避免快速膨胀失去控制 BPM大道至简

业务流程管理通常是一项巨大工程，但并不意味着就是一团糟。本文就是教你如何实施BPM计划，避免其快速膨胀失去控制。——Alan Earls

在BPM实施中有很多令人啼笑皆非的现象：BPM的初衷通常是想提高公司业务活动的效率，但最终结果往往可能是更加笨拙，更加茫然，或者是过于复杂。

确实，BPM的计划本来就有一个易于膨胀的倾向。“BPM的目标开始是很小，但随着事情的发展，其在规模和复杂度方面都变得庞大起来，” Kemsley设计公司的BPM独立咨询师Sandy Kemsley说道。

复杂性的类型

她描述了复杂性的两个方面：一个是政治和文化方面的，另一个是技术因素。

“在文化上和政治上，保持BPM的简单是很重要的，这样，你就不会卷入到原本就不该牵涉到的领域，也不会将让BPM的范围过分扩张”，她说道。举例来说，启动BPM计划的小组可能会发现在公司内其他地方正在开展的其他类似项目，比如六西格玛团队或者其他流程改进的项目。这自然就产生这样一个问题：“你是否应该将你的BPM计划同其他项目结合起来，或者只是跟它们有所关联？”Kemsley的回答是：很可能在开始的时候不要这样。“最终，你可能会去做这些你想要去做的事，但在BPM项目开始伊始，你可能并不希望这个项目承受太多其他事情的负累，”她说道。

另一方面，你也不希望BPM项目完全隔绝起来。一个绝妙的办法是建立一个BPM卓越能力中心或者学习研究中心，由此在整个企业内共享BPM知识、技巧和资源。

你还会因为技术问题而将BPM搞得过于复杂。Kemsley说其缘起往往是由于客户观看了厂商的某次演示，在此演示中强调了一个BPM解决方案的所有花里胡哨的功能。于是，他们受到这如此众多可以应用到的复杂方式的前景所引诱，不再满足于使用现成的基本模式。“最终，他们将这做成了一个高端的图形化应用开发工具，并且编写了数目庞大的复杂定制，”她说道。由此一来，这使得BPM本身具有的持续变更和精细调节变得更加复杂化，因而产生的结果也就可想而知了。“通常说来，你能够找到一些合适的特性，它们看起来似乎符合常理，但当你看到了它是如何工作的，你几乎马上就会想去改变它，” Kemsley说道。

Kemsley建议，对于第一个BPM迭代过程，要尽可能地采用现成的功能。然后，当人们已经开始使用这个解决方案时，就可以考虑做一些定制，或者将其与其他系统进行集成，或者为其开发一些专用的用户界面。

“这并不是说你可以一句代码都不写就能够将BPM付诸实施，那是不现实的，”Kemsley说道。“但是，你应该用最少的定制来实现有用的功能。”我们的目标是在开工伊始尽量保持技术的简单易用，而随着你的需求的增长，再去采用那些更加复杂的技术。

要按部就班

复杂性不仅困扰着大型BPM项目，也同样影响着小型项目，工作流管理联合会（这是一个行业组织）执行总监Nathaniel Palmer说道。鉴于此，他说，不论多大规模的BPM项目，都需要特定的组件来保持其条理性和计划性，包括清晰的治理，定期的里程碑来检查进度，以及一个可靠的沟通计划。他们还需要为工作是如何开展，流程和工作流是如何辨识，提取并转变为一个最终状态建立一个很好的模式。

在Palmer看来，BPM项目被搞得过分复杂的另一个原因是：由于第四代编程语言（4GL）的出现，使得实际上几乎任何人都可以变成一个程序员。“人们可以更加容易地提供直接输入，甚至可以提出业务模型和规则，”他介绍。

从很多角度来看，这是一个好的技术发展，因为它“缩短了开发周期”，减少甚至消除了解释和翻译的工作。然而，众口难调，所有这些不同的利益相关方都将自己的喜好和观点添加进来，这个BPM项目就不可避免地迅速复杂起来。

但是，如何才能知道它是否会变得过于复杂？Palmer说，最好的衡量标准是基于你对项目成功的定义。“这又回到前述的观点，从项目一开始，你就需要一个衡量标准来对项目的最终成功，以及实施过程中的增加内容进行测量，”他说道。他建议，每隔30天至少要安排一个里程碑，来检查你的工作是否有效。

按照Palmer的说法，计划和现实会产生巨大的差距，“这几乎是不可避免的”。这也是他强调经常检查的原因：“虽然你不需要第一次就把事情做对，但如果你让错误延续了太长时间，再去改正就太迟了。”

如果说对于如何保持BPM简单而有效有一句需要你牢记在心的格言，Palmer说道，那就是BPM是一个团队任务。“不过项目的规模大小，最大的挑战是如何让人们团结协作，”他说道。

的确如此，很多人认为他们独自工作时，效率会更高，但对于BPM来说那不是一个最好的工作方法。“单独行动，我们可能会走得更快；共同行动，会让我们走到更远，”Palmer说道，“这个道理，也是最为重要的一个原则，是我们必须要记取的。”

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