ERP中的通信管理

ERP中的通信管理

by AMT 王玉荣、孔祥云

从解决制造问题的物料需求计划MRP，到能够解决企业生产能力问题的闭环MRP，直到与企业财务相结合的制造资源计划MRP II的发展，为企业管理水平的提高提供了良好的环境和技术。

随着全球市场竞争的日益激烈，90年代的企业必须将MRP II的实用性进一步地加以扩展，扩展的领域有：质量信息管理、实验室信息管理、规章报告管理、流程工业的应用、控制系统及CAD一体化以及电子数据交换EDI等。这就是下一代的MRP II，即企业资源计划ERP。

ERP出现的大环境是全球经济一体化发展的不断深入，它所强调的是对全球供应链的管理和整合，即不仅仅注重企业内部资源的管理，更注重由供应商、企业自身和客户所组成的供、产、销链条上的物流、信息流和资金流的管理。为了有效地对整个链条进行管理，ERP系统必须具备能够在企业内部，以及企业与供应商和客户之间进行准确及时交流的通信管理功能。

我们可以从三个方面来看ERP系统的通信管理：

－企业ERP系统各模块之间的通信；
－企业ERP系统的用户之间的通信；
－不同企业的ERP系统之间的通信。

现在的ERP系统强调模块之间的高度集成，从而使得信息得到高度的共享，也就解决了企业ERP系统各模块之间的通信问题。例如，SAP R/3系统的各个模块使用共同的数据库工作。这就是说，由一个部门输入到系统中的信息，所有其他部门都会马上得到。比如说，财务部可以获得来自销售部的信息，生产计划部又可以获得来自财务部的会计信息。这样，每个部门使用的都是最新的信息。即使公司的部门之间存在着各种分割，这些信息仍然被各个模块共享使用。

ERP系统能够提供电子邮件的收发功能，支持Internet，从而使得企业中ERP系统的不同用户之间可以方便地通过电子邮件或Internet进行通信，交流信息，使他们能够知道最新的业务运行情况，发送或处理各种文档或报告。对于实施ERP系统的企业来说，内部人员之间的通信是比较容易实现的。

复杂一些的是如何实现不同企业的ERP系统之间的通信。目前，绝大多数著名厂商的ERP产品都支持EDI功能，从而解决了这一问题。比如QAD公司的MFG/PRO系统提供了一个EDI接口，以实现贸易伙伴之间的EDI信息转换和传输。J. D. Edwards公司的JDE系统具有一个EDI模块，通过它，可以迅速发送准确的订单并能及时确认。

又比如SSA公司的BPCS系统中有一个叫做EDIPath的模块。该模块提供给用户完成EDI集成所必备的工具，包括一个资料库及一组存取、修正的功能，以处理常用的商业文件，使之符合EDI应用。EDIPath所处理的文件有客户订单，客户修正单，出货通知单，采购订单，采购修正单，收货通知及发票等。

鉴于EDI在不同企业的ERP系统之间通信方面的重要作用，我们在下面对其作以进一步的研究。

首先我们来看什么是EDI。

EDI（Electronic Data Interchange）的中文名字是摰缱邮萁换粩，也被人称为撐拗矫骋讛。它是一种将商业信息以标准化的格式在不同商务组织的计算机系统之间进行自动数据传递的系统。传送的信息有：货运通知、订单确认、电子发票、海关申报单、进出口许可证等。这种数据传递是通过计算机网络进行的，它可以在不同国家、地区、行业之间进行。

其次我们来看使用EDI的好处是什么。

由于EDI的快捷、准确、安全、高效、低成本的特点，它将贸易从订货、生产、运输、销售和结算各个环节有机地联系起来，完成包括海关、运输、银行、保险、税务等部门在内的全部业务过程，使贸易实现自动化。

应用了EDI将会加快数据交换的速度，节约时间，减少纸张数据的应用，消除数据重复录入和错误，降低交易成本，加强了与客户／供应商的联系，增加了交易机会，扩大了业务范围，提高了销售额，保证了准时交货和资金流动。

根据研究资料表明，EDI的应用已经产生了显著的经济效益和社会效益。例如，交易文件的传递速度提高了81%，文件处理成本降低38%，因差错造成的贸易损失减少40%。美国的汽车工业应用EDI后，每辆汽车约可以节省200美元。据美国通用电器公司统计，近5年来应用EDI使公司的产品销售额增加60%，库存周期由原来的30天降至6天。

那么，企业是否一定要用EDI呢？

为了使企业取得贸易优势，保持良好的竞争地位，EDI已成为未来管理中不可缺少的手段。举个例子来说，如果世界上只有几个公司安装了电话，那么电话在商务活动中的作用就不大；但如果绝大多数公司都安装了电话，而你的公司却没有的话，别人恐怕很难与你做生意了。EDI也是同样。

目前西方发达国家已普遍采用EDI。美国早在60 年代初期，就在公路、铁路、海运和空运中应用EDI，而且每年还以100%的速度增长；西欧各国已将EDI应用于汽车、化工、电子、运输、保险、分销零售业中；日本已在销售、贸易、运输、和制造业中广泛使用EDI；新加坡声称95%的贸易用EDI实现。据悉，美国政府及欧洲共同体大部分国家的海关宣布，从1992年起，采用EDI方式办理海关业务，如不采用EDI方式，其海关手续将被推迟办理，或不再选为贸易伙伴。

可见，在世界经济一体化的今天，企业为了获得竞争优势，赢得更多机会，EDI的使用将是一个必不可少的条件。

最后，我们来看看EDI的系统结构和工作原理。

EDI系统结构如图1所示。它是通过EDI通信网将客户、供应商、银行等EDI系统联接在一起的。各EDI系统是由报文处理、格式转换、通信模块、应用程序接口和数据库所组成的。而EDI通信网是通过点对点通信或增值网络通信方式来实现的。

图1 EDI系统结构

实现EDI必须具备数据通信网络环境，建立业务处理的计算机信息系统，以及实现贸易伙伴之间的数据标准化。EDI发展的关键是建立EDI的标准，目前国际上公认的EDI标准是EDIFACT标准。

下面我们以采购业务为例，详细地来看一看在采用EDI进行商务通信的情况下，买卖双方是如何处理业务的。

图2给出了EDI系统的工作模型。

由此图可以看出EDI对交易信息处理的流程如下：

1）当买方的库存管理系统提出购买某种物资的数据时，EDI的格式转换软件据此编制一份EDI订单。

2）通信软件将订单通过网络送至网络中心指定的卖方邮箱内。

同时，利用公司内部计算机应用程序之间的通信软件，将这些数据传送给应付帐部门和收货部门，进行有关的登记。

3）卖方定时经通信网络到网络中心的邮箱内取回订单，EDI的格式转换软件把这份订单翻译成卖方数据格式。

4）如果确认可以售给买方指定的物资，则送出供应单，经相反方向返回给买方。若只有部分满足买方要求或不能满足要求，则以相同的方向返回相应信息。

卖方收到订单时，卖方的通信软件把有关的数据传送给仓库或工厂，以及开票部门，并对发票文件的内容进行相应的更新。

5）买方收到供应单后，在订单基础上产生一份商品情况询问表，传送给卖方。双方就商品价格等问题进行讨论，直到达成一致。

6）达成一致后，卖方的仓库或工厂填制装运单，编制船期通知，并将其传送给买方。

同时，通过通信软件，将船期通知传送给开票部门，生成电子发票，传送给买方。卖方在开立发票时，有关数据就进入应收帐部门，对应收帐的有关数据进行更新。

7）买方接到船期通知后，有关数据自动进入收货部门文件，产生收货通知。收货部门的收货通知通过通信软件传送给应付帐部门。

8）买方收到电子发票以后，产生一份支付核准书，传送给应付帐部门。

9）买方应付帐部门开具付款单据通知自己的开户银行付款，同时通知卖方付款信息。

10）卖方收到汇款通知后，有关数据经过格式转换进入应收帐户，买方则因支付而记入贷方项目。

由此可见，当买方提出购买的要求后，EDI就可以自动进行转换操作，生成不同用途的数据，送至各相关伙伴，直至该事务处理结束。

在ERP中，EDI应用主要是EDI接口的建立，它接受从客户EDI系统传送来的合同、订单等信息，从银行EDI系统传送来的信用证信息，向海关EDI系统发送报关单信息，向供应商EDI系统发送采购订单信息等，从而实现贸易伙伴之间的信息传输。

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