信息化让啤酒企业插上智能翅膀

管理创新是企业永恒的主题，特别是传统企业管理达到一定水平之后，靠什么进一步探测、发现并去除积弊，以确保企业航船在市场之海中不搁浅、不触礁?如果把企业形象地比作一条航海的船，海底暗礁林立不易发现，很容易阻碍甚至撞翻行船，而借助信息化的力量好比使船增强了探测能力和清淤能力，把暗礁和淤泥暴露出来，企业之舟可以合理避让或清除，一路顺畅通行。因此信息化是酝酿精细化管理的最好原料。

那么什么是信息化？广义地说，凡是利用电子信息技术于企业的生产、管理、办公和商务活动的都是企业信息化的一部分。简单而言，就是人们常想到的电脑、上网、财会电算化、办公自动化（OA）等，以及今天日渐广用的ERP（企业资源计划管理）、CRM（客户关系管理）。

 企业信息管理的精髓就是信息集成，通过企业信息管理系统把企业的设计、采购、生产、财务、营销等各个环节集成起来，共享信息和资源，有效地支撑经营决策，努力达到降低库存、提高生产效能、质量、快速应变的目的。

可以说，酒香也怕巷子深，好酒少不了信息化。但是用Google搜索"啤酒行业+信息化"，可以发现这样一个结果，媒体关于中国啤酒行业竞争的文字可谓汗牛充栋，但对于啤酒行业信息化的报道、消息则屈指可数。
   
直面中国啤酒企业信息化难题

据不完全统计，目前，我国已经实现了信息化的啤酒企业，只占啤酒酿造业总量一个很小比例。在400多家啤酒企业中，仅有不到12家的企业基本实现了信息化，绝大多数啤酒企业经营管理尚处于传统的手工状态。尽管我国少数大型啤酒企业的信息化已经达到一定的成熟程度，但数量更多的中小啤酒企业却走在充满艰辛的信息化道路上。原因很简单，实施信息化是一项涉及面广、周期长、风险大的系统工程。中小啤酒企业要实施信息化，要投入大量的人力、物力和财力，引进和留住高级IT人才困难，不易具备建立企业信息系统项目组的条件，缺乏完备的项目管理体制和运作机制，没有管理顾问对项目进行监理……这些都是影响项目成功的关键。这说明我国啤酒酿造业信息化建设方面，我国啤酒企业即前景无限，又任重道远，必须加快步伐，迎头赶上。

面对以上情况与问题，我国啤酒企业如何实现信息化，插上腾飞的智能翅膀？我们以如今信息化应用范围最广、使用最普遍的办公自动化（英文简称OA）的作用和在企业应用为例进行阐述。
   
OA信息化软件，让企业插上智能翅膀

数字商业时代，企业内部信息沟通的广度、深度、质量、效率存在不足；有些工作，如果没有亲自督促，要么放任自流要么无人负责，致使完美无缺的策略，因为得不到良好的执行而流产；事情和最初的目标背道而驰，却不知道是那个环节、哪个人身上出了纰漏；一项工作，几个人签字的正常流程走下来，耗费很长时间，贻误商机；企业部门资料管理混乱，重要文件常常不知所踪；职员离职，带来重要资料遗失或泄露的隐患！无法随时随地掌握企业的全面情况，出差数天工作即堆积如山；每天数百上千的票据，囿于手工操作，数据信息处理极为缓慢，不同部门、车间、分公司难于共享，变成"信息孤岛"，让决策者十分头痛。

计算机的出现，使我们身边的很多事情变的简单和规范。90年代初期WORD的出现，帮助人们从繁重的事物工作中解脱出来，但它仅仅是一种个人办公软件。90年代后期，随着对协同化办公与知识管理的需求日益强烈，企业级的办公管理软件以及实践企业家管理思想的管理工具应运而生。办公自动化软件是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用群件技术和Web技术开发的软件产品，其主要作用是快速提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公、提高管理效率，它是组织网络办公、协同办公的软件、优秀管理工具，是帮助管理者、群体组织在竞争中制胜的利器。

OA软件的目标是帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。以国内知名办公自动化软件品牌合强智能办公系统为例，它主要实现了四个方面的功能：建立内部通讯平台；实现工作流转的自动化；建立信息发布平台；实现文件、信息管理的自动化。

首先是让管理工作变得轻松轻松。原因来自三方面：一、信息流通快，以前两三天处理一个报告的事，在平台上可以压缩在一个小时以内；二、文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待半工作清晰明了。相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减低工作量。三、信息发布平台使无效会议减少；

其次是协作性、灵活性显著提高。OA软件不仅帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而且提高了企业的部门间的协作能力，提高了团队精神；

第三、管理效率有效提高。在OA平台上，管理者无论身处何时何地，都可以了解掌控每项业务、每个人的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，并借此提高组织的工作效率和管理效率。

 第四、规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度行使，杜绝越权超作，防范经营风险，最重要一点就是实现知识管理与信息共享，使文档管理的自动化让优秀员工思想、技能不断积累和创新，而且实现即时管理、更新每个部门的各种资料，使得组织可以减低人员离职时所带来的人事成本等。

第三次信息浪潮的到来，ERP实现企业的资源效率，财务软件实现企业资金效率，OA软件则提升企业的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。可以说，作为网络办公的软件产品，OA软件2004年被誉为是继单机办公应用软件OFFICE之后新一轮的办公革命，成为软件产业一个新的亮点。

现在我们以福建省一家大型啤酒企业X啤酒有限公司为例，进一步阐述啤酒企业如何实现办公自动化，以充分提升企业竞争力，让企业插上腾飞的智能翅膀。

X啤酒有限公司原是一家中等规模啤酒企业，弹指一挥间，经过6、7年的迅速发展，企业规模不断壮大，业务飞速发展，企业由原来的上百人员工发展到上千人、年销售逾40万吨的全国大型啤酒企业，目前X啤酒还处在不断发展变化之中。平时X啤酒每月采购单据近千份，销售开票量近万张，手工业务处理量的压力越来越大。与此同时，企业经营成本不断增加，管理水平及整体运转效率无法全面适应形势发展需要，效能无法全面体现出来，因此，一场管理变革势在必行。

2004年，X啤酒有限公司便以办公自动化系统建设为契机，快马加鞭，在企业内部的信息化建设方面]加大投入，启动协同办公系统，迅速打开了在市场竞争中的有利局面，取得不凡效益，走出了一条企业信息化的成功之路。

首先建立实时的企业内部通讯平台

以往，X啤酒企业内部用的是外部免费邮箱，在安全性、可管理等方面存在明显不足。员工之间的交流也大多使用qq、msn等即时消息工具，这些工具未经合理管制很容易被用来非工作性质聊天，引起效率下降。通过统一企业内部通讯平台，可以提供给员工实时进行相互工作联络，既方便企业管理又能规范员工行为，员工间的联络也能从电话联系更多转变为使用在线实时短信等渠道进行，实效性明显。此外，这些功能都带有internet特性，同时也很方便那些经常在外的员工与总部保持联系，顺畅传递信息。

其次建立规范的信息发布平台

一方面，将X啤酒企业内部以及各部门的公共信息如公告、通知、启事、新闻、报道等消息全部进行电子化发布，改变过去的纸质打印张贴、电话和口头通知等方式引起的纸张浪费、实时性不强、安全不保障等弊端，也杜绝了反映没收到或看不到通知等借口，从而使企业各项政策规定得到规范、高效传送。另一方面，开辟电子论坛、电子刊物，为企业员工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，进行自由的谈论和发言，也可以开辟小范围的讨论区并确保其访问安全性解除员工顾虑。这些功能的主要目的是创造一个员工喜欢的企业环境，促进企业文化建设，同时，使企业能够及时收集员工的最新思想动态，集思广益，吸纳先进建议和意见。

第三，建立高效的协同办公智能平台

流程再造是X啤酒企业推行以合强软件为主的OA信息化建设的重点。X啤酒制定有一套完整的工作流程，从原料购买、设计、制造、质保、出入库、销售，以及行政、财务、人事、后勤等涉及到企业经营的每个环节。这些流程随着企业的发展不断得到补充和完善，能够有效进行质量和效率控制。从应用范围分类，可以分为跨部门应用的企业级流程、局部应用范围内的部门级流程及特定岗位应用的个人流程等；从业务类型分类，可以分为管理类、营销类、品质类、设计类、制造类等流程。例如，工作请示、工作报告、工作联络、请假申请、报销审批、派车申请、用章申请、收发文、采购入库报销等流程；订单更改通知单、客户投诉受理单、样品需求单、业务联络通知单等营销类流程；新产品开发审批单、设计更改通知单、产品设计报告、零件检测单、产品检测报告、样品借用登记、开模申请单等开发类流程；品质异常报告单、品质统计报告单等；加工委托单、设备操作规范单、工时金额统计单、生产日报表、日成品入库报表等制造类流程。

这些表单及流程应用范围多数属于跨部门应用，在手工填单并完成流转处理的情况下，每天产生至少上千份的纸质表格，需要不停地在不同部门和岗位间进行填写、周转、处理，过程及效率存在损耗时间多、强度大，出现过程监控难、管理难、协调难等问题。通过协同OA办公系统，X啤酒将这些企业流程进行电子化、网络化、无纸化处理，可以起到大大减化中间流转过程、规范每个环节处理职责与标准、加强过程监督与控制、管理、让各地分公司、办事处实现资源即时调用共享等作用，更为重要的是借此机会使管理流程得到进一步的简化、优化，更加科学、高效。

第四，建立文件和知识管理自动化平台

X啤酒发展历程中伴随着大量档案资料的、有形无形的知识的积累与沉淀，包括这些每天产生的数量不少的纸质文件，经过日积月累，其管理是个大问题，充分利用及发挥效益又是个大问题。尽管X啤酒日常管理中注重文件和知识管理，制定有一整套的制度和规范，但仍存在有损坏、遗失、泄密、再利用效率低下、安全得不到充分保障等问题仍困扰着企业。利用OA协同系统，将已有档案电子化、新产生档案无纸化，可以迅速建立起共享平台，并为这个平台建立起灵活的访问和操作权限，不但使有形文件和知识得到更为科学的管理，而且能够促使更多无形知识进行固化，使经验得到更为充分的传播，将业务调整、人事变动、时间跨越等因素影响降至最低程度。

2005年正式启用之后的一年以来，经过在X啤酒各部门、车间的推行应用，合强办公协同系统功能较好的满足了X啤酒的实际需求，成为员工每日不可缺的工作桌面，促使员工从烦琐的日常行政办公程序中解脱出来，受到了员工的普遍欢迎。目前，X啤酒办公协同系统的日常在线用户上百人，其稳定性、安全性等方面也令员工感到满意。

X啤酒王副总津津乐道地算起了他的两本账，一是经济账，二是社会账，既自从引入合强OA协同系统后两个最明显的变化，他总说"值，值，值！"。一是节支降耗取得经济效益。X啤酒采用合强OA办公自动化系统简单易用，功能强大，适用性强，单就网上收发文、网上审批等无纸化办公每年就可减少各种会议费用、电话开支、办公耗材等数十万元，带来明显经济效益；二是加速协同与沟通提高办公效率，决策快速准确。无纸化办公、内部管理系统的数字化、24小时移动（远程）办公，大大提高X啤酒工作效率，加速企业内部信息的沟通，使企业管理运作体系走在行业前列，尤其是近些年来随着X啤酒企业急剧扩张、并购，OA系统的引进建设，使X啤酒大大增强面对瞬息万变的市场的快速反应能力，为X啤酒企业做大做强打下坚实的基础。

王副总的一句话就是一个很好的总结："引进协同办公系统大大提高了企业各个环节的运行效率，增强了X啤酒的综合竞争力，它为我们插上了一双智能的翅膀，必将使X啤酒飞向更广阔的天地"。

再以信息化建设较好的金威啤酒为例，说明信息化在企业的巨大作用。金威的业务流程包括：原材料采购、生产酿造啤酒、销售啤酒。日常业务流程较复杂，业务数据量较大，每年约3亿元原辅材料采购，约9亿元销售收入；每月采购单据近千份，销售开票量近万张。所以业务管理信息系统的使用已直接关系到公司日常业务运作的效率。通过实施一体化信息系统，把公司所有产供销环节的业务全部整合到OA与ERP结合的统一信息平台上，给金威啤酒带来重大经济效益：

首先，系统不仅使销售数据的反馈速度相比以往更为及时，而且加快了销售流程。以前，经销商到金威公司开一个单据至少要花费10分钟的时间，才能完成从登记、买酒到付款的过程；现在，由于财务业务一体化，所有数据都在一个界面上就能体现，开一个单据只要1分钟。流程的加速，无疑提高了客户的满意度。

其次，及时有效的数据反馈，为管理决策提供了强有力的依据。以前，只有到月中才可能获取到上月的报表数据，这显然跟不上啤酒行业竞争日益加剧的形势，但如今，每月2号就能得到数据报表，并且直接送达公司管理者的桌面。

最后，有效地降低了运营成本。比如，从建厂到实施信息系统之前，金威啤酒公司的历史坏账累计达上千万元。系统上线后，加强了对应收账款的管理，近两三年来，公司坏账明显降低。这里面，信息化软件所起的作用是不容忽视的。

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