[原创]远程办公 CIO不得不知道的“秘密” (入选推荐日志，加10币)

然而尽管如此，在家办公却并非一件简单的事情。对于远程工作者来说，他们既要有足够的自我激励能力，还要有必要的技术支持（例如因特网连接和 VPN 网络），同时还需要有可以在远程完成的、定义明确的工作任务。

但是很多时候，IT主管并没有意识到那些会影响生产力和团队士气的关键问题。管理者往往会犯下痛苦、昂贵甚至致命的错误。因此，如果你正处于远程办公状态的话，你就需要一群具有良好工作效率、且团结合作的独立技术专家；否则，可能会出现意见不合、不信任和工作流混乱的情况。

如何不必重复其他人代价不菲的错误？本文总结了多位远程办公的IT专业人员的宝贵见解。这些见解有关于远程办公为企业带来的益处；如何帮助远程工作者与团队其他成员进行交互；让远程工作者恼火的事情，等等。下面，我们就来看看，雇员们都希望老板知道哪些关于远程办公的事情？

 1、远程工作并不适合于所有人

成功的远程工作者首先会告诉你他们的工作方式并非适合每一个人。远程工作者首先要非常主动。他们需要找到与其他人交互的替代途径，而且他们必须确信远程工作的优点（比如可以让自己的猫咪躺在膝盖上）要远远超过其缺点。

一些IT经理常常会因为自己过去糟糕的经历而强烈反对在家工作。他们可能曾经将某些缺乏必要的自我激励态度的远程工作者调回公司办公。远程办公的IT专家希望IT经理能够明白某一个人的经历并不足以成为禁止所有远程办公方式的理由。“不同的人适合不同的环境，”芝加哥地区的经理兼软件开发者Kimberly Kohler说，“远程办公不适合于自己，并不意味着其不适合于其他人。”

 一个简单的解决方案是将远程工作作为对在办公室中有效率的员工的奖励。但是，这样的做法不一定能够行得通。某些人喜欢办公室中拥挤喧嚷的环境，而且在这种环境中他们会发挥得很优秀；相反当他们被“奖励”回家工作的时候，却会因为太过孤独而变得消沉起来。

 和上面的方案不同的一个做法是，只是把远程办公作为一种选择，提供给某些需要极佳环境的IT专业人员。Steve O’Hara-Smith 是一位 UNIX 程序开发人员，他希望经理们能够让员工比较容易地申请到远程办公的机会。远程办公不应该局限于诸如办公室被洪水淹没、员工因为断腿无法驾驶或者交通事故导致人们不能抵达公司之类的情况。

 2、远程办公必须依赖对员工的信任

 感情上，信任对于远程工作者是非常关键的。是否存在信任，对远程工作者的士气有非常重要的影响。自由网站开发人员 Melanie Archer 说，雇主需要尊重他们的远程工作者。“你雇佣的是知道如何管理自己时间的成年专业人员。如果你对待他们像对待旷课的中学生一样，他们很快就会跳槽而去。”Archer 说道。

 Kohler也赞同信任是成功远程工作的关键。在经过数年的争取之后，她终于争取到每周在家工作两天的机会。她的老板还是满心不情愿地批准的。“这很明显地影响了我的情绪。我为这家公司工作了十一年之久，而且得到了同事们的尊敬和信任。我在申请远程工作时受到的怀疑，让我有被轻视的感觉。”

 3、远程办公考验管理者的管理技能

远程工作对于管理者的技能是一次考验，并非每个管理者都具有必需的技能来管理远程工作者。

AMEC地球与环境公司的技术项目执行主管Elizabeth Ross，曾经进行过远程工作，也管理过远程工作者。她发现在管理者的管理力量和远程工作的经验之间有直接的关系。“知道如何管理资源、转包商的管理者，也可以让远程工作方式运作起来，虽然有时会出现意外。”她说，“不能良好进行交流沟通的管理者，或者不知道如何管理自己时间的管理者，也难以有效地管理或者检查远程工作者。”

按照Ross的说法，后一类管理者（例如，缺乏能力的管理者），典型的问题是对远程工作缺少支持，因为这种工作安排凸现出管理者的短处，并且要求他或她自我提高或者改变自己的工作方式。基于这个原因，用户体验顾问Albers建议，只有“具有特殊组织能力的领导才应当被允许管理远程工作者”。

远程工作者完全赞成这样的做法：管理者应当关注工作结果。他们说，应当更关注于工作而非从事这项工作的人。对于监督远程工作者的管理者而言，能够使用组织良好的概念表达出任务的内容、目标、时间期限以及相互的依赖关系是非常重要的。

关注于工作成果，并非简单地看看哪些人没有完成任务，需要做的是，对员工进行调整以帮助他们完成工作。例如，如果有远程工作者在最后期限之前完成了项目，那么管理者就应该了解他是否准备好开始新的任务；或者他预先花费大量时间提前进度只是为了能空出时间干点别的事情。一直能够在最后期限前完成工作的人，显然具有更好的工作能力，这可以作为制订计划的一项考虑（还可以对此进行额外的嘉奖作为对其工作能力的承认）。对比之下，如果有人没有在最后期限之前完成，管理者就需要找出问题根本原因，而不是简单地假设那名员工缺乏工作能力。

 4、远程工作者的归属感必不可少

除了关注工作任务之外，也不要忘记远程工作者的人性需求——尤其在他们很少有机会和其他职员进行互动交流的情况下。比方说，可以花费些时间为他们庆祝生日（哪怕只是通过电子邮件祝贺），表示对他们所遇到的问题的关注，与他们一起分享快乐。利用各种手段来做你可以做的事情，让远程工作者能够成为团队的一部分。

Lisa Curhan 是升阳公司（Sun Microsystems）的一名业务运营工程经理，她每个月在家工作两到三天，同时也管理着其他远程工作者。她建议管理者要求远程工作者在合理的范围内，与管理者以及团队的其他成员进行几次面对面的交流，以弥补电话交流的不足。“我的属下会亲自来参加每周的例会和一些关键的工程会议，而且不需要我的提醒。”她说，“如果远程工作者住得非常远，他也需要每个季度亲自来参加一次会议。虽然有些远程工作者一年只和其管理者亲自见面一次，但是我是不会采取这种做法的。”

Curhan也建议管理者建立起常规的一对一电话会议——这个电话会议不是为了微观管理，而是为了保证远程管理的有效性。常规会议，无论是面对面的还是通过电话，都会给管理者一个与他的远程员工联络、提供指导、反馈和培训的机会。

管理的挑战不仅仅出现在监管者和远程工作者之间。如果只有很少的一些人可以选择远程工作，那么在同事之间也可能出现嫉妒、不信任的情况。嫉妒会影响团队之间的互动、协作，并且导致士气低落。因此，如果有一个员工可以在家办公，那么所有人应该都有资格做此选择。

5、远程办公需要技术和工具的有力支撑

技术并不是远程办公的障碍。事实上，正是技术使得在家工作的可能性变为现实（当然，当网络或者服务器宕机时除外）。任何可以使用因特网连接（有时候可能是 VPN 网络）的人都能够在家工作。但是如果你希望你手下的远程工作者取得成功，你还需要给他们提供他们所需要的工具，并且你还需要保证他们被完全整合在整个企业的工作流程之中。

远程工作者所需工具的最小集合包括：具有语音邮件系统的办公室电话，而且可以将来电从办公桌转移到家中；可靠而且快速的因特网连接；可以访问公司网络的 VPN 连接；可以访问日常工作所需信息的企业网；远程会议软件；幻灯片共享软件；远程工作的应用程序；团队共用的一种即时通信软件（IM）。

IM对于远程工作者和他们的管理者来说是一种非常有用的工具。它可以帮助远程工作者和公司办公室以及其他人之间保持联系。它还可以让其他人通过IM界面看到远程工作者的工作状态。IM的另外一个优点是可以让兼职雇员更加频繁地参与工作，因此雇主也就有可能让兼职雇员完成更多的工作。

在设置VPN网络及其他企业软件的时候，要确保它们可以在除Windows之外的平台上工作。即使你们公司是家微软商店，远程工作者——尤其是被要求使用他们自己电脑的那些人——也会按照自己的喜好使用不同的操作系统。也就是说，需要公司采购额外的VPN许可证来支持诸如Mac OS X这样的操作系统。

远程办公导致的一个很少被谈起的问题：谁来为上面所说的那些工具买单？

想出一个团队所需的软件和服务并非一件很容易的事情。需要你付出时间来寻找所需要的资源。Christy Tucker是Performance Learning Systems的一名指导设计师，她全职远程办公，而且她的老板和团队的其他成员都是如此。“我们团队现在面临的最大的问题就是找到合适的工具和空间，方便我们进行共享和协作。”她说，“我希望我们能够有一个用于存储和交换文件的共享空间，而不是在无穷无尽的电子邮件附件中找来找去。”

对于企业IT支持部门来说，积极地帮助远程工作者是很重要的事情。Telelogic 英国分公司的软件架构师Judith Underwood强调远程工作者作为基本组织一部分的重要性，以及需要为远程工作者提供与在办公室工作的员工一样的技术支持。“VPN网络确实非常重要。我们需要了解它什么时候可能崩溃。我们需要知道在远程办公者的家中设置新路由器出现问题的时候，我们该怎么办。”Underwood 说。当远程工作者的家用计算机设置和公司的标准设置不匹配的时候，IT部门会因此感到非常头疼。

为了确保远程办公取得成功，可能需要改变，或者至少需要检查团队的工作流程。比如说，团队以前可能习惯于在隔间区域中通过口头交流来进行项目跟踪。由于远程工作者的出现，这样的做法就失效了。应该使用软件来帮助跟踪项目进度。没有人再需要浪费时间来写状态报告，因为那些信息已经存储在共享网络驱动器的的跟踪表格中了。

“大部分企业还没有将他们的日常任务数据和业务过程集中起来，放置在中央的web门户或者工作流应用软件中。”系统架构顾问Dodds说，“因此，他们强迫在物理空间中举行会议。在诸如blog、内容管理系统、维基等中央储存库中详细地讨论问题会把事情变得很容易。”Dodds 又补充说，为项目文档提供web化的索引对于企业来说确实太过超前。