商业智能系统的协助管理功能

企业要能维持竞争的优势，持续改进流程与精确的商业决策是相辅相成的两把利剑。有了正确的信息，才能制定合理而高效率的企业流程。再结合先进的信息技术，业务流程重组就能将无附加值的活动消弥于无形，从而将企业的经营成本降至最低。改造过的企业流程能整合有效、实时的信息，协助提升决策质量。当企业明察本身优势与环境变化后，将采取正确步骤，从而进一步强化体质。如此一来，优异的信息与合理的流程形成良性循环，保证持续进行企业改造。

以国内的状况而看，企业应具备在国际市场上厮杀的能力，制造业需练就一身收放自如，快速应变的生产模式。引入信息系统以合理化流程固然刻不容缓，却也不能因此丧失原有的弹性。ERP系统如能以提供商业智能为前提，其流程与信息将形成回路，相辅相成。由于协助完成企业目标成为系统最优先原则，营运的瓶颈将能被及早发觉，系统会因此更具弹性。

在现在的业务环境中，高级主管经常需要实时进行营运及策略决策。若无法得到正确而实时的业务或财务信息，管理者将无法面对企业的危机与转机，增加企业生产力及效率，而这些议题对企业的影响程度远胜于外在经济环境的变迁。

信息驱动企业

一个企业可能有上百个绩效目标：不同的部门、案例、团队、乃至于个人皆可能有其绩效目标。以财务而言，可能的目标有每股盈余、本益比、可运用资本等;生产的可能目标有存货周转率、单位成本、成品瑕疵率等;销售的可能目标有销售预估、促销投资回报率、新客户比例等。基于横跨全企业的信息系统，辅以撷取自外界的资料，商业智能系统能实时计算跨组织的绩效目标，与同业或工业标准比较，从而了解竞争优势。

商业智能系统第二种协助管理的方式是基于例外的管理,由于能实时而持续地计算各种绩效目标，商业智能系统可监测其与计划目标之间的偏差。当偏差过大时，系统立即以各种通信方式如电子邮件或寻呼机通知责任主管。

管理与丰田汽车的JIT生产模式中的“目视管理”的精神是一致的。传统管理以程序化的报表进行控制，往往要等到问题已相当严重时才会反映到有关数据上。因此，目视管理要求各阶层管理人员亲至现场，主动发掘问题。例外管理的做法则是由系统自动化监测，在第一时间将偏差状况通知企业主管。

管理可与工作流技术结合，使整个例外的处理进一步自动化。当主管收到例外信息，可能希望立即采取某一行动。商业智能系统能在例外信息中建议数种应变，而每种应变相当于一个工作流程，各有其后续的动作或结果。

商业智能系统架构

商业智能系统的根基是企业各功能组织的基础绩效指标，从企业应用系统萃取计算而得。包括销售、市场、客户服务、财务、人力资源、制造和供应链等。商业智能系统的绩效信息架构能根据基础指标设定企业目标，并实时对比实际状况与计划值，当变异超过容许值时，自动通知责任主管，并建议可能的应变行动。通过绩效信息架构，系统能计算商业智能信息，提供企业主管实时信息。企业主管并能进一步分析与查询总计或细节资料。

商业智能系统的主要基础是前几年逐渐成熟起来的数据仓库技术。通过数据仓库，商业智能系统可撷取与载入原始资料，并以Web介面为企业主管提供分析与查询信息。资料来源可能在企业内部，亦可能来自外部，例如经济或工业指标。当载入异类系统资料时，可能需对资料进行格式转换，以合并入单一数据库。数据库本身需能管理大量数据，并以高效能处理复杂的查询。

商业智能系统的关键技术之一，是以Web为使用者界面。对于高级主管而言，Web不仅容易使用，四通八达的网络更使信息的传送无处不至。对于跨国企业而言，Web存取使高级主管即使在国外谈判时，亦能掌握最新决策信息。

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