IT规划，是科学的，有章可循(二)

                                                                                                                   充分的调研前期准备

为了使调研活动不仅仅走过场，调研的前期准备工作需尽量细致、充分，以保证调研的良好效果。如果对调研什么、怎么调研一片茫然，最后可能仅仅是简简单单走走过场，找几个人座谈一下。这种没有详细的调研问卷设计、不注重调研技巧的“调研”，结果会收效甚微。因此，我们要舍得在前期准备上下点功夫。

IT规划项目调研的前期准备工作，主要需从以下几个方面入手：

1、现有资料的整理与消化

规划小组人员，可能已对机构 / 企业的现状有了一定甚至相当的了解，但IT规划项目组成立，正式启动后，无论是新老成员都应尽可能收集与IT规划项目相关的资料，集中仔细研读，从各角度了解、把握IT规划项目的背景资料。要知道，做IT规划项目的调研，更多关注点应是：“核对”或“核实”，而不是“获取”或“探索”，这样才能提高效率和质量。而如果引入外部咨询顾问，更需要对现有管理文件进行收集、整理和消化。

一般说来，这些资料主要包括：
 
行业背景和发展；
 
机构 / 企业的发展史和总体情况（企业文化、组织结构、资产状况、人员规模等）；
 
机构 / 企业今后的业务战略和发展规划；
 
机构 / 企业的主要业务流程；
 
IT建设的发展过程；
 
IT现状（基础设施、应用系统、组织人员等）；
 
已经实施的主要IT建设项目的基本情况（时间、投入金额、运行现状、产生效益等）；
 
相关业务部门的基本情况（发展规划、业务流程、组织结构/人员等）；

2、知识准备

IT规划项目，对参与人员提出了较大的挑战。参与的整个过程，也是个不断学习、知识不断积累的过程。调研阶段开始前后，建议项目组成员做好必要的知识准备工作：
 
安排各类培训，内容涵盖IT规划的各个方面，可以在项目启动前或后随时进行。如调研前可以组织调研方法的内部培训，包括：调研目标、调研对象、调研方式、调研时注意问题等，通过培训提高调研的效率和质量。
 
项目组成员原有技能和知识的共享。IT规划项目组的成员，可能是来自各个领域的专家，因此，他们也可以在内部进行原有技能和知识的有效共享，通过交流和相互培训，促进项目组的共同成长。

3、调研计划和安排

建议制订一份调研计划，对即将在机构 / 企业内展开的IT规划项目调研进行周详的安排。若需要到分公司调研，更需要周详安排。调研计划的主要内容应包括：
 
调研目的。
 
调研范围，涉及公司高层/主要业务部门/IT部门等。
 
调研方式，问卷调查/电话调研/面谈等。
 
调研行程安排，为了提高整个调研的效率，行程安排务必紧凑、合理。
 
调研人员组织。

                                                                                                               调研问卷的设计

IT规划项目的调研，涉及的范围相当广泛。这种情况下，运用问卷调查的调研方式，会比较恰当。问卷调查有助于尽快获取尽可能多的信息，同时，也可以使得随后进行的访谈有了基本依据，更能重点突出。

调研问卷的设计，除了遵循普通问卷设计应遵循的几个原则，如有效性和可靠性等外，由于IT规划项目的特殊性，在设计具体问卷时，可遵循“全面但重点突出”的原则。

1、全面，是指IT规划需调研的内容有很多，因此，在设计调研问卷时，应尽量考虑反映尽可能多的内容，这样才能收集、确认、核实尽可能多的信息。这里列举一些需要包括的调研内容：
 
机构 / 企业管理理念的现状与发展；
 
机构 / 企业组织架构的现状与发展；
 
业务流程；
 
信息集合；
 
现有信息系统及运营状况；
 
信息基础设施现状；
 
相关IT解决方案；
 
现有IT组织结构；

2、但同时又强调重点突出。尽管调研涉及业务、流程、信息等诸多相关内容，但从IT规划项目的重点来看，这些内容最终将服务于整个IT规划，因此在调研表设计时，应谨记这一点，与IT规划项目核心相关的部分，该深入展开的部分重点关注；只是充当背景、参考资料的，不用展开的就不用深入调研。

在调研阶段，可从企业总体情况、部门基本情况、部门管理状况、部门主要业务流程、现有应用系统情况和汇总几个方面设计调研问卷。

调研表一旦设计完成，接下来的任务是如何及时发放并确保调研表的成功回收。这需要项目组与相关调研部门的不断沟通以及部门的积极配合。通过对回收调研表的研究，可以确定是否需要以电话访谈、面谈等方式进行深入沟通，以及沟通和访谈的重点。

                                                                                        有效的调研沟通和交流

现在越来越多的机构 / 企业的IT部门已经认识到，信息技术是当代的先进工具，IT部门的主要职责在于通过不断的努力，借助先进的IT技术和手段，帮助其他业务部门解决问题，使不同部门之间能做到相互顺畅地协作与沟通，进而实现信息和知识的共享，更大程度地促进各业务部门更好地工作。

IT规划项目也服务于这一目标，但具体需求或问题则需要各业务部门提出，这就涉及到如何有效地调研沟通和交流。如果IT规划项目的调研沟通不到位，需求不清或没有达成共识，无法获取各业务部门真正存在的问题，势必影响整个规划的最终结果，进而不利于IT规划作用的发挥，即有效支撑整个业务战略的实现。所以，从IT规划项目一开始，IT部门，尤其是规划项目组成员就应予以充分重视，运用合理的沟通技巧，实现与业务部门全程的沟通与交流。

就IT规划项目的调研活动而言，在沟通和交流上始终应注意：

1、充分的准备

去和业务部门（包括高层领导）沟通和交流，首先应明确沟通和交流的目的何在，在此基础上，事先准备好内容，包括沟通和交流的重点、交流的人员的确定与联系、交流问题的清单等，以提高调研效率，并保证最终效果。在调研表和调研问题的设计上，针对不同层次的人员也应有所区别，毕竟对象不同，需要沟通、了解的重点也应及时调整。除了适合于各部门的通用调研表格外，还可以针对不同的调研对象（可按照角色和职责区分）进一步设计分类的调研问题表（如部门经理、各岗位、各部门），有所针对性，区分调研的重点，这样充分的准备从一开始就奠定了与被调研者沟通交流的基础。

2、以“听”为主

IT规划项目，对很多人来说都是新鲜事物，因此在具体实施过程中，不被理解是难以避免的，项目组需要不断地跟调研对象解释到底IT规划项目规划什么？内容包括哪些？努力达成什么目标？具体会怎么做？……。但同时，我们也要谨记：调研，以“倾听”为主。带着问题去，听取各部门对现状的描述和远景的规划，记录各部门关于管理问题和IT方面存在的问题的埋怨，掌握他们对于信息化的期望和需求……。这些才是调研的重点。也只有掌握了这些内容，才能为后面的规划分析提供依据。

3、积极寻求支持和协助

调研本身就是一种沟通。能否获得来自上上下下的支持和协助，将直接影响到整个IT规划项目的成功。因此，从调研一开始，就应把握每一个机会积极寻求支持和协助。项目组的成员不但自己要清楚，也要反复向各部门强调IT规划的目标，就是为机构 / 企业的业务战略提供必要的支撑和服务。通过沟通，各部门才能真正理解IT规划项目的意义，也才能从心底里支持整个项目和协助项目的开展。

4、及时的调研情况总结

调研过程中仔细地聆听，尽可能翔实地记录，调研完成后，自然就是对调研情况的整理和总结。如何进行总结，这确实也是一门学问。除了收集、整理各部门管理、IT等方面的基本信息外，其中，善于挖掘、总结出各部门存在的共性问题和需求则是关键所在。毕竟，IT规划是整个机构 / 企业层面的规划活动，不能仅仅满足某一部门的需要。各部门业务重点不同，对IT的理解和需求自然也不同。因此，在整个调研过程中反映的问题和需求也会体现各部门的特点。尽管如此，总归可以通过总结，得出这些问题背后共同的症结所在，或者归结为对IT共同的需求。这些才是IT规划层面应该考虑的问题。当然，各部门一些重要的特殊需求也应记录在案，便于今后涉及某一具体业务领域，或具体IT项目实施过程中作为参考。

进行调研总结时，可从如下三个角度进行思考：

1.战略导出。针对当前和未来较长一段时间内的公司经营战略或业务重点，公司的信息化战略如何支撑？这可以归纳出三到五条。

2.差距和问题分析。各个部门或职能，会对信息化有多种需求，但公司信息化的现状可能并不满足。由此可进行差距和问题分析。根据问题的颗粒度大小，这可以归纳出多条。

3.问题解决方案和实施策略。根据问题类别、问题表现，可以提出信息系统解决方案和实施优先级。

这三个方面，都可以促进对调研的总结、对信息化的思考。下图16，是某公司在IT规划项目对市场平台的问题与需求的调研总结。从左上角的图例可以看出，它主要采用的是价值链分析方法，根据公司价值链（市场—研发—生产）这一条线，对各领域所在部门存在问题和未来需求进行了归纳和总结。这样，既很好地概括了同一领域各部门的共同需求，又有效地记录了价值链上每个节点，即每个领域的特殊需求，可谓一举两得。