“借用”信息归口部门来初步做到数据标准化

引言：一个企业要想做到信息化，最基础的就是做到数据标准化；要想做到数据标准化，最基础又是统一流程体系。至于说如何在一个企业做好这个标准化的项目的话，最好由一个归口部门来主导推行，做过一定程度水平可以移交至信息责任人（部门）来自我管理。

案例背景：森康服饰有限公司是一家专注于生产休闲服装的企业，除了自行设计、开发服装品牌外，森康公司采用直营零售和发展经销商渠道的形式开拓市场。

1998年，公司实施了大型ERP系统，管理财务、采购、库存，并在渠道推广经销商管理系统、零售门店推广POS系统，同时森康公司还开发了网上订货、生产进度控制等信息系统，以促进信息共享，提高工作效率。

根据高层的规划，2011年森康公司计划上马BI系统，以提高报表制作和经营分析的工作效率。然而，负责信息化主推工作的森康公司CIO张卓然却犯了难：当前ERP系统中的数据非常混乱，首当其冲的是产品编码问题，一物多码、一码多物的情况普遍。

分析：

当我看到森康服饰有限公司的“数据浩劫”时，突然想到曾在内蒙古蒙西水泥股份有限公司做过的流程表单优化项目。因为当时在做流程项目过程中，发现企业中存在着多种表单编码的问题：一套是由质量监督技术部门制定的；另一套是由企划部制定的。而企业上信息化的宗旨就是要利用最简单的信息点用最短的时间找到准确的信息。质量监督部门制定的主要依据的是ISO9001质量体系和ISO14001环境体系的原则，既对那些涉及到这两方面的表单才纳入设置编码的范围内。而另一方面，企业划部规定的表单为企业内/外部流程，如采购流程中的一些表单，它既可能为涉及到质量管理和环境管理，这时候的表单编码又该如何的处理的呢？

因此，为了更好统一企业内部表单的编码，减少流程的非增值活动，企划部牵头，组织质量监督技术、生产部及相关表单使用人员进行头脑风暴法，从而达到编码标准的统一、使用与监管的合作。同时，最后表单及制度文件的编码统一由企划部一致标准化对待处理。

对于目前的森康服饰来讲，其BI系统中的报表制作和经营分析对数据的要求则有着更高标准要求。它完全可以利用好这次机会，专门设置一个标准化的团队，从最基础的物料编码开始，利用BI系统为其管理。任何问题的解决都是会设立一个团队来解决的，但是这次企业信息化的团队则需重点在流程和ERP专业人才的要求上。我们不能只是重视整个编码的优化，对于编码的应用，即贯标过程则是路漫长。

当然的了，在做信息分类编码时必须注意以下的几点：

★分类时，编码必须是“纯分类”，不能再掺杂隶属关系编号的概念。

★编码规则要既简明又方便的使顺序码增长不出现溢出，同时保证每一类属性中的个数保持在20 至30 个之间，即可以在计算机同一屏上显示出来，提高交互产生编码的速度。

★必须坚持一个编码对象对应一个编号，一个编号对应一个编码对象，即编码的唯一性。

★编码宜尽可能采用数字，使用字母时，必须要求作业工人都能正确识别字母，否则会影响交流，另外在某些字段类型时，使用字母时，会给计算机运算和排序带来麻烦。

★编码的流水号要充分考虑企业的发展，三位长度比较合适，太短容易溢出，太长浪费资源。对流水号要有一套回收规则，而且与管理相关；一种方法是等流水号用到最大时，统一回收已发出的号，同时要求行政同时收回所有与此号相关的文档和实物，保证此号可以重新使用。另一种是随时回收，随时使用，但要求行政随时收回所有与此号相关的文档和实物。从回避风险，降低管理要求出发，第一种方法比较合适，但现场使用资料的流水号不连续。流水号不回收，由于试制、试用等原因，很快就会溢出。

信息分类编码管理系统通过与CAD、CAPP、PDM系统紧密集成可有效支持企业开展查询式、模块化、相似化设计， CAPP开展查询式、相似化工艺，并为ERP开展按“零件”组织生产奠定了基础。通过信息分类编码数据库与CAD的集成实现企业信息化过程中信息数据的正向流程，实现设计人员快捷地检索、访问编码“零件库”，并使检索到的零件信息可以方便的纳入设计文件。企业可从设计源头有效地规范相关人员对基础数据选用，实现大范围的数据交换和共享，可使企业库存地品种规格减少35-40%，大大减少库存所占用的资金。

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