Excel来保证BI数据的稳定性和安全性

BI终端用户都必须依赖Excel来保证BI数据的稳定性和安全性。BI管理者长时间以来都在美好憧憬着这一现状的改变，不过总是事与愿违。Excel在BI流程中所占据的一席之地从未消失过，最终无谓的尝试反倒让BI团队更加适应了它。

美国Forrester研究机构的分析师Boris Evelson说：“这场战役已经打了二十年，可最后还是我们输了。”目前，BI管理者能做的只有尽全力优化Excel在BI方面的性能。Evelson举了一个例子，他推荐将Excel集成到BI软件中，把数据导出到表格;这样Excel就是一个用户界面和数据显示层，而不是一个简单的数据操控工具，其优势能够得到更好的发挥。

说来容易做来难;业务用户很容易就会按照他们自己的方式去操作Excel.美国Athena咨询公司的创始人Rick Sherman说：“这有点像养猫。你没办法完全控制Excel.说自己可以的那些人都是自欺欺人。”

Sherman提到，业务用户会一直与Excel抗争下去，直到彻底摆脱它的那一天。同时他建议，首要的任务应该是让企业的每一个员工都使用同样的数据，哪怕他们会在Excel中创建自己的格式。

那么怎样才能实现这一目标呢?Sherman、Evelson和Brydges(美国MorganFranklin咨询公司的高管)都提到了一个相同的字眼：治理。

对Excel的使用进行治理

Evelson认为，企业应当实施一套弹性度高却又可统一执行的电子表格使用治理政策。政策应当允许不同的工作组在使用Excel时进行报告分析，但又不涉及企业范围的BI功能，且不可作为如管理报表一类的典型灵敏流程中的一个环节。

Sherman认为，企业可以将现有数据治理程序进行扩展，加入Excel的使用一项。不过，他还提醒，BI管理者应当谨慎一些，从可增进生产力、为企业带来统一的BI数据与结果等角度出发，向企业高管推销治理政策。“如果你想直达目的，那么很可能会失败。”

Excel的使用已经逐渐成为BI流程中的特征之一，而不是存在的问题了。Brydges说：“人们使用Excel,是因为它是处理数据的唯一一种工具。”他建议，为了不要让它变成麻烦，BI团队应当把Excel作为一个重要部分并入到充分集成化的BI流程中，这样它就不再是一种独立的技术或是连接BI系统的工具。

Brydges说：“Excel应该是一种协助用户轻松完成工作任务的工具，关键在于当数据集成到企业业务流程与报表中时对其进行治理。”

让Excel自动查找数据错误

BI团队可以在Excel中创建预定义的域值与平衡运算以自动进行错误检查，而不用靠人工盯着数据序列去挑出错误的值和公式。另外，通过加密与密码保护来对某些电子表格进行控制也是行之有效的方法，前提是你可以这么做。Brydges说，微软的SharePoint软件与其他第三方应用程序都可以实现密码保护。

Sherman提到了一些SharePoint的优点，会对微软操作系统的企业在Excel的BI应用方面有所帮助。企业可通过SharePoint使用微软的Excel服务软件对Excel工作簿进行分享及再次使用;也可以在服务器上部署PowerPivot add-in for Excel这样的BI部件，方便确保独立电子表格之外的数据集成与其他数据管理任务的完成。

尽管如此，与以往相比，BI工具总体上对Excel的集成化支持已大有进步。曾几何时，电子表格还被视为BI技术的克星。目前大多数情况下，BI厂商在处理Excel之时都采用一种共存战略。

Ploughman Analytics Inc.(美国咨询分析服务公司)的创始人兼总裁Charles Linville说，为了避免Excel的恶性使用，就得让BI用户的数据需求得到及时满足。如果操作者需要不同部门对数据请求的批准，然后坐等BI或IT人员对数据进行开发处理，那么还不如直接使用Excel.“各人自扫门前雪的话，怎么可能还会有什么好的解决办法呢?”

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