[原创]一家之言：如何避免信息化建设的陷阱

信息化的影响正以不同的方式深入到各种行业，渗透到各种管理活动中，IT革命已经成为组织战略性的需要。例如，在金融领域的结算、交易中，IT技术占有越来越重要的地位，制造业的CAD/CAM改变了生产的类型，零售业导入的条码技术和POS扫描技术到来使得物流业出现了变革，国防也因IT技术的引入演变出了新型的战争格局。信息化的应用具有的极强的影响力使得信息技术得以迅速的扩张，当一个行业的参与者应用信息技术到它的产品或价值链中时，其他参与者会作出响应的反应，并会扩大到其他行业。

然而，信息化并不是对所有公司都具有战略性的影响，一般来说，根据企业特点的不同，企业的信息化分为不同的类型，简单的可以划分为3种类型：支撑型、转换型、内在驱动型。例如，银行、零售业的连锁店属于支撑型，处于管理变革期的组织的信息化属于转换型，而研发类企业的信息系统则属于内在驱动型。企业应根据自己的实际情况选择信息化的应用。

信息化建设可以说是一项系统工程，必须有规则、有计划、有目标、有步骤、分阶段地进行，而全面的信息化又不单是一项技术手段的应用，是企业管理上的一次变革。在这个过程中，由于要系统地来考虑企业整体的战略、运作流程、信息系统的支撑以及信息组织的配备等多方面的问题，不可避免的会遇到一些信息化建设的“陷阱”。

一、             信息化建设过程中可能遇到的“陷阱”

       信息化建设过程中可能遇到的“陷阱”可以简单分为四大类：

1、 信息化建设的定位不清，导致整体建设方面的迷失

       对于不同的企业，其对信息化的需求也各不相同。对于知识密集型的企业，信息化更多的是要与企业整体的发展战略相一致，在实现内在业务支撑的基础上，向信息化驱动企业发展的方向努力；对于劳动密集型或资金密集型的企业，信息化更多的是对企业业务的支撑，构建相应的信息系统对业务流程进行支撑、实现；对于正处于变革期的企业而言，信息化建设要慎重，在整个变革过程中，信息化的地位可能会发生一定的变化，因此，对于处于变革期的企业，可以采用“最小系统”的原则，即针对核心业务，从对业务支撑的角度来建设相应的信息系统，随着整个管理变革的完成，进一步调整相应的信息化战略。

2、 信息系统建设前的准备不足，缺乏系统性规划，造成“脚疼医脚、头疼医头”的局面

       信息化建设过程中往往会出现最终实现的信息系统与原来设想的不一致的现象，导致这一问题的根本原因在于对信息系统的建设缺少完整全面的规划。信息化虽然能对企业业务进行很好的支撑，但信息系统并不是万能的，在信息系统建设之前，信息部门与业务部门应协同工作，详细而系统的分析哪些业务是可以使用信息系统来支撑的，哪些是要使用管理手段加以完善，如果“眉毛胡子一把抓”，任何业务都系统借助信息化手段实现，最终的结果一定与期望的相差很远。

3、 信息系统的建设与实施由软件厂商唱主角，颠倒了信息化建设的“甲乙方”

       从最早的MIS系统，到近年来越来越热的ERP、CRM、KMS、HRM等信息系统，可以说目前市场上的大部分信息系统的功能都比较完善，很多厂商在进行软件宣传时，或多或少的都会夸大自己系统的功能。在信息化建设过程中，企业往往并不是很清楚选择哪种软件更合适，并且，一旦选定了软件产品，在具体的建设/实施过程中，由于软件产品的日益模块化、整体化，很多软件实施商并不会对软件产品进行面向企业的客户化开发，这也导致了很多时候企业的业务流程要根据软件的设定而变化，这种变化有时是好的，能够在一定程度上规范企业的业务流程，而有时对企业确实致命的。根据软件设定的运作流程来调整原来已有的业务流程，可能会对企业的整体业务模式带来“多米诺骨牌”效应，一个环节处理不好导致整个业务“生态系统”的损坏，最后的结果是信息化不但没有起到相应的支撑作用，反而白白浪费了大量的人力物力，甚至导致企业的生存危机。这方面的例子在早期实施ERP的企业中是屡见不鲜的。

4、信息部门的建设与信息化的需求不匹配，导致信息系统的维护与新系统升级的困难

       信息化建设过程中一个最容易被忽视的“陷阱”就是信息部门与信息化需求的不匹配问题。任何信息系统的建设都不是一蹴而就的，往往需要一个专业团队进行跟踪、服务，并根据业务的变化随时对信息系统进行升级与更新。而目前，国内大部分企业的信息部门定位都是一般的职能部门，而没有从信息化所服务的范围来认真考虑信息部门的定位问题。如果说某信息系统只是企业运作过程中的一些辅助性工具，那信息部门定位于一般的职能部门定没有太大的问题，但是，如果某信息系统是关系到企业核心业务运作的，那对该信息系统提供维护与升级的信息部门就不是简单的职能部门，而是一个服务于企业内部大部分职能部门的支撑部门。对于这种不同的信息化需求，只有明确了信息部门的真正定位，才能够真正的将信息化的对企业的支撑、驱动作用发挥到最佳。

二、             如何避免信息化建设过程中的“陷阱”

       信息化建设是一项系统工程，对整个建设的过程要进行阶段性的划分，简单说信息化建设过程可划分为四大阶段：立项、准备、实施及验收。以上信息化建设过程中可能遇到的陷阱，在各个阶段都存在。结合这些问题，可以从两大方面来避免/消除信息化建设过程中的“陷阱”。

1、 系统规划，规范先行

       在信息化建设的开始阶段，即立项阶段，由企业内部的信息部门及主要的业务部门牵头，结合企业的业务运作流程及最迫切的需求，适当的借鉴行业内相关的成功案例，对要建设的信息系统进行多方面的可行性分析。

       在可行性分析得到企业内部一直认可的前提下，对要建设的信息系统进行系统规划，即在准备阶段，使用规范的框架、方法、工具进行信息化规划，即IT规划。

       IT规划是近几年兴起的一个新的热门，概括说来，IT规划可以分为三个层次：IT战略规划、IT技术架构/运维规划以及IT组织/治理规划。不同的企业要根据自身所处的不同发展阶段进行不同IT规划方法选择，从内容上来说，IT战略规划是对IT手段和企业战略进行匹配分析，在企业战略的指导下，明确IT的战略目标、方向和具体信息化建设方向；IT技术架构/运维规划是根据IT战略，具体确定运营层面的IT技术架构，指明信息化建设所采用的具体技术手段和必要的技术保障；IT组织/治理规划是在信息化组织已经建立并运作的基础上，对其工作的领域和流程进行一定的规划，使信息部门更有效的工作。

       相比较而言，这三个方面的规划之间的层次关系是：IT战略规划决定IT技术架构/运维规划，在IT战略规划和IT技术架构/运维规划明确的基础上，IT组织/治理规划对信息化的运作提供更高效的保障。

       对于IT战略规划，可以对企业的管理模式/流程可以不作太多的关注，只要能够明确企业的战略方向，和整个行业的发展趋势，基本上就能够确定企业的IT战略；对于IT技术架构/运维规划，首先要保证企业有独立的信息部门，可能信息部门在企业内部的地位不高，但企业内部的管理模式和流程必须要相对清晰。之所以要具备这样的条件是因为IT手段的引入是对管理模式/流程的支撑，如果管理模式不清晰，所进行的IT架构规划也很难落到实处，规划成果很难为客户带来价值；对于IT组织/治理规划，企业内部不但要存在独立的信息部门，而且，作为一个独立的职能部门，其在企业内部的作用不亚于主要业务部门，只有具有了这两个条件，IT治理才能顺利地开展，并且规划的内容更能够为企业带来价值。

2、 分清主次，消除瓶颈

       在系统规划的基础上，明确了信息化建设的重点之后，在具体的开发/实施过程中，最需要注意的是进行需求分析是使用的方法和策略。       可以说，企业内信息系统建设不成功的情况有80%是因为需求分析没有做好所造成的，这其中有两方面需要注意：

-       需求分析的策略

       由于信息化建设是多个部门共同协作的，这其中就会有主导部门与辅助部门，而目前往往在很多企业内都是由信息部门来牵头主导，可以说这其中已经为后来的信息化不成功埋下了隐患。首先，信息部门不是最终的信息系统使用者，特别是根据一些关系到企业生存的业务而构建的信息系统，信息部门只能是一个辅助维护者，因此，在信息化建设过程中，如果涉及到重大的关系到企业核心业务的系统，应该由业务部门牵头，由他们来主导整个需求分析，而信息部门处于辅助地位，负责提供规范性支持，如工作方法、需求分析的模板等。

-       需求分析的框架/方法

       在整个需求分析过程中，必须要使用规范性的方法框架，对分析结果进行系统性的分析描述。一般来说，比较常用的方法有ARIS、IDEF1．X、PetriNet、CIMOSA等方法，虽然各种方法不尽相同，但其系统性本质是相同的。同时，企业应根据不同的需要和自身特点，选择不同的方法，比如，在对系统需要进行比较详细分析的情况下，可以使用ARIS方法，不但能够从过程角度，而且可以从组织、数据、资源、功能等多个角度进行分析，从而让用户清楚信息系统的功能、使用流程以及涉及的范围；在要求对系统的动态状态分析的情况下，可以使用Pertri网方法，从系统动态状态变化的角度，对系统进行实时性分析。

       在需求分析完成的基础上，企业就需要对具体的信息系统进行开发/实施。由于目前大多数信息系统都是模块化、整体化的解决方案，真正需要完全开发的系统并不是特别多，一般需要进行系统选型，选择合适的软件系统，并在此基础上进行一定的二次开发。因此，如何选择合适的软件系统也是困扰企业的一大难题。

       在软件选型过程中，需要从软件功能、技术架构以及集成能力三个方面进行综合考虑。在软件功能方面，由于目前大部分软件功能比较完善，企业需要根据需求分析结果对相关的软件功能进行认真的比对分析，保证选择的信息系统能够从功能上满足企业的需求。而对技术架构以及集成能力的分析上，目前很多企业做得并不好。表1、表2提供了技术架构以及集成能力的比选对照表，仅供参考。

表1 软件架构的选型对比表

表2 集成能力上选型对比表

       总体来说，企业进行信息化建设的过程不可能是一帆风顺的，或多或少都会遇到一些障碍和困难，从本质上讲，信息化手段的成功运用将会有企业的发展带来更大的助动力，但信息化建设也是一把双刃剑，如果使用不好，不但浪费了大量的人力物力，也可能导致新的业务危机的出现。所以，如何避免信息化建设过程中的陷阱，这是一个伴随着信息化建设全过程的一个问题，只有很好的把握住信息化的战略方向，并灵活运用一定的框架、方法，采用合理的策略手段，信息化建设才能向成功的彼岸前进。

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