工作流实施漫谈

随着信息技术的发展，工作流程信息化（简称工作流）在日常业务工作中应用越来越广泛。人们在追求新技术带来的便利和效率时，却忽视了非常重要的一点内容，那就是工作流是有适用范围的，并不是信息化程度越高就越好。

那么什么是工作流呢？简单的说，工作流就是要在正确的时间点将相应的工作分发给对应的人员去做，然后周而复始地进行。工作流的特点是以人为中心，它从一个人传递给另一个人，但注意，工作流并不仅仅就是一个工作的流动而已，其还包括相应的规则、角色以及职责，工作流将根据它们来进行流动和传递。换句话来说，工作流就是流程。

既然企业想要实施工作流，就必须实现明确实施工作流的目的。一般来讲，企业通常有以下目的：

第一，通过工作流的实施，使得企业的流程管理实现信息化。

第二，在工作流程实施过程中，促使企业流程管理的标准化建设。

在满足第一个目的时，就要求企业明确流程信息化管理的范围，是全部信息化？还是局部信息化？若局部信息化，选择的标准或原则是什么？在实现第二个目标时，企业需要做出更大的努力，如：企业现行流程本身的是否合理？企业是否具有改变不合理流程的意愿和能力？是否需要借助内部或外部咨询的力量，对企业流程进行优化？

明确流程范围

为了明确工作流的实施范围，首先我们要熟悉企业的流程如何分类，这里作者建议企业参考波特价值链模型（如下图），然后根据自己企业的特点进行细分，以便确定流程实施的大致范围。
             

另外，笔者依据自己的管理实践，结合价值链模型，给出了另外一个更为全面的流程范围。见下图。
              

确定流程选择原则

仅仅有了流程的实施范围，还是远远不够的，在任何一个流程系统中，并不是所有的流程都适合信息化管理，选择适合信息化的工作流程应遵循以下原则：

1、 管理标准化水平

管理标准化水平越高，可选择的流程越多。就是说，企业管理经营过程中的流程化、表单化、制度化的管理活动越多，靠经验决策的环节越少，可供信息化的流程就越多。

2、集权和分权程度

集权程度越高，可选择的流程越多。权利的集中度越高，决策信息的传递过程越长；权利下放越充分，决策信息传递的过程就越短。信息传递过程越长，流程信息化的效率就会越明显；当决策就发生在事情的发生地时，流程的信息化已经没有必要存在。

3、业务发生的频率

流程重复发生的次数越多，越适合选择。流程信息化的目的是减少信息人为失真、提高信息传递效率、减少人员的重复性劳动，因此流程重复启动的频率越高，就越适合进行信息化。

4、流程的时空要求

流程的时效性要求越高，空间跨度越大，越适合选择，在时间紧迫、距离远的情况下进行信息传递时，信息化是最好的解决方案。

5、流程本身的长度

流程并行、串行的岗位越多，越适合选择；在企业经营活动中，某些信息的传递会经过多个岗位、通过多个部门、甚至跨过多个组织，同时在某个决策点上，很多时候需要多人进行同时决策或评价，这样的情况实施流程的信息化管理，会极大的提高工作的时效。

6、流程前后衔接性

流程的选前后衔接性越好，就越适合进行信息化，在企业中，很多流程的输出是下一个流程的输入，流程的价值在于对客户最终增值服务，站在更高的层面上，从为客户提供增值的角度对前后衔接的流程全面进行信息化，效果会更好。

为了有更直观的认识，作者在此给出更为更具体的内容，以方便企业在推行工作流时作为参考。

1、业务处理类流程：
 销售管理：销售合同管理、销售价格管理、分销（代理商）管理、销售员日常业务管理
 采购管理：采购计划管理（低值易耗品、固资采购、原材料采购）、采购合同管理
 库存管理：出入库管理、调拨管理、盘点管理
 计划管理：生产计划管理、生产准备管理

2、管理支持类流程：
 技术管理：技术文档评审、编码制定
 质量管理：质量检验信息传递
 资产管理：固资申请管理、固资过程状态管理管理
 财务管理：预算编制管理、财务报销管理
 人力资源管理：休假管理、工资发放管理、招聘录用管理、培训计划管理
 行政公文管理：请假管理、办公用品申领、收发文、会议纪要发布
 

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