优派的信息化实战:ERP整合 简单就是最好

    和中国内地的许多企业一样，优派(View Sonic)上ERP也不是一帆风顺的，用现任CIO Robert Moon的话说，“4年前优派的企业信息化系统简直是一团糟”。

     这也就是2001年，优派全球CEO朱家良为什么急于寻找一个新的CIO的原因。Robert Moon成为优派CEO朱家良在美国总部招聘中的人选，比起现在大部分公司中的CIO，Moon 先生并不年轻，已届退休，但是30年的美国军队和政府信息化的管理经验、12年的CIO经历、熟悉各大品牌的ERP系统、没有家室、热爱亚洲文化、精力充沛最终成为了优派看重他的原因。在答应了Moon先生信息系统不能隶属于财务部门之下，CIO必须直接向CEO汇报之后，Moon先生迅速拒绝了其他公司的邀请，进入了优派CIO的角色。

    简单公司的复杂系统

    最让Moon不解的是这家规模并不算大，业务流程也不复杂的公司，却在全球使用着3套各自独立的ERP系统，分布在欧洲、美国和亚洲的信息系统俨然使优派看起来更像三个独立的公司，各有不同的商务流程，各个地区都互不联系也互不来往，彼此之间没有统一平台，信息交流不畅，三套之间使用着三个不同的客户名称，财务体系和货币换算之间不通用。

    整合成了Moon面临的重要任务。初期的工作千头万绪，任务繁重。优派急需构架一个充满效率的后台管理系统。按照Moon的理解，优派是一个很简单的公司，因此没有必要把简单的商业流程搞得复杂化。而且这个商务流程没有什么特别之处，就是两个部分，一部分是研发和设计，这一部分是一个人力资源集中的研究部门，和信息化流程控制并不相关；另一部分是市场销售部分，这是一个简洁的大众化的商务流程。简洁和标准化是优派的企业信息系统最终的目标。

    所以在优派的后台管理中包括一个很好的财务系统、一个很好的订单管理系统、一个库存管理系统、还有一个渠道管理系统，这就形成了一个很好的后台管理系统。这些系统对公司有效运作起到关键性意义。

    根据已经存在的甲骨文ERP系统、微软系统的优缺点，加之自己对甲骨文、SAP和仁科等系统的充分了解，Moon最终推荐朱家良使用甲骨文的系统，这也得益于他已有的10多年运作甲骨文ERP系统的经验。

    精兵简政，自己动手

    在朱家良的支持和影响下，最初的两个月时间里欧洲、美国、亚洲的管理人员在一起，讲述这个系统整合的必要性，让大家达成共识。形成大家都认可的标准的商务流程。在多数情况下很多人都不清晰自己所需要的是什么。Moon的解决方式就是请他们把需求写下来，写下来的时候就会用脑子去思考，那么这个需求就会变得相对清晰。

    Moon还经常组织一些其他部门的同事开会，开会的时候就把一些问题讲的比较透彻一点。通过信息系统部门的协调，所有不同部门的人员同时坐到一起，大家讲他们最终的需求，这样才能把整个系统做好。

    整合工作最大的挑战就是如何让一个统一的系统能够成功上线。Moon首先对自己所在的部门进行了重组，不但没有增加人手，反而裁掉2/3的人员，在砍掉了过去三个系统下的所有信息系统部门的管理和后勤人员后，他所领导的部门人数只有40人，25人在美国总部，在欧洲和亚洲只有7人用于系统维护。

    最需要耗费人手的公司各部门系统的安装工作，交给了每一个部门自己去完成。这样做可以减少很多在整合过程中的协调工作，更便于让各个部门之间形成一种共识和默契。为了让各部门这些安装人员完全熟悉甲骨文的管理软件，Moon把每个职能部门中比较重要的人员派到甲骨文的学校去学习，彻底了解信息系统的过程和使用。

    整合总共花费了18个月，分三个阶段进行：首先是美国上线，然后是欧洲，最后是全亚洲地区的上线。这当中还需避开这些国家和地区的法定假日，还有优派的固定月末、季末和年末的财务结算日。

    负责各部门上线的工作人员承担两种角色，自己日常的部门工作，还有就是自己部门的系统安装任务。在三个地区完全上线之后就只有一个甲骨文的系统为公司服务。这些部门人员都很自豪，因为是他们自己亲手把这些信息系统付诸实行的。

    整合之后优派的各地区的部门之间每天可以用音频、视频会议的方式进行交流，可以迅速地做出一致的决定。整个公司拥有了一致的商务流程，原来运营成本降低了一半。更重要的是通过这个项目以后，使优派其他地区的各个部门更加统一、规范，首席财务官可以定期访问不同的地区和区域。

    CIO的使命：让事情更简单

    如今优派有了世界级水平的IT系统，信息系统的运营成本是全球营销费用的1％，而与优派同类的公司在IT上花费的费用是3％到5％。原先优派需要30天的时间做上个月的财务总结，每个地区的部门和主管，在很长时间以后才知道他们这一季的运作情况。安装了统一的ERP系统以后，新系统在三天之内就能把各地的运营情况，告知各地区各部门的运营主管，以便于他们可以及时反映并做出一些决断。把维护甲骨文软件运行的人从35人减到18人，每年用于IT的花费减少了500万到600万美元。

    Moon并不认为自己比前任在技术上有任何高明之处，以前的CIO只是了解技术的人员，但现在最主要的是首先要懂商业运行，知道怎么能够用技术来实现这个流程。

    如果说Moon有什么高明之处的话，就是他更清楚地知道，CIO所扮演的角色就是让整个公司的业务流程更加简单、标准和富有效率。他也不认为四年前朱家良先生在选择他的时候，对企业信息系统了解得比现在清楚，也许他只是意识到优派的信息系统有问题，成本很高，效率很低。

    对CIO而言，CEO只要能充分了解自己企业的问题，并且放手让他工作，这个信息系统的整合也就成功了一半。

    在2003年年底全球员工大会上朱家良称，优派的企业信息管理系统使优派分散的公司得以统一，变成真正全球化的公司。这成了Moon听到的最让他感到欣慰的评价。