解渴之后要抗洪--企业信息管理的新使命（王茁）

解渴之后要抗洪

——企业信息管理的新使命

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王茁T

最近我搬了一次家（我已有三年没挪窝了），其它一切东西都很快、很容易地搬完、整理完，就是那些书刊（时髦的用语称之为“信息载体”）搬起来、整起来最费时、最费力。从事信息技术咨询服务的我突然产生了“信息洪水正将我淹没”的感慨。可是，回想起我童年和少年时期没有书刊可读的情形，我对这种“信息洪水”的恐惧远不如我对那种“信息饥荒”的恐惧来得强烈，就好比后来富足了的人对大腹便便的恐惧远不如对穷困时瘦骨嶙峋的恐惧来得强烈。

我想我个人对信息从“饥荒到洪水”的切身体验从某种程度上也反映了整个社会对信息的感受。最近从托马斯·达文波特和约翰·贝克的《注意力经济》一书中看到这样一些数字：
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十五世纪一个读者所能接触到的全部书面材料还不如今天纽约时报星期日版一版所包含的事实性信息多；1942年英国剑桥的皇后学院的、世界上最好的图书馆也只藏有199本图书；在古登堡印刷机发明以前，几个专心致志的誊写员要花几个月或者几年才能生产出一本书……可是今天，全世界每年出版300000册图书，世界上每年出版的学术刊物有400000份之多；单美国每年就出版60000册图书及18000份杂志，这些杂志共有225000000000页编辑内容 （光是关于食物和营养的编辑内容就有20000000000多页）；每年在美国办公室之间流转的文件有1600000000000件之多；1998年寄到美国人信箱里的直邮信件有87200000000封之多，1999年寄到美国人家里的产品样本有15000000000本之多。所有这些信息还没有包括互联网的内容：到2001年初，互联网上已有3000000000到4000000000个文件，而且其规模每两年就要翻一番。

人类对信息饥荒的恐惧和对信息富裕的渴望在过去一个世纪以来表现得格外强烈，这一趋势和信息科学技术相互推动、相互促进，逐渐形成了所谓“信息过剩”或“信息超载”的现象。这一现象主要体现在以下三个方面：（一）明明知道相关信息确实存在而且是大量存在、但就是找不到的挫折感；（二）生怕有些重要的东西被忽视了的恐惧感；（三）由于相关信息太多而无法阅读、处理和采取有意义行动的无力感。所有这些感觉似乎都在证明：信息已经成为我们的负担！

置身于信息的汪洋大海中的社会、企业和个人,在学会游泳和航行以前，再往前走就难免有被淹死的危险。因此，我们有必要停下来思考一下：到底是哪些因素造成了信息泛滥，如何才能有效地抗击信息洪水的侵袭，未来信息经济的前景会是什么样子呢？

让我们先来分析信息超载的原因。首先，除了这几年由于互联网的突飞猛进造成了信息数量的激增以外，难以决定信息的相关性也是信息超载的原因之一。由于语言的差异，糟糕的标签和不精确的阐述，造成信息需求和信息供给之间不能形成紧密联系。再加上供给的过度，使得决定信息相关性变得十分艰难。一则信息对你是微不足道，对别人却可能是至关重要的。

其次，信息来源过多和信息条块分割是信息超载的另一原因。在互联网上或企业内联网上，相同、相似或相关的信息储存在许多个资料库里，这种分散使得要获取有关某一主题的最完善的信息的全部甚至一小部分都要花很多时间，有时甚至化了很多时间也一无所获。

信息超载的另一原因是信息文盲。信息文盲并不是指不认识字或不会使用电脑的人，而是指不知道从哪里寻找与某一课题相关的高质量的信息的人，这其中甚至包括许多信息从业人员。许多人从来没有受过使用搜索引擎的训练，不知道搜索的根本因素。大多数企业和个人缺乏寻找信息和理解信息的技能。一些专门针对个人和针对企业的网上信息门户，象Yahoo和Google，正试图改善这一状况。

信息超载还有一个重要原因就是信息的不合格。到目前为止帮助使用者理解文件的诸多方面（比如说涵盖的广度和深度，来源的可靠性，资料的准确性和及时性等等）的可靠而又全面的反馈机制尚不存在。这都有待互联网评级机构和语义“标签”的发展来加以改进。

由于上述因素的共同存在及其长期影响，信息超载现象目前看来只会恶化，离有所好转为时上远。事实上，这一问题决不会完全解决，从而一去不复返的。随着信息洪水的不断蔓延，有效的信息管理就成为企业竞争战略和竞争优势的重要方面。在知识经济的曙光初现的今天，企业一定要在抗击信息洪水的同时，寻找并储存信息和知识的清泉，因为这种清泉是企业的重要资产，是企业发展和创新的“源头活水”。可是，要找到并保持这一源头活水并非易事，企业必须下大决心、花大力气、用大智慧才能从泛滥的资料洪水中过滤出知识的净水，从喧嚣的信息噪音中升华出智能的音乐。

那么，如何来管理洪水般泛滥的信息呢？答案是“以其人之道还治其人之身”———广泛地利用（而不是抗拒）先进的信息技术。这些技术包括：

第一，内容管理：通过对企业内部内容、网站内容、电子商务交易内容和（与其他企业的）共享内容的有效组织和管理，企业就能减少信息洪水对员工劳动生产率、商业机会和企业竞争力的侵袭。象Vignette、Interwoven和Documentum之类软件厂商的产品都能提供这方面的帮助。

第二，网上信息门户：企业通过建立网上信息门户可以帮助知识工人迅速找到相关的信息、应用软件和商务流程，既提高工作效率又改进工作效果，使他们不但不被信息洪水淹没，反而能在信息海洋中游泳、航行、捕鱼。提供建立网上信息门户的工具的软件厂商有SAP(TopTier)、IBM、Sybase和iPlanet等等。

第三，商务智能：本专栏上一期文章曾经介绍过，商务智能可以帮助用企业把在经营过程中搜集到的大量定量资料和信息转化为知识和智能，帮助企业经理人员作出及时、正确、可行、有效的决定，从而改善企业经营效果，提高企业竞争力和获利性。完善的企业商务智能体系不仅能够抗击而且能够预防信息洪水的泛滥。企业应该全面考虑并认真把握企业商务智能体系的几项成功要素，做好信息洪水的防治工作。

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第四，知识管理：要真正解决信息洪水问题，企业必须建立一套完善的知识管理体系。知识管理体系包括企业各种信息资产（资料库、文件等显性信息和存在于员工头脑中的隐性知识）的创造、获取、组织、接触和使用的全过程。知识管理能把信息洪水转化成智慧的泉水，成为企业共享资源、加强合作和促进创新的动力之源。企业在进行知识管理时，既要注意利用好各种技术手段，又要注意克服不愿分享知识的文化障碍。

前面提到，信息超载现象在有所改善之前只会恶化，对付信息洪水决非易事。虽然我们提出了一些解决方案，但是企业必须认识到问题的发展速度有可能超过解决方案出台的速度。展望未来，Gartner预测了三种情形：（一）“黑暗时代”———到2005年，世界经济因信息过剩而开始坍塌，大多数企业淹没于信息汪洋之中，无法分清有用和无用、有意义和无意义的信息，无法逃出错误决定的怪圈，无法理解竞争者、消费者和投资者；（二）“一切照常时代”———到2007年，信息过剩仍然是一个严重的问题，但是我们挣扎着生存下来，大约有四分之一的企业因擅长管理信息而获得明显的竞争优势，另外四分之一的企业由于不能应付信息过剩的挑战而最终失败，剩下的一半企业则继续领教不可靠和不相关的过量信息的巨大危害；（三）“黄金时代”———到2005年，技术的发展提高了大多数企业的劳动生产率，特别是知识管理技术的进步和有效的信息中介的成熟，使一半以上的企业的劳动生产率至少翻了一番。Gartner认为“黑暗时代”到来的概率是0.3, “一切照常时代” 到来的概率是0.5, “黄金时代” 到来的概率是0.2.

对于信息技术和信息经济发展比较早、比较快的欧美国家，信息洪水的威胁是真正存在的，防范和对抗成为企业和个人都必须面对的挑战。对于信息技术和信息经济发展比较晚但并不缓慢的中国来说，信息发展过程中的“解渴问题”在一段时期和一定范围内仍将存在，但是随着经济、技术和对外交往的发展，信息洪水的全面到来也是迟早的事；中国的企业要做到未雨绸缪，否则辛苦得来的劳动生产率、商业机会和市场竞争力就有可能被信息洪水冲走。希望大家不要认为这是危言耸听！

注：作者简介－王茁，现在美国信息技术研究与咨询企业Gartner公司任咨询师。1991年7月毕业于上海复旦大学新闻学院；同年同月起进入上海家化有限公司任品牌经理和品牌管理部经理多年；1997年8月赴美国圣约翰大学攻读工商企业管理硕士学位并于2000年1月毕业；同年同月起进入Gartner公司任咨询师至今。

本文由作者向AMT提供

联系email：wzhuo@hotmail.com

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