IT规划，是科学的，有章可循(十)

阶段10：汇报与反馈

规划的内容再好，计划的再周详，如果不能被机构 / 企业高层、业务部门和全体员工所接受，价值就发挥不出来。我们经常听到这样的案例，某单位的IT项目规划组辛辛苦苦制定的信息化规划草案未被用户部门所认可，高层也不满意，只好打回去重新进行。仔细研究这些案例不难发现，出现问题的关键往往是，在IT规划过程中，项目组和业务部门之间缺乏必要的沟通，加上高层领导和业务部门领导大多业务繁忙，极少出席有关的项目会议，以至IT项目规划内容逐渐偏离方向，难以获得认同。

企业信息化是一个技术问题，同时也是管理问题。如何让IT规划成果更好地被机构 / 企业高层、业务部门和员工了解和接受，并合力推动相应的实施工作，这其中涉及到太多的管理方面的问题，尤其是沟通交流的方法和技巧。适时地汇报、倾听反馈、完善规划成果就是途径之一。处理好有关IT规划内容的汇报，是IT规划项目组必须努力策划好的工作。

向谁汇报？

主要是IT战略委员会，或信息化委员会。也就是由高层领导、CIO和相关业务部门领导组成的团队。通过不停地沟通，让高层领导和业务部门领导们充分认识到参加此次会议的重要性，无论是对机构 / 企业今后的业务发展，还是IT方面的发展都是如此，这样才能保证他们安排时间参加汇报会。尤其是关系到IT规划项目最终成功与否的关键性汇报会议，一定要确保每位该到的领导的出席。

汇报的目的？

（1）让信息化委员会及时地了解IT规划项目的进展情况和取得的成果内容，加强统一认识；

（2）信息化委员会在听取项目小组的汇报基础上，对一些重要问题做出相应决策，并确保项目活动的方向无误；

（3）在项目过程中发现问题及时向信息化委员会汇报，尽早扫除阻碍IT规划项目进行的因素，推动整个项目的顺利开展；

（4）汇报也是对高层培训的过程。让领导层明白什么是信息化，IT规划项目会做些什么，信息化过程可能会遇到什么样的问题，需要采用什么样的实施策略，信息化成功后会带来什么样的好处等。在这些都还没有清楚解释的时候，不能一味要求领导的支持，或者项目失败了责怪高层领导不支持，业务部门不协助；

（5）汇报的过程也是IT规划项目听取来自机构 / 企业最高领导层及各业务层意见、建议的良好时机。注意倾听这些反馈，并将这些反馈加以研究，及时地反映到随后的规划过程中，或者修改相应的内容，极有利于整个IT规划项目的进展；

（6）通过汇报与反馈，降低最终成果不被接受的风险，保证整个IT规划项目的最终成功等等；

何时安排汇报？

为了保证汇报的质量，汇报的次数不宜安排过多，而宜精。可围绕IT规划项目几个关键的评审点，如立项、中期、结项等安排相应的立项汇报、中期汇报和结项汇报。当然，如果在IT规划过程中，发现重大问题或遇到难以克服的困难，也可建议汇报会的召开，以寻求高层和业务部门的帮助。

汇报什么？

从整体汇报内容来看，包括：

（1）机构 / 企业所处的行业环境和发展趋势分析，

（2）竞争对手信息化应用程度；

（3）新兴的IT技术发展趋势；

（4）业务发展战略与发展目标；

（5）业务用户对于IT的需求；

（6）差距分析，即现有IT/IS的优劣分析；

（7）IT规划的成果内容：IT Mission/Vision，流程优化/应用系统/基础设施/组织结构规划等；

（8）主实施计划；

（9）下一步行动计划等；

根据汇报会的阶段性和侧重点的不同，可以从中选择适当的部分安排相应的汇报内容。例如，立项汇报会重点侧重（1）—（6）方面的内容，向信息化委员会论述进行IT规划和信息化建设的意义，促使最终立项的成功。而结项汇报自然以IT规划的成果内容为重点，希望IT规划成果最终通过信息化委员会的审批，在决策意见的基础上，得以合理地实施。

汇报过程中的技巧

在汇报的过程中，IT规划项目组成员需要群策群力，发挥集体的智慧，不断发掘、总结、应用必要的技巧，诸如：

（1）提前准备相关资料，也可提前先就某些内容与相关业务部门领导、CIO等沟通，使得汇报时做到心中有数；

（2）汇报会上及时分发相关资料；

（3）每次汇报会一定要确保参加人员的合理组成，一定要有业务部门的代表，便于信息化委员会随时了解、倾听他们的声音；

（4）汇报时间不宜长于2个小时，可根据具体情况调整；

（5）最好从业务部门选取代表支持你，也可让他负责一部分的汇报内容；

（6）汇报内容方面，可以准备封面资料，指出为什么阅读这些资料是重要的，并指出关键内容所在；汇报一开始建议讲述“Why now”即为什么要进行信息化建设，为什么现在必须进行IT规划等吸引人们的注意；之后应先简单介绍会议的安排，让大家清楚地知道此次会议将干什么？针对汇报的每一部分，开始要有简单总结，最后要有结论回顾，做到有始有终等；

（7）汇报过程中要充满自信，相信这一切都是最好的！

（8）汇报内容结束后，安排讨论，及时、认真地听取来自各方的意见和建议；

汇报会结束，还需要进行持续的沟通、汇报。让信息化委员会了解信息化建设的意义和IT规划的内容，并做出相应的决策。与各业务领域、各层次的管理层和机构建立长久、持续的联系和合作，获取来自他们的领导和协助。让每一个人都明白IT的作用和发展方向，从而有效推动IT项目的实施与运行。这都需要付出不懈的努力。