下降。造成装配时物料A的短缺。他还发现，热处理不同，物料A的产出率也不同（不同的产品要求对物料A进行不同的热处理）。从这个案例中可以看到，ERP系统中的各项参数并不是一沉不变的的，特别是材料的损耗率、加工的产出率、一些原材料的消耗定额以及采购提前期（LEAD TIME）等参数都是随着材料的材质不同、加工的工艺不同而不断变化的。当出现了上述变化时，采购员一定要及时对系统的各项参数进行新的定义，及时修改。一个合格的采购员对系统的参数一定要有高度的警惕性，如果材料的材质发生变化或者加工工艺的变化，一定要在第一时间组织相关人员对ERP系统的相关参数进行评估和纠正。只有这样才能保证材料的正常供应，不会影响到生产的顺利进行。

实施了ERP系统后，有的工厂还是生产定单经常不能按计划完成，企业经常被迫给货代支付不菲的加班费；要不，被迫给客户支付延期出货的罚金；紧急空运物料赶货的情况也并不鲜见。而且，物料部内部就相互猜疑。计划指责采购经常无法按时交货；仓库也对采购颇有微词：采购物料太多，对库存造成压力。采购却抱怨吃力不讨好：供应商不守信用，经常推迟交期；销售定单频繁变动，还经常不给足够的提前期，所以只有凭经验采购一些物料。不过，整个物料部的工作态度却是一大亮点。人人都勤勤肯肯，经常加班加点。为什么会出现这种情况？站在ERP业务流程的角度来分析，销售订单是ERP系统中一切需求的源头，因此必须保证源头的稳定性，需要加强对销售订单的合同评审，维持合同评审的严肃性。销售部门要建立销售定单优先等级制度。在“先下单，先服务”的基础上，优先安排处理重要客户的定单。很多中小型企业，根本就不重视业务订单的合同评审工作，有单就接，不管产能或者是工艺技术是否能够满足，到最后，就会变得很被动，不仅员工怨声载道，也给公司的声誉造成较大的负面影响。通过合同评审的业务订单，计划部门要及时合理的做好生产计划，计划排产时，每个生产定单的数量最大不得超过生产线一天一个班的产能。原则是小批量，多批次。生产排程必须可行（feasible）。生产线要拒绝执行任何缺料的生产定单。此外，将生产定单分为两类：利用现有库存就能够生产的；必须等待在定物料(on order items)才能够生产的。优先安排前者，及时调整后者。仓库要遵循物料一次性出库原则，将一个生产定单的全部物料发给领料员，并及时完成ERP中的相应的库存转换（inventory transactions），如果生产线补料，必须严格按补料流程处理，以便ERP系统能够忠实反映任何产出率的异常变化。计划对生产定单的缺料负责，采购对采购定单及时交货负责；船务对进口物料的进厂日期负责。在任何情况下，禁止任何绕过ERP的采购、计划行为，等等。也就是说，不管生产的形势如何变化，但执行现有的ERP业务操作流程不能变。对一些新的业务类型，相关部门要及时制定新的操作业务流程，以保证ERP系统正常运转的需要。

ERP系统的成功实施，只是起点，不是终点。那些实施成功的企业千万不要掉以轻心，要能够坚持不懈，不断完善，充分挖掘系统的潜力，否则就会功亏一溃。卓越的企业之所以卓越，不仅仅是由于其出色的管理，更在于他们能够持之以恒，从基础做起。只有这样，ERP系统的实施才能够达到预期的目的，给企业带来利润。

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